Membangunkan Dasar Kad Kredit Pekerja Berkesan

Pada masa kini, kedua-dua perniagaan bersaiz kecil dan besar sedang mencuba segala cara untuk meminimumkan perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan atau pembelian lain yang dilakukan oleh pekerja untuk kepentingan perusahaan. Salah satu cara terbaik untuk mengurangkan perbelanjaan yang tidak perlu daripada pekerja adalah dengan membuat polisi kad kredit pekerja. Untuk mengurangkan penyalahgunaan kad kredit syarikat, syarikat harus meletakkan peraturan dan peraturan mengenai bagaimana kad kredit perniagaan harus digunakan.

Walau bagaimanapun, tidak banyak syarikat yang menyedari tentang cara terbaik untuk membangunkan menggunakan polisi kad kredit. Banyak pemilik perniagaan sentiasa mempunyai hasrat untuk mewujudkan dasar-dasar ini tetapi kekurangan arah bagaimana untuk melakukannya. Disebabkan ini, di sini adalah penerangan yang jelas tentang bagaimana syarikat-syarikat boleh membuat polisi kad kredit pekerja secara berkesan.

1. Tanggungjawab Pemegang Kad

Jika syarikat mengeluarkan kad kredit kepada pekerjanya, perlu ada peraturan yang mengatur penggunaan kad. Kakitangan harus bertanggungjawab terhadap keselamatan kad serta privasi apa-apa maklumat yang berkaitan dengan syarikat. Kakitangan perlu memastikan bahawa kad disimpan di lokasi yang selamat, kad itu bebas daripada aktiviti penipuan dan nombor pengenalan kad dilindungi. Syarikat juga harus menyatakan bahawa kad kredit perniagaan hanya terhad untuk digunakan oleh pekerja dan bukan individu lain.

2. Ejaan Liming Belanja

Syarikat harus dapat membuat peraturan yang menentukan kegiatan atau transaksi di mana kad kredit harus digunakan.

Malah, perbelanjaan itu harus dihadkan kepada keperluan pekerja tertentu. Setiap jabatan perlu mempunyai had perbelanjaan mereka sendiri. Sebagai sebuah syarikat, adalah baik untuk memaklumkan setiap pekerja mengenai had pengeluaran pada masa pengeluaran. Di samping itu, setiap pekerja tidak boleh melebihi had ini dan jika ada, mereka dikenakan atas yuran had.

Akhir sekali, kad kredit syarikat tidak boleh digunakan untuk pendahuluan tunai.

3. Laporan Penggunaan Biasa

Setiap syarikat harus memegang pekerja yang bertanggungjawab untuk penggunaan kad kredit syarikat mana pun. Katakan bahawa pada akhir setiap bulan, setiap pekerja perlu mengemukakan penjelasan terperinci tentang semua caj, resit dan kod perakaunan yang betul. Setiap pekerja hendaklah memastikan bahawa mereka melampirkan resit perbelanjaan ke penyata bulanan sebelum diserahkan kepada syarikat untuk tujuan pengesahan. Semua ini perlu dilakukan tepat pada masanya untuk mengelakkan pembayaran lewat. Melakukannya akan memastikan bahawa syarikat memantau perbelanjaan bulanannya dengan mudah dan pengauditan menjadi lebih mudah.

4. Tiada Penggunaan Kad Mengenai Perbelanjaan Individual

Syarikat harus sangat ketat terhadap penggunaan kad kredit pekerja yang tiada siapa yang dibenarkan untuk menggunakannya untuk perbelanjaan peribadi.Pendek kata, penggunaan kad itu perlu dihadkan kepada aktiviti berkaitan perniagaan. Takrif penggunaan peribadi, dalam kes ini, adalah apa-apa perbelanjaan yang tidak berkaitan dengan operasi perniagaan. Syarikat harus sangat keras terhadap mana-mana pekerja yang menggunakan kad atas pembayarannya sendiri.

5. Tinjauan Penggunaan

Jika syarikat mengeluarkan kad kredit pekerja, adalah disyorkan untuk menjalankan kajian semula kad selepas tempoh masa tertentu.

Semakan kad perlu dilakukan oleh penyelia terdekat pekerja bersama dengan anggota jabatan perakaunan syarikat. Penyelia pekerja hendaklah memastikan bahawa penggunaan kad adalah terhad kepada apa yang dimaksudkan untuknya. Sebaliknya, jabatan perakaunan harus mengesahkan sama ada semua dokumen penerimaan dan dokumen perbelanjaan lain yang dikemukakan oleh pekerja adalah sahih.

Oleh itu, setiap syarikat perlu mempunyai dasar kad kredit pekerja yang berkesan dan boleh dipercayai untuk menghalang penyalahgunaan kad oleh individu. Ini akan meletakkan syarikat dalam kedudukan kewangan yang baik kerana tiada pekerja akan menyalahgunakan kadnya untuk perbelanjaan peribadi. Juga, syarikat perlu memastikan bahawa kedua-dua penyelia dan jabatan perakaunan memahami semua aspek dasar.