Panduan Langkah demi Langkah untuk Penggajian untuk Perniagaan Kecil

Mengira gaji dengan betul boleh menjadi satu cabaran, terutamanya apabila anda seorang pemilik perniagaan kecil. Kepakaran anda terletak pada keusahawanan - tidak semestinya menjejaki pelbagai undang-undang buruh dan cukai yang dikenakan kepada setiap pekerja anda. Sama ada anda mempunyai pekerja tunggal atau kakitangan yang besar, menubuhkan sistem gaji yang tepat dan boleh dipercayai akan menghalang isu-isu serius untuk pekerja dan perniagaan anda.

Memohon Nombor Pengenalan Majikan (EIN)

EIN anda adalah nombor unik yang diberikan khusus untuk perniagaan anda untuk tujuan IRS. Nombor ini mengenal pasti perniagaan anda apabila melaporkan maklumat mengenai pekerja anda kepada agensi kerajaan persekutuan dan negeri. Contoh maklumat ini termasuk jumlah pendapatan dan cukai yang dibayar bagi pihak mereka. Anda boleh mendengar EIN yang disebut sebagai Borang SS-4 atau ID Cukai - ini adalah sama dengan EIN.

Gunakan EIN anda melalui IRS secara langsung. Cara paling mudah untuk menyelesaikan transaksi ini adalah melalui aplikasi dalam talian. Walau bagaimanapun, aplikasi juga diterima melalui faks dan mel.

Semak Peraturan Negeri dan Tempatan untuk Keperluan EIN Tambahan

Walaupun banyak negeri dan daerah menerima EIN persekutuan anda untuk pengenalpastian, ada yang memerlukan nombor berasingan untuk tujuan cukai. Contohnya termasuk New York, Massachusetts dan South Carolina. Anda boleh menentukan peraturan bandar dan / atau negeri anda dengan melawati laman web perniagaan kecil negeri yang sesuai.

Memahami Perbezaan Antara Kontraktor dan Pekerja Bebas

Sama ada anda menggunakan kontraktor atau pekerja bebas secara signifikan memberi impak yang signifikan terhadap bagaimana pendapatan, Medicare, Jaminan Sosial dan cukai pengangguran dibayar, jadi penting untuk memahami perbezaan antara keduanya.

Ujian asas berakar kepada tiga soalan berikut:

• Adakah majikan mengendalikan apabila, di mana dan bagaimana kerja selesai? Jika ya, pekerja mungkin pekerja.
• Adakah majikan mengawal aspek kewangan kerja? Sebagai contoh, adakah perbelanjaan dibayar balik? Adakah majikan menyediakan alat yang berkaitan dengan kerja, seperti komputer? Jika ya, pekerja mungkin pekerja.
• Adakah hubungan berterusan, atau pekerja yang bekerja untuk projek tertentu tanpa harapan pekerjaan yang berterusan? Adakah majikan menawarkan faedah, seperti insurans kesihatan dan masa berbayar, kepada pekerja? Jika hubungan sedang berjalan dan / atau jika manfaat ditawarkan, pekerja mungkin pekerja.

Mendapatkan Borang Pekerja Yang Diperlukan

Setelah dokumen anda sendiri teratur, anda bersedia menyewa pekerja anda. Pastikan untuk mengumpul maklumat cukai dan gaji dalam tempoh beberapa hari pertama pekerjaan untuk memastikan mereka menerima gaji pertama mereka tepat pada masanya.Anda mungkin ingin menggalakkan penggunaan deposit langsung pekerja untuk pembayaran lebih cepat.

Setiap pekerja mesti melengkapkan Borang Pemotongan Cukai Pendapatan Persekutuan W-4, yang membolehkan anda mengira pemotongan cukai yang betul. Pekerja juga harus melengkapkan borang I-9 untuk mengesahkan mereka dibenarkan secara sah untuk bekerja di Amerika Syarikat.

Pilih Tempoh Bayar Anda

Masa bayar yang lebih sedikit yang anda miliki, lebih mudah untuk menyelesaikan pembayaran gaji anda. Walau bagaimanapun, sesetengah negeri menghendaki pekerja dibayar mengikut jadual tertentu, misalnya, mingguan atau dua minggu sekali. Jika anda ingin menjalankan gaji kurang daripada sekali seminggu, hubungi Jabatan Buruh Negeri anda untuk menentukan sama ada tempoh gaji yang dicadangkan anda mematuhi peraturan negeri.

Buat Proses Berkaitan Penggajian

Sebelum anda dapat mengeluarkan gaji yang tepat, anda memerlukan satu kaedah mengesan jam pekerja. Terdapat banyak alat yang tersedia untuk tujuan ini, dari kunci masuk asas ke platform yang mengesan aktiviti pekerja di telefon atau komputer. Adalah juga penting untuk menetapkan dasar untuk waktu berbayar jika anda merancang untuk menawarkannya, bayaran lebih masa dan apa-apa faedah lain.

Di sisi lain, anda mesti mempunyai proses untuk memastikan bahawa potongan faedah, cukai dan sebagainya dibayar kepada vendor dan agensi yang sesuai bagi pihak pekerja anda.

Pilih Platform Payroll

Jika anda merancang untuk mengendalikan gaji di rumah, pastikan anda atau penjaga buku anda selesa dengan nuansa tugas ini. Terdapat beberapa platform gaji berkualiti tinggi yang tersedia untuk membuat perkara lebih mudah. Walau bagaimanapun, kebanyakan perniagaan kecil lebih suka perkhidmatan pengawal selia outsourcing, kerana para profesional ini mempunyai pengetahuan dan pengalaman untuk menghasilkan gaji dengan tepat dan tepat waktu.

Menghasilkan Penggajian Anda

Sebaik sahaja anda atau pengawal anda telah memasuki maklumat peribadi pekerja ke dalam sistem penggajian anda, anda sudah bersedia untuk menghasilkan larian gaji pertama anda. Menggunakan alat-alat seperti yang telah anda buat untuk pekerja-pekerja setiap jam (tidak dikecualikan), masukkan atau laporkan bilangan jam untuk setiap orang. Pekerja yang dikosongkan (dikecualikan) tidak perlu melaporkan waktu mereka. Mereka dibayar jumlah yang sama setiap minggu.

Nota: Jika anda melakukan kerja yang berharga dalam perakaunan anda, anda masih ingin pekerja yang bergaji untuk menjejaki masa mereka. Ia tidak akan menjadi faktor pembayaran mingguan mereka tetapi anda akan dapat dengan tepat memperuntukkan masa untuk pekerjaan untuk memahami kos. Pertimbangkan untuk menggunakan program pengesanan masa yang diselaraskan dengan perisian perakaunan umum anda untuk menghasilkan laporan ini. Ramai akan disegerakkan dengan gaji anda juga supaya anda boleh menggunakannya untuk pekerja gaji dan jam setiap hari.

Kekalkan Rekod Yang Diperlukan

Rekod yang berkaitan dengan gaji tertentu mesti dikekalkan untuk tujuan IRS. Sebagai peraturan umum, anda mesti mengekalkan semua rekod untuk individu yang bekerja secara aktif, tanpa mengira tempoh masa mereka. Banyak rekod mesti dikekalkan untuk tempoh tertentu selepas pekerjaan ditamatkan. Sebagai contoh, rekod cukai pekerjaan mesti dikekalkan sekurang-kurangnya empat tahun.Arahan khusus boleh didapati melalui IRS.

Hitung dan Bayar Cukai Penggajian Persekutuan dan Negeri

Akhirnya, anda sebagai majikan bertanggungjawab membuat pembayaran cukai gaji dan menghasilkan laporan tertentu. Pada umumnya, laporan akan dibayar pada suku tahunan atau tahunan. Menggunakan sumber yang tersedia melalui IRS dan pejabat cukai negeri anda untuk memastikan semua cukai dan laporan dikendalikan dengan sewajarnya.

Tepat, gaji tepat pada masa adalah salah satu tanggungjawab paling penting dalam perniagaan anda. Pertama, kesilapan gaji adalah cara yang pasti untuk mengganggu pekerja. Kedua, kesilapan cukai boleh mengakibatkan denda dan penalti yang signifikan. Berhati-hati mempertimbangkan bagaimana pembayaran gaji anda akan ditangani untuk memastikan anda mengelakkan perangkap yang paling biasa.