Untuk Meninjau Gambaran Keseluruhan Proses (P2P)

Pengenalan

Pembelian untuk membayar proses, juga dikenali sebagai proses P2P, menghubungkan proses perolehan dalam syarikat melalui proses penerimaan barang, dan akhirnya kepada pembayaran yang dikeluarkan kepada vendor. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, syarikat-syarikat telah berhati-hati melihat pembelian mereka untuk membayar proses untuk mengurangkan kos keseluruhan, membebaskan wang yang diperlukan, meningkatkan prestasi operasi, dan membuat keputusan kewangan yang lebih baik.

Di samping mengurangkan kos keseluruhan, meningkatkan pembelian untuk membayar proses boleh menambah keterlihatan yang membolehkan pengurusan peluang untuk mempunyai komunikasi yang lebih baik dengan vendor mengenai perkara-perkara di dalam proses penghantaran, dan pembayaran kepada vendor.

Unsur-unsur Pembelian untuk Proses Pembayaran

Terdapat banyak elemen untuk proses P2P, yang masing-masing penting dalam keseluruhan proses. Proses ini bermula dengan penyumberan item dan berakhir dengan pembayaran kepada vendor terpilih.

Sourcing

Proses P2P bermula dengan jabatan pembelian yang diminta oleh penyelidikan dan pembangunan atau jabatan pengeluaran untuk mencari vendor untuk item atau perkhidmatan istimewa. Jabatan R & D mungkin menghasilkan spesifikasi yang perlu dilakukan oleh vendor.

Dalam sesetengah keadaan, item itu mungkin merupakan item stok biasa yang diperlukan untuk proses pengeluaran, dan ia hanya memerlukan jabatan pembelian untuk mencari item berkualiti terbaik pada harga terbaik.

Bergantung pada item atau perkhidmatan yang diperlukan, jabatan pembelian boleh mengeluarkan Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ) atau mungkin memilih vendor yang sesuai berdasarkan hubungan sebelumnya.

Kontrak

Apabila jabatan pembelian telah memilih vendor atau vendor yang sesuai, akan ada proses kontrak dimana vendor dan jabatan pembelian akan merundingkan kontrak berdasarkan harga, syarat pembayaran, dan jadual penghantaran.

Pembelian

Selepas kontrak ditandatangani di antara syarikat dan vendor, pesanan pembelian boleh dibangkitkan dan dihantar kepada vendor. Untuk meningkatkan masa penghantaran item, syarikat boleh menghantar pesanan pembelian secara elektronik dan bukannya menghantar atau menghantar faks.

Dengan menghantar pesanan pembelian elektronik, maklumat itu boleh dimasukkan terus ke dalam sistem komputer vendor. Untuk memastikan terdapat keterlihatan, vendor harus menyediakan maklumat kemajuan syarikat seperti tarikh penghantaran dikemas kini dan dokumen seperti notis penghantaran maju (ASN).

Resit Barangan

Berikutan penghantaran item dari vendor, langkah seterusnya adalah untuk item tersebut sampai kepada pelanggan. Item akan diperiksa untuk memastikan kuantiti sama dengan pesanan pembelian, serta menyemak item untuk kerosakan dan kualiti.

Jika terdapat masalah dengan item yang diterima, pelanggan akan memaklumkan kepada vendor agar item tersebut boleh dikembalikan atau diskaun yang disusun.

Invois

Penjual boleh invois pelanggan pada bila-bila masa selepas item dihantar. Dengan menggunakan penyelesaian invois elektronik, proses P2P boleh diselaraskan supaya maklumat dimasukkan ke dalam sistem pembayaran akaun pelanggan.

Apabila item diterima, dipadankan dengan invois dan pesanan pembelian, pemprosesan invois boleh dimulakan.

Pemprosesan Invois

Dalam proses P2P, pemprosesan invois hendaklah dibuat supaya sebarang diskaun yang ditawarkan oleh vendor diperolehi. Dalam kontrak yang dirundingkan, vendor boleh menawarkan diskaun untuk bayaran yang dibuat oleh pelanggan sebelum bayaran tersebut perlu dibayar.

Sebagai contoh, vendor boleh menawarkan diskaun lima peratus untuk bayaran yang dibuat kurang dari sepuluh hari selepas penerimaan item tersebut.

Analytics

Sebagai sebahagian daripada proses P2P, syarikat harus memiliki daya maju lengkap untuk perbelanjaan pembeliannya. Pemantauan berterusan perbelanjaan akan mengenal pasti bidang yang boleh menjadi punca kebimbangan seperti vendor yang meningkatkan harga, atau perbelanjaan penyangak.

Proses P2P yang menggabungkan amalan terbaik boleh menyimpan wang syarikat.

Ini harus termasuk batasan pada apa yang boleh dibeli di luar proses P2P piawai.

Dengan membenarkan pembelian tidak standard, insiden kos yang tidak perlu meningkat dan kepolisan pembelian ini boleh membuang sumber yang dapat disimpan jika proses P2P yang betul digunakan.

Artikel ini telah dikemaskini oleh Gary W. Marion, Logistik dan Pakar Rantaian Bekalan untuk Baki.