Pekerjaan pejabat - Menyewa Resepsionis

Penerangan Pekerjaan

Resepsionis adalah individu yang anda sewa untuk menyambut semua orang yang memasuki perniagaan anda. Oleh itu, resepsi adalah tanggapan pertama bahawa pelanggan, vendor, dan rakan kongsi mempunyai perniagaan yang anda beroperasi. Sikap, ketenangan, dan keramahan resepsionis akan menyampaikan tentang budaya perniagaan dan. Oleh itu, amat penting bahawa perancangan yang teliti digunakan dalam penerangan tugas penyambut tetamu, tetapi juga untuk menyewa seseorang yang mampu menyampaikan secara lisan, dan bukan secara lisan apa yang dikatakan oleh perniagaan itu.

Di luar kesan pertama yang kritikal, penyambut tetamu juga bertanggungjawab untuk menjawab telefon syarikat dan dapat mengarahkan pemanggil kepada individu yang sesuai. Resepsionis juga perlu mempunyai pengetahuan asas tetapi berguna tentang apa yang dilakukan oleh perniagaan dengan memberikan maklumat tentang syarikat / produk kepada semua penelepon dan pelawat individu.

Bergantung pada saiz dan jenis perniagaan anda, penyambut tetamu juga boleh menjadi orang yang mengendalikan semua penghantaran mel dan pakej dan dengan itu, perlu mengetahui dan mengendalikan destinasi mereka dalam syarikat dengan mengarahkan mereka ke pekerja yang sesuai. Dalam perniagaan seperti pejabat perubatan dan undang-undang, sering terdapat sensitiviti masa. Oleh itu, melatih penyambut tetamu untuk membezakan antara penting dan penting adalah penting untuk memenuhi keperluan perniagaan yang penting.

Resepsionis mungkin juga perlu menjadi "penjaga pintu" secara keseluruhan dalam pengendalian pengacara yang datang untuk menghubungi.

Ini termasuk panggilan saringan, mengetahui sifat dan tujuan lawatan, menghubungi pekerja yang sesuai apabila pengunjung tiba dan memanggil perkhidmatan kecemasan (polis, api, dan ambulans) apabila diperlukan.

Terdapat pelbagai tugas pentadbiran lain yang boleh dikendalikan oleh penyambut tetamu.

Bergantung pada saiz dan kerumitan perniagaan anda, tugas-tugas kerja ini boleh termasuk:

• Penyelaras meja depan
• Greeter
• Operator Switchboard
• Screener Panggilan

Mengenai resepsionis, tidak sesuai dengan semua, dan seperti yang dijelaskan, kerana individu ini mempunyai peranan penting dalam perniagaan, tugas pekerjaan dan latihan resepsionis akhirnya akan menyumbang kepada kejayaan lalu lintas yang sesuai untuk perniagaan. Terdapat dua jenis perbezaan yang perlu dibuat berkaitan dengan bagaimana tugas penyambut tetamu disusun. Satu adalah saiz firma, dan yang lain adalah dengan khusus. Berikut adalah garis panduan untuk menyewa penyambut tetamu berdasarkan saiz syarikat.

Resepsionis di Pejabat Kecil

Di pejabat kecil, peranan penyambut tetamu biasanya kedudukan sepenuh masa.Walau bagaimanapun, kerana ini adalah perniagaan kecil, penyambut tetamu juga harus mampu menghadiri tugas lain. Tanggungjawab resepsionis biasanya ditugaskan kepada seorang setiausaha atau kerani yang diposisikan di dekat pintu masuk umum bagi perniagaan. Tugas tambahan yang diberikan mungkin termasuk pakej / mel penerimaan, menaip, kemasukan pesanan, penyediaan pesanan mel atau apa-apa tugas lain yang boleh diganggu apabila tetamu tiba.

Resepsionis di Pejabat Sederhana

Jawatan penyambut tetamu di pejabat bersaiz sederhana mungkin individu yang berdedikasi, sepenuh masa yang tetap berdedikasi untuk menyapa orang ketika mereka memasuki perniagaan. Semasa tempoh trafik yang rendah, kerja tambahan yang biasanya boleh dilakukan oleh setiausaha atau kerani boleh diberikan kepada penyambut tetamu.

Resepsionis di Pejabat Besar

Tanggungjawab kedudukan penyambut tetamu sangat jelas dalam persekitaran pejabat yang besar. Tugas kerja mungkin termasuk senarai tugas dan fungsi lain yang diharapkan oleh individu dalam kedudukan tersebut. Mungkin orang ini didedikasikan untuk menyambut pelawat dan mengarahkan / menelepon penelepon. Walau bagaimanapun, ini adalah fungsi jumlah pelawat dan penelepon dan jika volumnya tinggi, maka fungsi khusus sebagai penghubung dan penghala panggilan cukup.

Matlamatnya adalah untuk memastikan semua keperluan ucapan pejabat yang besar dipenuhi - dan yang lain, tugas selektif ditugaskan hanya jika dibuktikan oleh penurunan jumlah lalu lintas.

Klasifikasi penyambut tetamu lain adalah oleh jenis khusus seperti resepsionis pejabat perubatan atau pejabat penyambut pejabat undang-undang. Tugas tugas penyambut tetamu ini akan termasuk tugas pekerjaan tambahan atau khusus kerana jenis usaha yang mereka kerjakan.

Jenis penyambut tetamu lain adalah juruwang di sebuah kedai. Dalam kes ini, peranan penyambut tetamu bukan sahaja memerlukan semua tugas pekerjaan khusus yang diterangkan tetapi juga memerlukan individu itu khusus dalam urusan pejabat. Contoh yang baik ini ialah resepsionis di Spa, atau perniagaan perkhidmatan lain di mana penyambut tetamu adalah penyambut tetamu, tuan rumah, penjadual dan juruwang.