Amalan Pengurusan Pertemuan Membantu Meningkatkan Produktiviti

Kami menghabiskan banyak kerja dalam mesyuarat. Dalam banyak keadaan, amalan pengurusan mesyuarat yang lemah mengakibatkan penggunaan yang tidak produktif dari masa peserta. Dalam jawatan yang berkaitan, saya menawarkan panduan mengenai menjadikan lima senario mesyuarat umum menjadi peristiwa produktif. Dalam jawatan ini, saya menawarkan idea tambahan untuk menyokong pengukuhan utiliti, produktiviti, dan kesan mesyuarat.

Kunci Pengurusan Mesyuarat - Berdiri PAT

Sesetengah pengurus menggunakan pendekatan PAT

untuk mesyuarat, memerlukan P menganggap, A genda, dan T > imeframe. Mempertandingkan peserta dengan perkara-perkara penting dalam konteks ini menjelang sesi memastikan orang-orang muncul bersedia untuk mengambil bahagian dan menyokong niat keseluruhan mesyuarat. Garis P. A. T. jelas membantu memastikan sesi yang produktif.

Anda harus dapat menentukan tujuan pertemuan dalam 1 atau 2 ayat paling banyak. "Pertemuan ini adalah untuk merancang kempen pemasaran baru" atau "mesyuarat ini untuk mengkaji semula dasar baru perkapalan untuk mengendalikan pulangan. " Tujuan ini membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka berada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana untuk memandu kemajuan dan memandu untuk kesimpulan.

Tetapkan agenda. Senaraikan perkara yang akan anda tinjau / perbincangkan / periksa. Saya ingin menetapkan had masa untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengenal pasti orang yang bertanggungjawab untuk menyederhanakan perbincangan. Tetapkan tempoh masa; sekurang-kurangnya menetapkan masa mula dan akhir.

Saya juga mengesyorkan menetapkan tempoh untuk setiap item dalam agenda. Ini sepatutnya jumlah keseluruhan tempoh mesyuarat keseluruhan.

Mulakan Perjumpaan Anda dari Masa

Jika anda bekerja di salah satu kebudayaan di mana orang menetas dalam pertemuan sehingga lima atau sepuluh minit selepas waktu mula yang dijadualkan, sudah tiba masanya untuk memulakan trend baru.

Satu firma menggalakkan para pengurusnya menutup pintu pada waktu permulaan yang dijadualkan, dan mereka yang terlambat tidak boleh hadir. Walaupun ini mungkin lebih drastik daripada anda berminat untuk bertindak, anda sepatutnya tidak mempunyai keraguan tentang membawa mesyuarat itu untuk memerintahkan, mengkaji tujuan dan mengesahkan jangkaan dan masa.

Jangan tunggu penyerang yang muncul. Apabila seseorang tiba terlambat, jangan pergi balik dan semak semula apa yang telah dilindungi. Teruskan dengan topik mesyuarat anda. Ini akan menjadi janggal bagi penyerang dan memperbaiki kemungkinan dia tiba tepat pada masanya pada mesyuarat berikutnya.

Jika penganjur / penaja mesyuarat tidak muncul tepat pada waktunya, pertimbangkan mesyuarat dibatalkan dan kembali ke tempat kerja. Tempoh menunggu lima hingga tujuh minit adalah munasabah. Kemungkinan, penganjur pertemuan berlari ke dalam kesukaran yang tidak dijangka dan lebih suka anda tidak membuang masa anda menunggu dia.

Pastikan Mesyuarat pada Topik

Amalan yang baik adalah untuk memberi seseorang peranan untuk menjaga semua orang di trek semasa mesyuarat. Sering kali, perbincangan hanyut dan kemudian merendahkan pendapat, idea, fakta, dan emosi. Sebaliknya, peruntukkan peranan dan memaklumkan kepada semua orang yang hadir bahawa individu ini akan menginterjurkan jika dan ketika perbincangan memotong agenda dan item perbincangan tertentu.

Di sesetengah firma, peranan ini dirujuk sebagai "Cope Lalu Lintas," di lain-lain, "Topic Keeper." Terlepas dari label, peranan ini sangat membantu dalam memperkuat keberkesanan dan produktiviti mesyuarat anda.

Jika topik tambahan timbul yang menjadi agenda luar tetapi penting untuk dibincangkan, mereka harus ditangkap dengan jelas dan ditempatkan di "tempat letak kereta" untuk pertimbangan dan perbincangan masa depan atau untuk mesyuarat yang diskret. Pemilik mesyuarat mempunyai hak untuk membenarkan perbincangan berbeza jika menyokong keseluruhan tujuan mesyuarat.

Memastikan dan Mengedarkan Nota Pertunjukan / Minit

Seseorang, selain daripada penganjur mesyuarat, harus menyimpan minit mesyuarat tersebut. Rakaman yang baik minit akan termasuk:

Masa mesyuarat, tarikh, lokasi

• Keterangan tujuan
• Salin agenda
• Senarai peserta dan senarai mereka yang tidak menghadiri
• Penyenaraian ringkasan kesimpulan, perkara tindakan, tanggungjawab dan tarikh untuk disiapkan. Ramai notetaker menggunakan agenda sebagai panduan untuk menyenaraikan kesimpulan dan tindakan.
• Rancangan susulan yang dirancang jika benar diperlukan.
• Sebaiknya, edarkan nota-nota mesyuarat secepat mungkin selepas tamatnya mesyuarat dan benar-benar dalam satu hari perniagaan. Minit dan nota menjadi peringatan penting bagi peserta serta sumber maklumat untuk pihak berkepentingan lain atau, bagi mereka yang terlepas mesyuarat tersebut. Menit adalah alat yang hebat untuk memanfaatkan untuk mengingatkan orang dan pasukan tindakan tindak lanjut mereka.

Garis Bawah untuk Sekarang:

Ada kemungkinan bahawa mesyuarat akan menghasilkan hasil yang positif, membantu untuk mendorong projek dan orang ke hadapan, jangan hanya bergantung padanya. Sesetengah ketekunan dan pengukuhan teknik pengurusan mesyuarat anda secara sengaja akan meningkatkan kemungkinan anda memandu hasil yang hebat.

-

Dikemaskini oleh Art Petty