Cara menulis surat cadangan

Surat cadangan memainkan peranan khusus dalam dunia Sumber Manusia dan pekerjaan. Ia kadang-kadang diperlukan, tetapi tidak pernah disukai. Majikan lebih suka bercakap secara langsung dengan bekas penyelia pekerja calon mereka. Bagaimanapun, majikan menyedari bahawa komunikasi langsung tidak selalu mungkin - oleh itu pentingnya surat cadangan.

Pekerja kehilangan jejak penyelia ketika mereka bergerak, menukar pekerjaan, atau bersara.

Perniagaan bergerak dan ditutup atau digabungkan atau diperolehi. Jabatan Sumber Manusia kehilangan rekod.

Malah pekerja yang berusaha untuk terus berhubung dengan penyelia terdahulu sebagai rujukan yang berpotensi, dan menyediakan rujukan mereka untuk pemeriksaan rujukan, dapat menjejaki penyokong mereka dari masa ke masa. Dalam salah satu usaha saya untuk mendapatkan rujukan tentang pekerja yang berpotensi, saya mendapati satu syarikat yang keluar dari perniagaan, seorang penyelia berpindah ke tempat yang tidak diketahui, dan seorang penyelia yang telah meninggal dunia. Mujurlah, salah satu daripada tiga syarikat itu mempunyai pejabat HR yang mempunyai rekod pekerja dan dapat mengesahkan butiran pekerjaan - tetapi tidak ada yang lain.

Saya bercampur emosi mengenai surat cadangan. Seperti yang saya nyatakan di Bagaimana Menanggapi Permintaan Cek Rujukan , surat cadangan kekal selama-lamanya dan kandungannya tidak boleh digunakan bertahun-tahun selepas surat cadangan dibuat. Tetapi, surat cadangan adalah hadiah yang berpotensi untuk pekerja yang dihargai.

Surat cadangan boleh menjimatkan hari. Ditulis pada alat tulis syarikat, dengan alamat dan telefon yang jelas dicetak, surat cadangan memberikan rangsangan yang kadang-kadang diperlukan untuk kelayakan pemohon. Sebagai majikan, terutamanya jika anda menjangkakan perubahan, seperti yang saya baru-baru dijelaskan, dalam keadaan perniagaan anda, adakah pekerja-pekerja anda keluar mendapat sokongan.

Membekalkan pekerja dengan surat cadangan.

Tulis Surat Saranan

Surat cadangan boleh kekal selama-lamanya dan merupakan gambaran prestasi pekerja pada masa tertentu dalam masa. Akibatnya, beri pemikiran dan peduli kepada cara anda menulis surat cadangan dan maklumat yang disampaikan oleh surat rekomendasi anda. Ikut dasar syarikat anda berkenaan dengan surat cadangan, jika ada dasar.

Bagaimanapun, minta jabatan Sumber Manusia anda untuk menyemak surat cadangan anda supaya anda yakin bahawa anda melindungi kepentingan syarikat anda dan kepentingan anda sendiri. Tulis surat cadangan kakitangan mengikut garis panduan ini.

• Sediakan surat cadangan pada alat tulis syarikat asal dengan alamat bercetak, telefon, dan maklumat hubungan tambahan dalam format surat perniagaan standard. Anda boleh menyediakan pekerja dengan beberapa salinan surat cadangan pada alat tulis dalam sampul surat alat tulis.(Ini mungkin tidak menggalakkan amalan buruk salinan fotostat berulang kali secara berkala -) selama-lamanya.)
• Hantarkan surat cadangan kepada majikan khusus yang meminta surat cadangan, atau kepada siapa pekerja merancang untuk menghantar, surat cadangan. Sekiranya surat cadangan adalah generik, alamat surat kepada: "Kepada Keprihatinan Kepada Yang Dimiliki."
• Tandat surat cadangan dalam dakwat dan sertakan nama, tajuk kerja, pelanjutan telefon dan alamat e-mel anda.
• Mulakan dengan: Ini adalah surat syor untuk: Nama Pekerja.
• Huraikan hubungan anda dengan pekerja, jawatan pekerjaan pekerja, dan tugas pekerja. Sebagai contoh, "Saya adalah penyelia Mark apabila dia bekerja sebagai pengendali mesin perdagangan yang mahir di Jabatan Lathe di Alcon Tool. "
• Untuk komponen utama surat cadangan, terangkan tanggungjawab utama tugas pekerja. Sebagai contoh, "tanggungjawab utama Mark adalah mengendalikan mesin x; mengekalkan peralatan dan peralatan syarikat; mewujudkan kawasan kerja yang selamat dan selamat; masalah penyelesaian masalah, mesin dan masalah prestasi; berkhidmat sebagai pemimpin pasukan peralihan hari; menyokong saya sebagai penyelia pengganti semasa ketiadaan saya; dan berkhidmat sebagai ketua pasukan penglibatan pekerja.
• Kemudian, dalam badan surat cadangan, beri penilaian keseluruhan anda terhadap sumbangan dan nilai pekerja. Kenyataan itu harus mencerminkan bahawa penilaian itu adalah untuk prestasi Mark pada suatu masa tertentu. Sebagai contoh, "Mark adalah pekerja yang dihargai yang menyumbang lebih baik daripada norma apabila dia bekerja di jabatan saya. Ini jelas dan diiktiraf oleh tugasannya kepada peranan kepimpinan. "
• Nyatakan mengapa Mark meninggalkan pekerjaan anda dalam surat cadangan sekiranya sebabnya menyokong peluang kerja seterusnya di Mark. Sebagai contoh, "Mark meninggalkan Alcon Tool untuk menerima kedudukan penyelia di syarikat lain. Kerja penyelia tidak boleh didapati di sini selama beberapa tahun. "
• Selesaikan surat cadangan dengan nota positif. Sebagai contoh, "Kami minta maaf untuk melihat Mark pergi tetapi berharap dia yang terbaik dalam pekerjaan barunya sebagai penyelia. "
• Akhirnya, nyatakan bahawa majikan yang potensial boleh menghubungi anda jika dia memerlukan maklumat tambahan. Masuk dan selesaikan surat cadangan.

Ini adalah komponen yang sesuai bagi surat cadangan kakitangan.

Apa yang Tidak Dapat Tulis di dalam Surat Cadangan

Perhatian yang tertentu adalah teratur sebelum anda menulis surat cadangan kepada pekerja. Apabila anda menulis surat cadangan tidak membuat kenyataan seperti ini. Jangan:

• Berikan butir-butir yang anda tidak tahu pasti jika mereka berada di luar batas pengambilan pekerja dengan firma anda. Sebagai contoh, jangan namakan syarikat yang anda percaya pekerja itu bekerja. Anda mungkin tidak tahu sama ada pekerja pernah bekerja di sana. Anda diberitahu oleh Mark bahawa dia telah menerima pekerjaan sebagai penyelia. Surat cadangan anda tidak boleh memberikan maklumat yang berpotensi bercanggah yang mungkin menyebabkan masalah kemudian bagi pekerja dalam pencarian pekerjaannya.
• Ramalkan masa depan. Satu-satunya prestasi yang boleh anda ucapkan ialah prestasi yang anda alami semasa pekerja bekerja untuk anda. Apa-apa lagi adalah bola kristal menatap dan tidak sesuai untuk surat cadangan. Ini tidak sesuai: "Saya yakin bahawa anda akan menerima prestasi yang sama contoh dari Mark yang kami lakukan ketika dia bekerja untuk Alat Alcon. "Masa berubah; hidup berubah; peristiwa tidak menentu berlaku. Kepada anda atau majikan yang berpotensi sepuluh tahun di jalan raya, ini tidak dapat diverifikasi.
• Menyediakan maklumat personel peribadi, dilindungi, atau rahsia apa-apa jenis seperti gaji, nombor keselamatan sosial, bangsa, agama, status perkahwinan, komposisi keluarga, masalah perubatan atau umur. (Surat cadangan sebenar yang pernah saya terima mengatakan bahawa penyelia yakin Betty akan meningkatkan kehadirannya dan menjadi pekerja cemerlang sekarang bahawa perceraiannya adalah muktamad, masalah penjagaan anaknya telah diselesaikan, dan bekas suaminya telah berpindah ke luar negara Saya yakin bahawa penyelia bermaksud saranan ini dengan cara yang positif.)
• Berikan apa-apa selain daripada maklumat fakta yang anda boleh secara langsung, dengan pengalaman peribadi, laporkan.

Salinan surat syor, selepas semakan oleh Sumber Manusia, hendaklah diletakkan di dalam fail kakitangan pekerja.

Lebih Surat Surat Majikan

• Aksi Disiplin / Surat Amaran
• Surat Pekerjaan
• Surat Pengakuan
• Surat Penolakan
• Surat Peletakanan
• Surat Anugerah
• Surat Cadangan
• Menilai Surat Permohonan