Cara Menulis Surat Penutup untuk Cadangan Hibah Anda

Walaupun keberanian cadangan geran anda akan mengambil sebahagian besar masa dan tenaga anda, jangan menukar huruf penutup anda. Perhatian kepada titik yang lebih baik untuk meletakkan pakej cadangan bersama boleh membuat atau memecahkan permintaan pembiayaan. Jangan matikan dana anda dengan surat penutup ceroboh.

Mim Carlson dan Tori O'Neal-McElrath, pengarang Winning Grants, Langkah demi langkah , tandakan bahawa huruf penutup harus:

memperkenalkan organisasi anda kepada orang yang betul;
memastikan pembiaya bahawa projek ini mempunyai sokongan lembaga pengarah anda;
dan sebutkan apa yang anda minta … berapa banyak dan untuk apa.

Bilakah Anda Termasuk Surat Penutup?

Gunakan surat lamaran untuk cadangan kepada perbadanan dan yayasan, tetapi bukan untuk aplikasi pemberian persekutuan atau negeri. Para pembiaya hanya mahu apa yang mereka minta. Mereka jarang meminta surat lamaran.

Atribut Surat Penutup yang Baik

Surat lamaran anda harus:

singkat
sampai ke titik dengan cepat
tidak hanya mengulangi maklumat yang ada dalam proposal
harus memberitahu pembaca seberapa baik anda memahami pembiaya dan bagaimana geran anda memenuhi keperluan pembiaya

Beverly A. Browning, pengarang Grant Writing for Dummies , mencadangkan bahawa anda menulis surat sampul selepas anda menyelesaikan keseluruhan proposal, dan apabila anda berada mood reflektif. Browning berkata:

"Apabila anda menganggap pencapaian anda yang hebat (permintaan pembiayaan selesai), biarkan kreatif, sebelah kanan otak anda menendang dan sambungkan perasaan pencapaian anda kepada orang yang akan membantu membuat rancangan anda datang benar. "

Memformat Surat Cover

Ikuti asas-asas ini, dan anda tidak boleh salah:

Gunakan kepala surat organisasi anda. Letakkan tarikh yang sama pada surat lamaran yang ada pada aplikasi geran yang telah siap. Itulah tarikh anda akan menghantar cadangan pemberian kepada pemberi. Menggunakan tarikh yang sama membuat semua dokumen dalam pakej cadangan anda konsisten.
Untuk alamat dalam (pergi ke bahagian atas huruf) gunakan nama atau tajuk orang asas atau hubungan korporat, diikuti dengan nama, alamat, bandar, negeri, dan kod pos sumber pembiayaan. Semak semula maklumat ini dengan panggilan telefon atau e-mel. Maklumat sedemikian sering berubah, jadi pastikan anda mempunyai nama dan alamat semasa. Juga, apabila anda menghantar permohonan geran elektronik, anda mungkin tidak mengenali nama tertentu.
Di dalam salam, gunakan "Dear" ditambah dengan tajuk peribadi (Encik, Cik, Puan, Dr, Tetuan, dll.), Diikuti oleh nama terakhir. Adalah penting untuk anda menangani surat tersebut kepada orang tertentu. Hubungi yayasan atau pejabat korporat untuk memastikan anda mempunyai orang yang betul dan tajuk peribadi yang betul.Butiran ini mungkin kelihatan tidak penting, tetapi perkara itu penting.
Perenggan pertama anda harus pendek dan terfokus. Perkenalkan organisasi anda (nama perundangannya) dan beritahu pendeta berapa banyak wang yang anda minta dan mengapa. Termasuk satu atau dua ayat mengenai apa yang dilakukan oleh organisasi anda, dan kemudian masukkan satu titik berasaskan penyelidikan yang menunjukkan terdapat keperluan untuk organisasi anda.
Tulis satu atau dua perenggan ringkas. Nyatakan tujuan projek anda dan bagaimana ia sesuai dengan misi pendanaan atau keutamaan pendanaan. Termasuk hakikat bahawa lembaga pengarah anda menyokong sepenuhnya projek tersebut.

Tamatkan surat anda dengan meringkaskan perenggan. Tambah apa perkongsian dana ini untuk penonton sasaran projek anda. Anda mungkin mahu memasukkan jemputan untuk lawatan tapak juga.
Gunakan tutup seperti "Yang ikhlas."
Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh pengarah eksekutif atau presiden lembaga, atau kedua-duanya. Di bawah tandatangan, taip nama pertama penanda, nama pertengahan, nama belakang, dan jawatan. Walaupun Presiden ED atau dewan harus menandatangani surat itu, masukkan informasi kontak untuk orang terbaik untuk menjawab pertanyaan pada akhir paragraf terakhir.
Di bahagian bawah huruf, masukkan perkataan, "ENCLOSURE" (dalam semua huruf besar).

Berapa Haruskah Surat Penutup?

Kebanyakan pakar mencadangkan anda mengehadkan surat lamaran anda ke satu halaman dengan tiga atau empat ayat. Oleh kerana pembaca mempunyai cadangan keseluruhan untuk membajak, anda tidak mahu membuatnya tidak sabar dengan perlu membaca surat penutup panjang.

Nada dan spesifikasi surat pelindung anda mungkin berbeza-beza bergantung kepada sama ada anda telah diundang untuk mengemukakan cadangan penuh setelah menyerahkan Letter of Inquiry (LOI), atau jika proposal ini adalah pendekatan pertama organisasi Anda terhadap asas tertentu ini.

Sampul surat Mary Smith, PhD

Pegawai Program
Yayasan Masyarakat
4321 Common Lane
Beberapa Kota, YZ 55555
Dr. Smith:

Pusat Kanan City dengan hormat meminta hibah sebanyak $ 50, 000 untuk Projek Pilot Komuniti Latino Komuniti Senior kami.

Sebagai pusat kanan terbesar di Any County, melayani lebih daripada 450 orang senior setiap hari, kita menyedari perubahan demografi di kawasan perkhidmatan kami. Dan kami komited untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan pusat kami untuk memenuhi keperluan baru. Projek Pilot Outreach Community Latino Senior akan membolehkan kami untuk merintis satu tahun usaha untuk menentukan apakah pusat kami berkesan:

menyediakan akses komprehensif kepada perkhidmatan kesihatan dan sosial kepada warga senior di komuniti Latino yang berkhidmat di pusat kami, dan > Menaikkan dan mengintegrasikan sepenuhnya kebolehan budaya dewan, kakitangan, dan sukarelawan Pusat Kanan Beberapa Bandar.

Lembaga pengarah kami bersemangat tentang program ini dan tidak sabar-sabar untuk melancarkannya supaya kami dapat menjadi pusat yang paling inklusif dan budaya yang kompeten untuk warga tua dalam semua komuniti kami yang memerlukan perkhidmatan ini. Sekiranya kita mendapati pada akhir tahun perintis kita bahawa program ini, sebenarnya, berjaya, lembaga kami telah komited untuk memasukkan sebahagian daripada perbelanjaan tahunan projek ke dalam belanjawan operasi tahunan kami supaya program menjadi sebahagian daripada perkhidmatan teras kami .
Melalui projek ini, Pusat ini akan menjadi rujukan primer yang diberikan oleh Akses Latihan Kesihatan, Keluarga Mana-mana County, dan tiga klinik komuniti dalam radius lima belas batu pusat kami. Kami juga akan menerima rujukan orang tua berbahasa Sepanyol dari mana-mana agensi komuniti lain di kawasan perkhidmatan segera kami.

Terima kasih atas pertimbangan anda terhadap permintaan kami. Saya akan menindaklanjuti dengan anda pada minggu depan untuk menjawab sebarang pertanyaan yang mungkin anda ada, dan juga untuk mengetahui sama ada kami mungkin bertemu dengan anda untuk membincangkan merit cadangan kami. Sementara itu, sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi Connie Jones, Pengarah Pembangunan kami, di (555) 555-5555, x555, atau cjones @ scsc. org.

Yang ikhlas,

Jane Lovely

Pengarah Eksekutif

ENCLOSURE

* Surat dicetak semula (dengan pengubahsuaian) dengan izin dari

Geran Pemenang, Langkah demi langkah

'Neal-McErrath, Jossey-Bass, 2009. 3 Cara untuk Mess Up Surat Cover Menulis terlalu banyak.

Surat lamaran bukan disertasi, ataupun cadangan penuh. Pastikan ia pendek dan titik Petua: Ada orang lain yang membacanya. Adakah mereka faham?

Menggunakan kata-kata besar . Jika anda pernah ke sekolah siswazah, anda belajar menulis dengan cara yang rumit. Jangan lakukan itu di sini. Anda tidak cuba mengesan seseorang dengan pengetahuan anda. Anda hanya ingin menyatakan kes anda semudah yang mungkin. Jika anda tidak tahu bila anda mengatasi tulisan anda, gunakan aplikasi seperti Hemingway. Ia akan memberitahu anda apabila ayat anda sukar dibaca dan apabila anda terlalu kata.
Membuat Kesilapan Tatabahasa . Jika anda tidak pasti tatabahasa anda, jangan ambil peluang. Gunakan semakan tatabahasa dalam WORD, dan, jalankan draf anda melalui aplikasi seperti Grammarly. Terdapat versi percuma, tetapi versi berbayar berjalan jauh melebihi pemeriksaan tatabahasa asas biasa.
Sumber: Bercerita untuk Penerima Hadiah

, Edisi Kedua, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Beli dari Amazon.

Memenangi Geran Langkah demi Langkah: Buku Kerja Lengkap untuk Perancangan, Membangun dan Menulis Cadangan yang berjaya, Edisi ke-4, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Beli dari Amazon Grant Writing for Dummies

, Edisi ke-5, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Beli dari Amazon

Kembali ke Cara Menulis Cadangan Hibah.