Cara Mengatur Sistem Penafsiran Anda

Mengambil masa untuk mengatur sistem pemfailan anda adalah penting. Walaupun semua orang suka mempunyai pejabat tanpa kertas, kenyataannya adalah bahawa banyak perniagaan kecil masih mempunyai keperluan untuk menyimpan dokumen kertas seperti invois, resit, dll dan dapat dengan mudah mengambilnya apabila diperlukan.

Penerimaan pembayaran dengan betul adalah sangat penting; sistem pemfailan yang tidak wujud atau kemas boleh menambah hari usaha tambahan pada masa cukai pendapatan kerana anda tidak mahu kehilangan potongan cukai kerana hilangnya resit.

Dan jika perniagaan anda masih tertakluk kepada audit dan anda tidak dapat menghasilkan dokumen yang diperlukan untuk menyokong perbelanjaan anda tuntutan anda kemungkinan besar akan ditolak dan pulangan cukai anda dinilai semula.

Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda perlu beroperasi di meja anda dengan cepat dan mudah. Walaupun menyiapkan sistem pemfailan kertas agak sukar, ia adalah tugas yang agak mudah yang boleh dibuat lebih mudah dengan beberapa petua dan tip pemfailan.

Bagaimana Menguruskan Sistem Pengajian Anda

(1) Duduk di meja anda selama beberapa minit dan tentukan di mana anda secara naluri akan mencari benda.

Saya mempunyai laci di sebelah kanan stesen kerja saya. Apabila saya mula-mula menubuhkan sistem pemfailan saya, saya tidak mempunyai apa-apa di dalamnya. Apabila saya mencari pen, kertas atau stapler saya, ia adalah tempat pertama yang saya lihat, walaupun saya tahu ia kosong. Oleh itu, secara semulajadi saya meletakkan pen, kertas dan stapler dalam laci itu. Bagi saya, ia adalah rumah semula jadi bagi barangan tersebut.

Semua orang akan mendekati ini secara berbeza dan apa yang berfungsi untuk satu orang mungkin tidak berfungsi untuk yang lain. Ambil beberapa minit untuk duduk di ruang kerja utama anda dan sampai ke peralatan, bekalan dan fail. Ini akan membantu anda menubuhkan tempat yang ideal untuk memfailkan barang-barang tersebut untuk anda secara peribadi.

(2) Sekarang bahawa anda tahu di mana anda secara semula jadi akan mencari maklumat, anda mesti menentukan sama ada sistem pemfailan abjad, angka atau subjek akan berfungsi dengan baik untuk anda.

Bagaimana anda mengatur urusan kerja anda ke dalam kategori pemfailan (perbelanjaan, kewangan, pemasaran)?

Bagaimanakah anda mencari kertas kerja yang berkaitan dengan perbelanjaan perniagaan seperti penyata bank, bil utiliti, resit bayaran pejabat, log perbatuan kenderaan, dan lain-lain? Bagaimana dengan maklumat pelanggan - adakah anda mencari perkara mengikut nama pelanggan? Dengan nombor rujukan? Ini adalah langkah kritikal, kerana ia akan menentukan bagaimana anda akan meletakkan sistem pemfailan anda. Setelah anda menentukan kategori apa yang akan anda gunakan, tentukan apakah anda perlu pergi lebih jauh dan buat subkategori. Lakukan ini sebelum anda membeli apa sahaja untuk sistem pemfailan anda.

(3) Seterusnya, kira-kira menentukan keperluan storan anda.

Adakah anda mempunyai sejumlah besar fail yang anda akses setiap hari?Adakah anda hanya mengakses fail anda setiap minggu? Jawapannya akan menentukan jika anda memerlukan pemegang fail desktop, dua kabinet fail laci dekat meja anda atau empat kabinet pemfailan laci sebelah di seberang bilik.

Pilih dengan teliti. Benarkan pertumbuhan semasa melihat kabinet pemfailan - beli sesuatu untuk menampung dua kali fail yang anda fikir akan ada sekarang. Ini akan mengehadkan berapa kali anda perlu menggunakan dan menyusun semula sistem pemfailan anda.

(4) Melabur dalam sistem pelabelan yang baik untuk kejelasan dan akses mudah.

Mampu membaca label fail bunyi jelas, tetapi kejelasan dalam pelabelan akan menjimatkan lebih banyak masa pemfailan daripada yang anda boleh bayangkan.

Kebanyakan syarikat yang membuat label menyediakan template yang mengintegrasikan dengan perisian pemproses kata yang paling popular. Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satu sistem pembuatan label kecil yang kini boleh mencetak label surat individu. Item yang melakukan tugas berganda biasanya merupakan pelaburan bijak.

(5) Sekarang anda sudah bersedia untuk membeli folder fail.

Pelaburan yang terbaik adalah untuk membeli folder gantung berwarna (pastikan tab label plastik disertakan) dan folder fail manila biasa. Folder gantung berwarna adalah yang terbaik kerana dua sebab:

1. mereka mudah didapati
2. mereka memudahkan untuk mengenali kategori

Sebagai contoh, jika anda meletakkan semua fail klien anda dalam folder tergantung berwarna kuning, maklumat kewangan dalam folder berwarna biru dan apa saja yang berkaitan dengan pemasaran dalam folder merah, anda boleh melihat secara kasar di mana anda perlu mencari fail tertentu.

Mudah Adalah Terbaik

Prinsip KISS digunakan untuk menubuhkan sistem pemfailan yang mudah digunakan dan mudah berkembang. Sentiasa Kekasih Sayang! Kategori subjek yang luas akan membolehkan anda dengan mudah menambah fail baru semasa anda berkembang, dan akan menghapuskan keperluan untuk menaik taraf atau menyusun semula sistem pemfailan anda secara teratur.

Memastikan ia mudah juga akan memudahkan anda mengintegrasikan fail kertas dan digital anda sebagai sebahagian daripada sistem pengurusan dokumen keseluruhan anda.

Pergi Tanpa Paperless Jika Kemungkinan

Jika anda cuba untuk hijau perniagaan anda dan membuat peralihan ke "Officeless Paper" anda boleh mengimbas resit kos dan menyimpannya dengan maklumat perakaunan digital anda yang lain. Sesetengah aplikasi perisian perakaunan berasaskan Cloud yang lebih baru memudahkan ini dengan mempunyai aplikasi mudah alih yang membolehkan anda mengambil snap telefon bimbit dari resit kos dan merekodkannya dengan cepat (lihat Perisian Perakaunan Terbaik untuk Perniagaan Kecil Kanada).

Perlu diingat bahawa salinan kertas atau imej digital bagi kos perbelanjaan umumnya boleh diterima oleh Agensi Pendapatan Kanada (CRA) dengan syarat mereka jelas dibaca. Jika tidak, CRA mungkin menuntut untuk melihat dokumen kertas asal semasa audit atau permintaan rutin untuk dokumentasi, jadi asal harus selalu disimpan untuk waktu yang ditetapkan. (Lihat Berapa lama saya perlu menyimpan rekod perniagaan saya? Untuk maklumat lanjut.)