Etika perniagaan Salam Voicemail Profesional

Jika syarikat anda menggunakan peti mel suara jabatan untuk panggilan masuk, anda akan merakam ucapan surat suara jabatan profesional yang terdengar. Jenis ucapan mel suara ini sedikit berbeza daripada ucapan suara mel suara peribadi yang dikaitkan dengan peti mel suara individu. Sebagai contoh, jika sistem telefon anda membenarkan kumpulan sambungan telefon untuk "disatukan" bersama-sama untuk menyelenggarakan semua panggilan perakaunan umum, maka semua sambungan dari Jabatan Perakaunan dapat dikumpulkan di bawah sambungan umum Jabatan Perakaunan.

Apabila atendan automatik memindahkan panggilan ke sambungan itu, sambungan sedia ada seterusnya akan menerima panggilan tersebut. Jika semua sambungan Jabatan Perakaunan sibuk atau tidak tersedia, maka panggilan itu akan dipindahkan ke kotak surat suara jabatan.

Pilihan Salam Voicemail

Bergantung pada sistem telefon yang anda ada di syarikat anda, mungkin terdapat pilihan yang berbeza untuk jenis ucapan mel suara yang anda dibenarkan untuk menyusun. Ini termasuk:

• Salam Voicemail Umum
  Salam surat suara umum digunakan sebagai ucapan mel suara lalai jika tiada jenis ucapan yang lain ditetapkan.
• Salam Voicemail Dalaman
  Ini digunakan untuk menyambut orang yang memanggil jabatan anda dari dalam syarikat anda sendiri (dari sambungan lain). Secara amnya, ini hanya terpakai kepada syarikat yang sangat besar.
• Salam Voicemail Luaran
  Salam ini akan dimainkan untuk orang yang memanggil dari luar syarikat anda. Atendan automatik sistem telefon anda boleh memainkan sambutan umum syarikat supaya semua pemanggil luar akan mendengar. Jika nama syarikat anda disebut dalam ucapan itu, anda tidak perlu mengatakannya lagi dalam ucapan jabatan anda.

• Salam Voicemail Sementara atau "Daripada Pejabat"
  Salam surat suara sementara atau luar pejabat ditetapkan apabila seluruh jabatan tidak tersedia untuk tempoh tertentu. Sebagai contoh, jabatan hanya berkerja di antara pukul 8:00 pagi dan 5:00 petang atau terdapat mesyuarat jabatan wajib yang menghilangkan semua orang daripada menjawab telefon. Kebanyakan sistem mel suara akan membolehkan anda menetapkan tarikh dan masa tamat sehingga anda tidak perlu ingat untuk mematikannya apabila jabatan anda kembali ke operasi normal.
• Pada Telefon (Sibuk) Salam Voicemail
  Salam ini digunakan untuk memaklumkan pemanggil bahawa jabatan itu tersedia tetapi tiada siapa yang boleh mengambil panggilan mereka dengan segera kerana semua sambungan di jabatan kolam sibuk dengan pemanggil lain.

Elemen Jabatan Voicemail Salam Sejahtera

• Nama Jabatan
• Pernyataan yang anda tidak boleh buat panggilan sekarang
• Jemputan untuk meninggalkan mesej
• Apabila mereka boleh mengharapkan panggilan kembali
• Pilihan tambahan yang boleh didapati (e."Tekan kekunci paun untuk kembali ke …")
• Alamat laman web jika ia dapat memberikan maklumat yang bermakna
• Tidak lebih daripada 20 - 25 saat (rule-of-thumb)
• Jangan bermula dengan " Panggilan anda sangat penting kepada kami … "ucapan. Frasa ini terlalu digunakan dan biasanya "mematikan" kepada pemanggil.
• Elakkan daripada memberikan terlalu banyak maklumat dan membuat ucapan yang terlalu lama.

Sampel Surat Salam Voicemail Bagus

• Anda telah sampai ke Jabatan Perakaunan. Semua wakil kami sibuk melayani penelepon lain. Daripada membuang masa berharga anda, kami ingin mengembalikan panggilan anda dalam masa dua jam perniagaan. Jika anda ingin kembali ke menu sebelumnya, tekan bintang sekarang. Jika tidak, tinggalkan mesej terperinci dengan nama dan nombor anda. Selepas anda merekod mesej anda, anda boleh menekan kekunci pound untuk lebih banyak pilihan. Terima kasih kerana memanggil.

• Anda telah sampai di Jabatan Jualan di Operations Tech, Inc. Semua wakil jualan kami sibuk melayani pelanggan lain tetapi kami ingin memulangkan panggilan anda secepat mungkin. Untuk maklumat harga semasa atau untuk memeriksa status pesanan anda, sila lawati kami di web. Jika tidak, sila tinggalkan mesej dengan nama dan nombor anda selepas nada. Jika anda ingin kembali ke menu sebelumnya, tekan kekunci bintang sekarang.
• Anda telah sampai di Jabatan Perakaunan di Operations Tech, Inc. Jabatan kini ditutup. Jam operasi normal kami adalah dari 8:00 pagi hingga 5:00 petang Isnin hingga Jumaat. Kami ditutup pada hari Sabtu dan Ahad. Anda boleh menekan kekunci bintang pada bila-bila masa untuk kembali ke menu sebelumnya. Jika tidak, sila tinggalkan mesej dengan nama dan nombor anda dan kami akan mengembalikan panggilan anda apabila pejabat dibuka semula. Anda boleh menutup selepas meninggalkan mesej anda atau tekan kekunci paun untuk pilihan tambahan. Terima kasih kerana memanggil.

Salam Voicemail Bad

• Anda telah sampai ke Jabatan Jualan. Tinggalkan kami mesej.
• Hello. Anda telah mencapai Jabatan Perakaunan di XYZ. com. Semua akauntan sedang menghadiri mesyuarat jabatan mandatori dan tiada siapa yang boleh menerima panggilan anda. Panggilan anda sangat penting kepada kami dan kami ingin memulangkan panggilan anda sebaik sahaja kami kembali. Walau bagaimanapun, ia adalah akhir tahun dan backlog panggilan kami sangat panjang. Sekiranya anda memanggil membuat bayaran ke atas akaun tertunggak, sila pastikan anda memberitahu kami dalam mesej anda supaya kami boleh menghubungi anda kembali dengan segera. Jika tidak, sila tunggu nada dan serahkan mesej rahsia terperinci kami.
• Jabatan ditutup. Sila tinggalkan mesej selepas nada.