Cara Memastikan Ketepatan Data dalam Pengeluaran Kerja

Banyak perniagaan yang lebih kecil dan menengah membuat kesilapan tidak menggunakan pelan kos kerja atau membina salah satu yang terdedah kepada data atau kekurangan data yang salah. Dengan pelan kos kerja yang mantap, lebih mudah untuk menganalisis kemajuan projek keseluruhan, melihat setiap langkah dan mengenalpasti mana-mana bidang yang memerlukan penambahbaikan. Masa kemalangan utama dan kecemasan boleh dielakkan dengan pelan yang baik. Selain itu, mempunyai pelan kos kerja yang baik dengan langkah-langkah untuk meningkatkan ketepatan data memberikan syarikat tangan atas pesaing.

Apabila dilaksanakan dengan betul, pelan kos kerja menghasilkan faedah berikut:

• Pelaporan yang tepat tepat pada masanya.
• Mengetahui di mana dan bagaimana kos berlaku.
• Keupayaan untuk mengesan kos dan membandingkannya dengan belanja dan ramalan kerja.
• Keupayaan untuk membuat perubahan serta-merta apabila diperlukan.
• Pangkalan data maklumat dari projek terdahulu untuk digunakan untuk peningkatan ketepatan dalam projek masa depan.
• Peluang untuk memantau status tugas yang terlibat dalam projek dan keseluruhan projek pada tahap yang tinggi.

Perancangan Yang Boleh Dipertanggungjawabkan Untuk Kos Kerja

Walaupun belanjawan adalah tulang belakang bagi mana-mana projek, ia tidak selalu menerima perancangan dan pemantauan yang mencukupi. Banyak syarikat yang lebih kecil menetapkan jumlah dolar atau julat untuk projek keseluruhan. Tugas tidak boleh dikaji dengan baik untuk menjelaskan kemungkinan percanggahan kos berkaitan dengan anggaran.

Selain itu, belanjawan biasanya diabaikan apabila projek berlangsung.

Adalah penting untuk memantau anggaran dan membuat penyesuaian secara teratur. Merancang untuk melakukan ini, dan mempunyai kedua-dua pembukaan dan penutupan belanjawan.

Apabila belanjawan ditetapkan, tiba masanya untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan ketepatan data. Ini adalah amalan terbaik untuk melaksanakan pelan kos kerja yang mantap yang akan menyelamatkan kesilapan dan memastikan rakaman data yang betul.

1. Mengesan Kos dengan Sangat

Salah satu kesilapan terbesar yang dibuat oleh banyak syarikat kecil tidak menjejaki data dengan teliti. Tambah itu kepada pelan yang tidak dibina dengan kukuh, dan terdapat resipi untuk bencana. Bayangkan penutupan pekerjaan dan kemudian menerima rang undang-undang dari penjual dengan bayaran lewat yang curam. Yuran lewat datang dengan bayaran penalti tambahan, dan jumlah kesilapan yang tidak dikira adalah cukup untuk meletakkan penyok yang nyata dalam keuntungan keseluruhan projek.

Membangunkan sistem untuk membiayai perbelanjaan yang diunjurkan, dan pastikan untuk menjejaki mereka sepanjang fasa projek. Perlu ada sistem di tempat dengan pemeriksaan data dan biaya untuk setiap fasa projek besar. Sentiasa mengeluarkan dan menjejaki pesanan pembelian untuk gambaran kos yang jelas.

2. Membangunkan Proses Perintah Perubahan

Apabila tugas memulakan pertindihan dan masa terhad, perubahan anggaran mungkin berlaku tetapi tidak didokumentasikan.Ini boleh menjejaskan hasil projek dan keuntungan yang diramalkannya. Sekiranya terdapat apa-apa perubahan kepada belanjawan sepanjang proses itu, tulis dengan serta-merta.

Ini membantu semua pihak yang terlibat memahami kos kerja sebenar, dan memastikan pembayaran bagi syarikat yang merancang projek. Membangunkan sistem untuk mendokumentasikan dan memantau pesanan perubahan untuk semua pihak terlibat.

3. Gunakan Lembaran Masa Harian

Waktu kerja yang didokumentasikan dengan tidak betul, lewat atau tidak sama sekali boleh mengejar anggaran semasa projek selesai. Bayangkan mengkaji jam kerja dan menyedari bahawa beberapa pekerja telah menandatangani tugas tetapi tidak log jam mereka untuk hari itu, dan pola ini berlaku beberapa kali sepanjang projek.

Orang mungkin sibuk dengan projek dengan serta-merta dan lupa untuk mendokumentasikan masa mereka. Pastikan setiap orang menggunakan lembaran masa harian, dan mempunyai senarai induk untuk pengurus atau penyelia untuk digunakan untuk mengesahkan penyerahan kunci masa setiap hari. Adalah lebih baik untuk mendokumenkan masa setiap hari berbanding dengan mingguan demi ketepatan dan mencegah kerugian kewangan di kemudian hari.

4. Bandingkan Anggaran Kepada Kos Sesungguhnya

Banyak syarikat kecil membuat kesilapan untuk mendapatkan anggaran hanya pada permulaan sesuatu projek.

Seiring dengan perkembangan projek, isu-isu mungkin timbul yang memerlukan keperluan untuk pelarasan kos.

Kos bekalan untuk item tertentu mungkin meningkat, dan beberapa projek mungkin memerlukan lebih banyak bekalan daripada anggaran asal. Perubahan ini mengakibatkan kos keseluruhan yang lebih tinggi, dan ia boleh menjadi satu ancaman besar jika ia mengejutkan pada akhir projek. Mempunyai penganggar membuat beberapa anggaran sepanjang hayat projek untuk memastikan kos yang diunjurkan adalah selaras dengan kos sebenar.

5. Memantau Perbelanjaan Sepanjang Projek

Mudah untuk mengabaikan perubahan kos, perbelanjaan tambahan dan kesilapan apabila projek berlangsung. Terdapat aplikasi dan program perisian yang mengeluarkan isyarat apabila pekerjaan tertentu belum dibilkan atau apabila unjuran kos mula jatuh di bawah kos sebenar. Bayangkan menyelesaikan sesuatu projek dan kemudian menyedari bahawa pekerjaan utama tidak dibilkan. Ini adalah salah satu daripada banyak cara yang mungkin untuk kehilangan wang.

Program penjejakan adalah aset yang berharga bagi mana-mana projek utama dan boleh membantu para profesional membuat pelarasan untuk terus menggunakan belanjawan dan bersaing dengan pengebilan. Jika program juga mempunyai aplikasi mudah alih, ini memudahkan untuk mengesan dan mengemas kini kos atau menghantar bil dari mana-mana sahaja. Adalah lebih baik untuk menyelesaikan tugasan seperti yang mereka fikirkan daripada menanggalkannya sehingga kembali ke pejabat.

6. Kurangkan Risiko Kesalahan Pengkodan

Banyak syarikat menggunakan perisian perakaunan untuk memasukkan semua perbelanjaan. Menggunakan perkhidmatan perakaunan luar untuk mengendalikan laporan perbelanjaan dan semua tugas terperinci perakaunan adalah manfaat yang besar dan cara yang paling tepat untuk mengesan kewangan. Walau bagaimanapun, profesional yang menjalankan perkhidmatan ini mesti mempunyai data yang tepat untuk hasil kewangan yang optimum.

Dalam banyak keadaan, pekerja projek memasukkan kod yang salah ke dalam sistem pelaporan dalaman.Apabila kod yang salah ini dipindahkan ke jabatan perakaunan luar, mereka dicatatkan salah dan boleh menyebabkan masalah. Begitu juga dengan jabatan perakaunan dalaman tetapi juga boleh membebankan syarikat lebih banyak masa dan wang untuk mencari kesilapan.

Jika sistem pengekodan menyebabkan masalah, sudah tiba masanya untuk mengevaluasi semula dan membuat sistem yang lebih mudah atau jelas. Selalunya, gunakan kod elektronik dengan prompt pengesahan untuk sebarang kod input yang memperincikan kod yang ditandakan dan membuat pengguna mengakui maklumat ini sebelum menyerahkannya.

7. Tahu Siapa yang Membuat Perubahan

Setiap profesional memahami pentingnya akuntabilitas. Walau bagaimanapun, walaupun profesional mungkin tidak memiliki kesilapan mereka jika ada peluang untuk melakukannya. Apabila beberapa pihak bekerja pada projek, adalah penting untuk mendokumenkan siapa yang menyelesaikan tugas, yang membuat perubahan data, yang mengubah unjuran kewangan dan siapa yang membuat pembelian. Ini memudahkan semua pihak untuk mengetahui siapa yang perlu dihubungi untuk isu-isu yang berbeza dan juga mengenal pasti siapa yang boleh membuat kesilapan kritikal.

Walaupun kesilapan masih boleh menjejaskan hasil projek, orang yang membuatnya pasti dikenal pasti untuk membantu mereka memahami kesilapan mereka dan membuat perubahan yang diperlukan untuk menghalang isu yang sama di masa depan. Menggunakan program perisian yang memerlukan pengguna untuk log masuk untuk membuat sebarang perubahan penting ini adalah permulaan yang baik.

Ketepatan Data Dan Pengeluaran Kerja Adalah Usaha Pasukan

Nasihat yang paling penting untuk diingat apabila menggunakan petua tindakan ini adalah untuk memastikan projek itu menjadi usaha pasukan. Setiap orang mesti menyumbang kepada ketepatan data untuk hasil optimum projek. Tentukan setiap jabatan atau tugas pasukan kerja, dan tentukan bagaimana tugas dan ketepatan data berkaitan dengan kejayaan kewangan keseluruhan projek.

Buat persembahan yang menggariskan bagaimana setiap bahagian pasukan berfungsi. Bertemu dengan semua orang sebelum projek itu mula mengatasi perkara ini dan memastikan semua orang memahami peranan mereka dan peranan orang lain.

Satu bahagian penting dalam membina sebuah pasukan yang kuat dan membantu mereka melakukan ketepatan data dalam menilai pekerjaan adalah meminta bantuan mereka. Hanya memberitahu pasukan tentang tugas dan anggaran kewangan mereka hanya memberitahu mereka. Untuk merasa dihargai, untuk lebih memahami peranan mereka dan secara aktif ingin mengambil bahagian, mereka mesti terlibat.

Semasa bertemu dengan semua ahli pasukan, sediakan sesi brainstorming. Mintalah input mereka, dan buat rancangan untuk tindakan berdasarkan pandangan dan cadangan semua orang. Oleh kerana tidak semua pasukan yang terlibat dalam sesuatu projek memahami sepenuhnya tugas atau cabaran pasukan lain, latihan ini dapat membantu menangani masalah halangan, kos tersembunyi dan isu-isu lain.

Semua langkah yang teliti ini meningkatkan ketepatan data, membina pelan kos kerja yang kukuh dan menyumbang kepada projek keseluruhan yang berjaya.