Cara Memelihara Rekod Kewangan UU Terbaik

Jika anda bercita-cita untuk menjadi seorang peguam yang berlatih dengan pejabat undang-undang anda sendiri, anda perlu memahami apa yang perlu anda simpan. Anda mungkin pakar dalam amalan undang-undang, tetapi anda mungkin tidak merasa yakin dengan pengetahuan perakaunan anda. Memahami asas dan menggunakan perisian perakaunan khusus boleh memastikan amalan anda selamat.

Sistem Perakaunan untuk Pejabat Undang-undang

Sistem perakaunan yang baik untuk mana-mana perniagaan kecil akan termasuk kawalan dalaman yang kuat untuk memantau kedua-dua hasil dan perbelanjaan.

Sebagai peguam, anda perlu memastikan bahawa sistem perakaunan anda mempunyai kawalan dalaman yang kuat, kedua-dua yuran dibil dan kos dan perbelanjaan yang lebih tinggi, untuk pelanggan.

Tanpa mengira sama ada bil berdasarkan penahan khusus, penahan tahunan, yuran kontigensi atau yuran rujukan, yuran anda adalah berdasarkan masa yang dibelanjakan untuk projek pelanggan anda. Itulah sebab mengapa peguam biasanya mengekalkan rekod terperinci untuk mengesan masa yang dibelanjakan untuk kes-kes.

Anda boleh menggunakan sistem manual atau elektronik untuk mengesan masa dan perbelanjaan yang dikenakan. Kad lejar klien digunakan untuk merekodkan maklumat tersebut sebelum kedatangan perisian masa dan perundangan. Terlepas dari kaedah penyimpanan rekod yang anda suka, anda biasanya ingin merakam ini menjejaki masa anda dibelanjakan untuk urusan klien, bersama-sama dengan apa-apa perbelanjaan yang boleh dikenakan biaya, oleh pelanggan.

Dari semasa ke semasa, anda boleh membayar perbelanjaan bagi pihak pelanggan anda untuk yuran pemfailan atau caj lain.

Kebanyakan amalan peguam mengamalkan kos lanjutan ini direkodkan ke dalam sistem dengan cara yang sama dengan penghutang akaun lain.

Perakaunan perisian akan mempunyai jurnal khas untuk merakam satu jenis transaksi yang sering berlaku. Bagi peguam, jurnal resit tunai akan menunjukkan pecahan (1) yuran yang diterima dan (2) perbelanjaan pembayaran, termasuk peruntukan antara perbelanjaan overhed biasa dibayar dan kos pelanggan yang dibayar.

Kerumitan jurnal resit tunai berbeza-beza bergantung kepada saiz firma undang-undang, yang paling mendasar adalah penyata bank dan salinan semak.

Rekod Penting Lain

Sebagai tambahan kepada rekod yang dibincangkan di atas, peguam biasanya mengekalkan sekurang-kurangnya yang berikut:

1. Buku pelantikan: Buku pelantikan mengandungi rekod pelantikan, biasanya dalam format kalendar.
2. Jurnal akaun belum terima: Jurnal belum terima akaun menunjukkan penghutang yang dibilkan tetapi tidak dikumpulkan.
3. Pengutu pelanggan individu: Akaun lejar ini termasuk penerangan mengenai perkhidmatan yang diberikan, caj dan kredit, ringkasan caj tidak dapat ditebus dan invois akhir.
4. Rekod masa kes: Rekod masa direkodkan untuk setiap pelanggan.
5. Pendaftaran kes-kemajuan: Daftar ini meringkaskan sebarang kerja undang-undang dalam proses dan biasanya dianjurkan oleh nama pelanggan.
6. Laporan ringkasan masa: Laporan masa biasanya boleh diisih oleh peguam atau oleh klien dan mengandungi maklumat seperti masa, tarikh kerja, pengebilan dan perbelanjaan lain yang boleh dikenakan biaya.

Ini adalah buku asas dan rekod yang kebanyakan pengacara, tanpa mengira kekhususan akan diberikan kepada firma mereka. Ramai peguam menggunakan perisian perakaunan dan perisian pengurusan amalan undang-undang untuk mengekalkan buku dan rekod mereka dalam format elektronik.

Walaupun beberapa pejabat undang-undang menggunakan QuickBooks, banyak firma lain menggunakan program perisian khusus industri undang-undang, seperti Abacus Next, Clio atau ProLaw untuk menguruskan amalan mereka.

NOTA : Artikel ini bertujuan untuk tujuan pendidikan sahaja; anda harus berunding dengan profesional cukai untuk membincangkan sebarang pertanyaan atau isu yang anda miliki dengan perakaunan, penyimpanan rekod atau pendapatan anda.