Pengurusan acara vs Perancangan: Apakah Perbezaan itu?

Industri perancangan acara menjadi tuan rumah kepada pelbagai tajuk pekerjaan dan penerangan pekerjaan. Perancang Majlis. Perancang Mesyuarat. Penyelaras Acara. Perancang Konvensyen. Pengurus majlis. Senarai itu kelihatan tidak berkesudahan. Apabila industri berkembang, begitu pula senarai fungsi kerja. Walaupun pertumbuhan pekerjaan selalu menjadi perkara yang baik, pelbagai fungsi kerja perancangan acara dan tajuk pekerjaan pengurusan acara boleh membingungkan kepada mereka yang memulakan dalam industri.

Sungguh mengecewakan para profesional berpengalaman yang dihadapi dengan pelanggan yang salah fahami perkhidmatan yang ditawarkan.

"Pengurusan acara" dan "perancangan acara" sering dilambung secara bergantian walaupun mereka adalah dua perkara yang sangat berbeza. Secara sederhana, perancangan dan pengurusan tidak sama. Walaupun kemahiran kedua-dua fungsi ini bertindih, mereka mempunyai dua fungsi yang berbeza. Ia menimbulkan masalah bagi mereka yang berurusan dengan pelanggan yang tersilap menyangka mereka memerlukan pengurus acara apabila apa yang mereka perlukan adalah perancang acara. Dan bagi mereka yang berada di bawah tanggapan bahawa semua pengurus acara juga mengendalikan perancangan acara. Oleh itu mari kita jelaskan kekeliruan kerana penting bahawa anda dan pelanggan anda mempunyai pemahaman yang sama.

Perancangan Acara

Mari mulakan dengan perancangan acara. Kata kerja utama di sini ialah perancangan . Semua acara - dari pancuran pengantin untuk perayaan hari jadi tonggak ke perhimpunan korporat besar - bermula dengan rancangan sejenis.

Perbincangan awal dengan pelanggan mengenai idea acara, tema, tarikh yang dikehendaki dan garis panduan anggaran adalah sebahagian daripada proses perancangan acara.

Perancangan acara bermula dari awal, dari peringkat awal konsep dan berterusan sehingga peristiwa sebenar berlaku. Dan, jujur, selama beberapa minggu selepas acara itu sebagai perencana acara membungkus butiran dan menangani item tindak lanjut.

Perancangan acara melibatkan bekerja rapat dengan klien untuk merancang suatu peristiwa yang mencerminkan visi pelanggan perhimpunan dan memenuhi objektif acara. Pelanggan yang mengupah perancang acara menyewa seseorang untuk merancang semua aspek acara, termasuk butir-butir dan tindakan tindakan yang berkaitan, dan untuk melihat peristiwa itu sehingga selesai.

Tanggungjawab perancangan acara boleh termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• memilih tema keseluruhan untuk acara
• membangunkan anggaran
• memilih tempat
• kontrak hotel rundingan
• menyewa pedagang luar > merancang menu
• menyewa katerer
• mengatur penutur atau hiburan tetamu
• pengangkutan koordinasi
• memilih skema warna
• membuat undangan
• Perancangan acara adalah segala-galanya yang melibatkan acara .Fungsi ini berada di bawah payung pengurusan acara yang lebih besar.

Pengurusan Acara

Setiap jenis acara terdiri daripada pelbagai bahagian yang sesuai bersama seperti kepingan teka-teki. Semua potongan itu akhirnya datang bersama-sama untuk mencipta satu acara. Peristiwa-peristiwa yang berjaya mempunyai semua potongan yang berkaitan datang bersama-sama pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat, lancar dan cekap dan sesuai dengan rencana. Proses ini dipanggil pengurusan acara. Ia adalah, dari segi ringkas, pengurusan projek acara itu sendiri.

Pengurusan acara melibatkan penciptaan, penyelarasan dan pengurusan semua komponen yang berlainan dalam satu acara serta kumpulan orang yang bertanggungjawab bagi setiap aspek. Beberapa aspek pengurusan acara mungkin termasuk tetapi tidak terhad kepada:

menempah lokasi untuk acara

• menyelaraskan vendor luar
• membangunkan pelan letak kereta
• merancang pelan kontingensi kecemasan
• memastikan pematuhan terhadap kesihatan dan standard keselamatan
• menguruskan kakitangan yang bertanggungjawab untuk setiap fungsi
• mengawasi pelaksanaan acara
• pemantauan acara
• menyelesaikan situasi peristiwa di tapak
• Pengurus Acara dan Perencana Acara Bekerja Bersama

Fungsi-fungsi adalah mencabar kerana, bukan sahaja mereka berkait rapat, tanggungjawab sering kali bertindih. Perancang acara individu boleh menawarkan perkhidmatan pengurusan acara, dan pengurus acara juga boleh menawarkan perancangan acara.

Ia bergantung kepada perancang individu atau pasukan pengurusan acara korporat, tempat dan acara itu sendiri.

Penting untuk memahami perbezaan antara kedua dan untuk menentukan perkhidmatan mana yang akan anda berikan. Sebagai contoh; Jika anda menawarkan perkhidmatan perancangan acara untuk acara berskala besar, anda akan bekerjasama dengan pengurus acara yang akan menyelaraskan perkhidmatan anda dengan pengurus katering, pasukan audiovisual, dan lain-lain. Tentukan peranan anda dan perkhidmatan yang akan anda sediakan dan jelas berkomunikasi ini kepada calon pelanggan untuk mengelakkan kekeliruan semasa proses perancangan.