Pengurusan Emel Mudah untuk Pemilik Perniagaan Rumah Sibuk

E-mel menawarkan cara yang hebat, berpatutan untuk memasarkan perniagaan rumah anda, berhubung dengan pelanggan dan menyediakan perkhidmatan pelanggan; Walau bagaimanapun, ia juga boleh membosankan dan membuang masa. Kecuali anda menyewa pembantu maya, anda perlu mencari cara untuk menguruskan e-mel yang membolehkan anda bertindak balas tepat pada masanya, namun tidak menghabiskan sepanjang hari menjawabnya. Berikut ialah petua untuk menguruskan e-mel anda.

1) Kurangkan jumlah e-mel yang anda terima.

Terdapat beberapa cara anda boleh mengehadkan jumlah e-mel yang muncul dalam peti masuk anda.

Yang pertama menjawab soalan yang paling biasa yang anda terima di laman web anda dengan halaman FAQ. Pada halaman ini, anda menulis soalan dan kemudian menjawabnya. Rujuk orang ke halaman kenalan anda, mencadangkan bahawa mereka menyemak dahulu untuk melihat apakah soalan mereka dijawab. Dengan memberikan seberapa banyak maklumat yang mungkin di laman web anda, pelawat anda boleh mendapatkan jawapan mereka tanpa menghantar e-mel kepada anda.

Cara kedua untuk mengurangkan e-mel yang anda terima adalah untuk menyahlanggan dari senarai yang tidak anda baca. Sekiranya anda mendapati anda memadamkan atau mengisih surat berita dan kemas kini perniagaan lain, tetapi tidak membacanya, sudah tiba masanya untuk berhenti berlangganan. Jika anda ingin kekal terkini dengan blog, pilihan yang lebih baik adalah menggunakan pembaca suapan, yang akan menangkap dan menyenaraikan semua jawatan baru tanpa mengisi peti masuk anda.

Cara ketiga ialah "membasuh" e-mel anda untuk menyekat spam dan menghentikan e-mel yang tidak diingini. MailWasher menawarkan versi percuma dan pro yang dapat membantu menyekat spam, e-mel sampah, dan penipuan phishing.

2) Hadkan bilangan akaun e-mel yang anda ada.

Sesetengah pemilik perniagaan di rumah membuat beberapa akaun, seperti satu untuk perkhidmatan pelanggan dan satu untuk bantuan teknologi, memikirkannya akan membantu mereka menyusun dan mengurus e-mel. Tetapi beberapa akaun hanya mencipta lebih banyak kerja, melainkan jika anda mempunyai pembantu maya yang tugasnya adalah untuk menyerahkan satu atau lebih akaun e-mel.

Pada akhirnya, anda hanya memerlukan dua akaun; satu untuk peribadi dan satu untuk perniagaan.

3) Hadkan bilangan kali anda menyemak e-mel setiap hari.

Memeriksa e-mel seolah-olah seperti aktiviti yang tidak baik, namun ia adalah salah satu penyumbat masa terbesar, betul-betul di belakang media sosial. Kerana e-mel cepat dan segera, ada idea yang perlu anda lakukan sepanjang masa, tetapi itu tidak benar. Walaupun anda tidak mahu meninggalkan klien atau pelanggan anda terlalu lama, anda tidak perlu membalas e-mel sebaik sahaja ia tiba. Sebaliknya, semak e-mel dua atau tiga kali sehari. Apabila anda menyemaknya, komit untuk berurusan dengan segala-galanya dalam peti masuk anda pada masa itu.

4) Membangunkan sistem untuk menangani dan menyusun e-mel.

Kebanyakan program e-mel membolehkan anda membuat folder ke mana anda boleh mengurutkan e-mel. Sebagai contoh, anda boleh membuat folder untuk "to-do," "resit," "to-read," dll.Setiap e-mel yang diterima di balas kepada dan / atau disusun dengan sewajarnya. Jika anda orang visual seperti saya, anda boleh menggunakan program Gmail Google untuk membuat berbilang kotak masuk. Apabila e-mel masuk ke peti masuk utama, isian ke peti masuk "to-do," "to-reply," "to-read," "client info". Semua peti masuk khusus ini muncul dalam bahagian yang berlainan di halaman Gmail. Keuntungan lain untuk Gmail ialah keupayaan untuk menggunakan label, seperti resit, untuk menandakan e-mel.

5) Padam, padam, padam.

Jika anda mendapat banyak e-mel yang tidak perlu, hapusnya seketika. Pertimbangkan untuk menggunakan e-mel berasaskan web untuk menghapuskan mel yang tidak diingini sebelum memuat turun ke program e-mel anda. Jika anda menggunakan e-mel berasaskan web, imbas, semak dan padamkan sampah terlebih dahulu. Ini hanya meninggalkan item yang anda perlukan untuk bertindak balas. Rujuk kepada # 1 tentang mengurangkan e-mel yang anda terima jika anda mendapati anda memadam jenis e-mel atau banyak e-mel daripada pengirim tunggal.

6) Kosongkan peti masuk anda.

Ini lebih sukar daripada yang anda fikirkan. Dan apabila ia kosong, tetap kosong sama-sama mencabar. Pada mulanya, tugas ini akan sukar kerana kemungkinan anda mempunyai banyak e-mel dan memakan waktu untuk melewati setiap bahagian untuk menyusun atau memadam. Salah satu pilihan ialah menggunakan fungsi carian untuk mencari e-mel dari tempat yang banyak menghubungi anda. Contohnya, jika terdapat surat berita yang anda langgan, cari surat berita dengan nama atau alamat e-mel.

Sekali anda mempunyai senarai e-mel surat berita, anda boleh mengatasinya secara pukal dengan memilih semuanya dan memfailkannya ke folder "untuk membaca" atau "surat berita" anda. Atau anda boleh menipu dengan memilih semua item dalam peti masuk anda dan meletakkannya dalam folder yang dipanggil "untuk diajukan". Ini mengosongkan peti masuk anda tanpa perlu memfailkan setiap helaian e-mel, tetapi anda juga tidak kehilangan e-mel sama ada. Setelah peti masuk anda kosong, komit untuk menguruskan setiap e-mel yang tiba pada waktu yang ditetapkan yang telah anda berikan untuk berurusan dengannya.