Panduan Perancangan Luar Biasa Perniagaan Kecil

Pelan kontingensi perniagaan yang dipikirkan dengan baik boleh bermakna perbezaan antara kelangsungan hidup dan kegagalan perniagaan anda sekiranya berlaku bencana. Kebakaran, banjir, kegagalan cakera keras atau kecurian data - mana-mana atau semua ini boleh meletakkan perniagaan anda daripada komisen. Mengambil masa untuk melakukan beberapa perancangan kontingensi perniagaan akan membantu memastikan perniagaan anda dapat meneruskan operasi dalam masa yang sesingkat mungkin.

Gunakan panduan berikut untuk membuat pelan bencana untuk perniagaan anda.

Untuk Mencipta Pelan Kontingensi Perniagaan:

1) Tentukan apa risiko utama untuk perniagaan kecil anda.

Adakah kecurian data? Banjir? Gempa bumi? Memikirkan apa jenis bencana yang paling mungkin akan membantu anda memfokus pelan kontingensi anda dan tidak membuang masa dan wang untuk menyediakan sesuatu yang sangat tidak mungkin berlaku. Tidak ada gunanya merancang bagaimana untuk pulih dari gempa bumi, misalnya, jika perniagaan anda tidak terletak di zona gempa bumi.

2) Sediakan pelan pemindahan.

Pergi ke atasnya dengan kakitangan dan menyiarkannya dengan teliti di seluruh premis perniagaan anda. Bagaimanakah kakitangan tahu bahawa mereka perlu untuk berpindah? Apa yang perlu mereka lakukan apabila mereka diberitahu tentang pemindahan? Laluan apa yang boleh didapati dari bangunan? Di manakah orang harus berjumpa di luar bangunan? Siapa yang bertanggungjawab untuk memeriksa untuk memastikan semua orang keluar dengan selamat?

3) Buat sistem peminat komunikasi.

Sekiranya sesuatu berlaku di perniagaan anda, siapa yang akan bertanggungjawab untuk memberitahu setiap orang yang bekerja di sana? Memastikan senarai kenalan telefon dan e-mel adalah terkini dan orang yang bertanggungjawab untuk menghubungi orang lain mempunyai senarai dicetak kerana semua teknologi gagal lambat laun dan biasanya pada masa yang paling tidak menyenangkan.

Juga memutuskan siapa yang akan bertanggungjawab untuk berkomunikasi dengan orang ramai dan bagaimana (mengemas kini laman web perniagaan, menyiarkan di media sosial, siaran akhbar, tanda di tingkap, pengumuman radio dan lain-lain.)

4) kit kecemasan tapak lengkap dan terkini.

Senarai Semak Alat Bantu Awal Kecemasan untuk Perniagaan menunjukkan dengan tepat apa kit pertolongan pertama untuk keperluan perniagaan kecil. Bergantung kepada jenis bencana yang mungkin berlaku di kawasan anda, anda mungkin mahu menambah bekalan lain. Sebagai contoh, satu gelen air setiap orang sehari adalah salah satu bekalan yang disyorkan pada senarai ini Bekalan Kecemasan untuk Kedai Runcit.

5) Ambil langkah sekarang untuk melindungi data perniagaan anda.

Data perniagaan anda adalah aset anda yang paling berharga. Jika ia dicuri atau dimusnahkan, adakah perniagaan anda dapat dengan cepat bangun dan berlari kembali atau terus berjalan sama sekali? 6 Peraturan Perlindungan Data menerangkan bagaimana anda boleh mendapatkan ketenangan fikiran untuk mengetahui data perniagaan anda dilindungi dan akan dapat diakses lagi dengan cepat.Perlindungan data adalah salah satu daripada banyak kelebihan beralih perniagaan anda kepada pengkomputeran awan.

6) Pastikan perniagaan anda membawa insurans yang mencukupi.

Insurans kebakaran adalah jenis yang muncul di fikiran, tetapi api tentu bukan satu-satunya kemungkinan bencana perniagaan kecil anda dapat mengalami.

Selain bencana fizikal yang lain seperti banjir atau kerosakan angin, pertimbangkan kerosakan yang boleh mengakibatkan pencurian, contohnya. Dan kemudian ada potensi faktor liabiliti jika perniagaan kecil anda terlibat dalam aktiviti yang mungkin membukanya kepada tuntutan undang-undang.

Memilih jenis insurans yang sepatutnya untuk melindungi risiko anda dan mempunyai liputan insurans yang baik dan terkini akan membawa banyak usaha untuk mendapatkan perniagaan kecil anda dan berlari kembali jika serangan bencana berlaku.

7) Memutuskan apa yang penting untuk perniagaan kecil anda untuk mula beroperasi semula sekiranya bencana perniagaan menutup anda dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahawa perkara-perkara penting akan tersedia dengan cepat.

Dalam kes perniagaan utama kami, pembangunan IT, kami pada dasarnya memerlukan data perniagaan kami dan komputer atau dua dan kami boleh membuat sandaran dan berjalan (lihat Backup Data adalah Perlindungan Terbaik dan program perisian sandaran).

Perniagaan kecil anda mungkin memerlukan lebih banyak orang dan bahan sebelum ia boleh dibuka semula. Manakah yang menjadi kunci kepada operasi anda? Adakah anda memerlukan peralatan tertentu? Mungkin perkiraan boleh dilakukan dengan perniagaan lain yang mempunyai peralatan yang anda perlukan. Adakah anda perlukan bekalan tertentu? Ketahui sekarang siapa pembekal atau pengirim alternatif.

8) Kenali jiran anda.

Membuka barisan komunikasi dengan pemilik perniagaan di sekeliling anda benar-benar boleh memberi manfaat kepada perancangan luar jangka perniagaan anda. Biarkan mereka tahu apa yang anda ingin lakukan dan lihat jika anda boleh mendapatkannya. Anda mungkin dapat berkongsi kos beberapa perbelanjaan yang berkaitan dengan perancangan kontingensi atau membuat perkiraan titisan untuk membantu satu sama lain dalam kes bencana.

9) Semak program dan sumber tempatan.

Bandar atau bandar anda mungkin mempunyai pelan kontingensi / pelan tindak balas bencana di tempat atau menyediakan sumber yang akan memudahkan anda untuk meletakkan pelan anda sendiri bersama-sama. Sebagai contoh, bandar Ottawa menawarkan maklumat tentang kesediaan kecemasan untuk perniagaan Ottawa di laman webnya, dan menawarkan bengkel latihan mengenai topik tersebut. Lihat apa yang ada di bandar anda sebelum anda memulakan rancangan perniagaan anda sendiri.

10) Masukkan semuanya.

Semasa anda bekerja melalui pelan kontingensi anda, letakkan semua bahagian bersama dalam bentuk cetak. (Salinan digital bagus tetapi tidak sangat berguna jika kuasa keluar dan / atau peranti digital tidak boleh digunakan.) Pengikat tiga cincin berfungsi dengan baik. Sertakan pelan pemindahan, pelan komunikasi, maklumat tentang kit kecemasan dan dasar insurans, langkah-langkah perlindungan data dan keperluan operasi, serta butir-butir mengenai sebarang pengaturan yang telah anda buat untuk menyimpan atau mendapatkan perkara dan berlari semula.

11) Pastikan pelan kontinjen perniagaan anda berguna.

Terakhir tetapi tidak semestinya, anda ingin pastikan anda menyimpan pelan bencana anda di tempat yang mudah diakses dan pastikan semua orang yang perlu tahu di mana ia tahu lokasinya. Anda juga perlu menetapkan satu orang dan satu saat untuk merebut pelan kontinjen perniagaan dalam perjalanan keluar jika bencana perniagaan memerlukan meninggalkan premis.

12) Gunakan Laman Web Perniagaan dan Media Sosial

Laman web perniagaan dan platform media sosial seperti Facebook, LinkedIn, dan Twitter adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan rakan sekutu dalam kes kecemasan. Jangan biarkan pelanggan anda tertanya-tanya jika anda terbuka atau tidak apabila berlaku bencana - jawatan yang cepat di Facebook boleh membuat mereka tetap terkini.

Perancangan Kontingensi Perniagaan Membayar Off

Adalah mudah untuk menunda perancangan kontingensi perniagaan. Selalu ada "krisis" segera yang menuntut perhatian kita. Tetapi, berapa ketara mereka benar-benar dibandingkan dengan peristiwa yang menutup perniagaan anda selama berjam-jam, hari atau minggu? Mengambil masa untuk menyediakan pelan kontingensi perniagaan akan mendapat ganjaran yang besar sekiranya bencana berlaku.