Mengelakkan Pilihan Miskin untuk Bantuan Meja Outsourcing

Persaingan dalam ekonomi hari ini adalah lebih sengit berbanding sebelum ini dan organisasi IT di seluruh dunia mencari kaedah strategik untuk mengusir kos, masa dan usaha. Banyak organisasi menjadi laser yang memberi tumpuan kepada perniagaan teras mereka dan aktiviti yang diperlukan untuk menjadikan mereka berjaya dalam landskap kompetitif semasa. Dengan banyak kakitangan pemotongan organisasi, terdapat sumber yang kurang dan kurang untuk menyokong inisiatif strategik korporat.

Adalah diketahui bahawa proses dan operasi perniagaan yang tidak penting penyumberan luar telah menjadi trend penting sejak beberapa tahun yang lalu. Malah, Bruce Caldwell, penganalisis prinsip dengan Gartner, percaya bahawa syarikat boleh menghasilkan penjimatan kos 20-30% ke atas operasi dalaman melalui penyumberan luar. Ini boleh mewakili penjimatan besar kepada organisasi yang tidak boleh diabaikan dengan mudah.

Penyumberan luar meja bantuan anda mungkin kelihatan sebagai jawapan yang mudah untuk mengurangkan kos dan meningkatkan tahap perkhidmatan, tetapi mungkin terdapat sisi gelap untuk penyumberan luar. Terdapat cabaran penting untuk mencari penjual yang betul, memastikan peralihan yang lancar dan memahami jangkaan dan kos sebenar. Jadi bagaimana anda memastikan anda mendapat faedah penyumberan luar dan mengelakkan kesulitan? Kami telah membuat penyelidikan dan mengambil pengalaman kami sendiri untuk membawa anda …

11 kesilapan terbesar syarikat membuat apabila memilih pembekal penyumberan luar dan cara untuk mengelakkannya:

1. Tidak memahami perniagaan anda dan kecekapan terasnya Sama ada organisasi anda berada dalam penjagaan kesihatan, pembuatan, kewangan, atau jualan - semua perniagaan mempunyai komponen yang menjadi teras kepada perniagaan. Komponen ini jauh melebihi kepuasan pelanggan, seperti memiliki keupayaan e-mel atau akses internet.

Sebagai contoh, tumpuan utama penjagaan kesihatan adalah kesihatan pesakit keseluruhan dan kesejahteraan. Rekod data adalah penting untuk kesihatan pesakit dan kerahsiaan. Mempunyai mereka yang tersedia dan dilindungi untuk penjagaan adalah penting kepada organisasi, sama ada rekod itu adalah elektronik atau kertas. Perlindungan Data dan Pemulihan dalam penjagaan kesihatan adalah komponen teras kepada perniagaan dan penting untuk organisasi IT untuk mengekalkan dengan itu boleh dan tidak boleh dilepaskan. Mengetahui apa yang teras kepada perniagaan juga akan mengenal pasti bidang yang tidak kritikal, seperti pengurusan desktop atau pembaikan perkakasan. Memahami komponen perniagaan penting yang IT bukan sahaja perlu menyokong tetapi menjadi pihak berkepentingan utama akan membolehkan kumpulan IT menukar sumber kepada bidang yang membolehkan IT menjadi aset strategik dan bukannya pusat kos.
2. Tidak mengambil peluang untuk melihat penyumber luar untuk mendapatkan penilaian pakar mengenai situasi semasa anda untuk mendiagnosis keperluan anda dengan betul dan mencadangkan penyelesaian tersuai. Mana-mana vendor boleh menyediakan perkhidmatan yang berada dalam kecekapan teras mereka sendiri, tetapi setiap organisasi adalah unik dengan cabaran khusus. Hubungan vendor mesti diuruskan untuk semua pihak yang terlibat, dan setiap pihak mesti mempunyai kepentingan dalam pelaksanaan yang berjaya.

Daripada mengunci ke aliran kerja atau metodologi tertentu, vendor perlu menumpukan banyak masa dan usaha ke dalam metodologi peralihan sebelum mengambil "panggilan pertama". Peralihan boleh mengambil masa mana saja dari 30 hari hingga 6 bulan, bergantung kepada kerumitan organisasi. Mendapatkan peralihan lancar dari penemuan awal ke keadaan mantap mungkin merupakan komponen yang paling penting untuk pelaksanaan yang berjaya.
3. Tidak memilih pembekal dengan model penyampaian perkhidmatan IT yang mantap, termasuk perkhidmatan pelengkap yang tersedia sekiranya penyumberan luar tambahan dikehendaki / dibutuhkan di kemudian hari. Ini berkaitan dengan memilih berdasarkan harga. Kemungkinan penyedia kos rendah juga rendah terhadap pengalaman / penyampaian spektrum kecanggihan perkhidmatan. Kejayaan jangka panjang anda bergantung pada memilih rakan kongsi yang bereputasi, baik dengan kedalaman dan keluasan pengalaman dengan banyak pelanggan yang berbeza dan model penyampaian perkhidmatan terbukti yang berfungsi di semua situasi.

4. Mengunci syarikat anda menjadi kontrak bertahun-tahun dengan bayaran penamatan besar. Lebih daripada satu syarikat telah menandatangani perjanjian dengan pemberi penyumberan luar hanya untuk mengetahui kemudian bahawa mereka telah terjebak membayar harga yang keterlaluan untuk perkhidmatan subpar dan tidak ada apa-apa yang mereka dapat melakukan kekurangan untuk menahan yuran yang terlalu tinggi untuk menamatkan kontrak. Pastikan anda merundingkan klausa keluar yang tidak akan menyakiti garisan bawah anda.

5. Tidak melaksanakan proses penambahbaikan berterusan seperti Analisis Akar Root. Menurut artikel baru-baru ini dalam Majalah CIO, "Urusan dan model penyumberan luar yang paling terkini adalah ketinggalan zaman dan tidak efektif kerana mereka berasaskan orang dan tidak berasaskan permintaan. Syarikat mempunyai keperluan sumber untuk melakukan kerja yang diperlukan; Mereka merundingkan kadar dengan vendor dan menentukan tempoh kontrak. Kontraknya terutama mengikuti model mudah: People x Rates x Duration

Sangat mudah untuk memahami mengapa model berasaskan orang sedang digunakan hari ini kerana outsourcing berkembang dari era Y2K Syarikat-syarikat pertama yang terlibat dalam syarikat-syarikat penyumberan luar dalam model pembesaran kakitangan untuk menangani keperluan Y2K mereka, dan oleh itu, semua model penyumberan luar berikutnya telah berasaskan orang. Sementara syarikat penyumberan luar berkembang pesat sejak tiga tahun lalu lima tahun dari segi keupayaan mereka, terdapat sedikit evolusi dalam struktur perjanjian. Kontrak penyumberan luar berasaskan rakyat adalah sama dengan membayar sewa Sewa sewaan setiap bulan tanpa mengira penggunaan. 'tidak ada mekanisme atau insentif untuk memacu peningkatan produktiviti, kecekapan, perkhidmatan bernilai tambah tinggi, lebih cepat dari masa ke pasaran, dan usaha kos yang lebih mendalam."Program peningkatan berterusan sepanjang hayat perjanjian perkhidmatan akan memastikan vendor tetap relevan dengan organisasi IT dan organisasi IT itu sendiri tetap berkaitan dengan perniagaan. Kontrak dan model berdasarkan permintaan adalah revolusioner dan akan mendorong hasil yang tidak dapat dipercaya jika organisasi dilaksanakan dengan lebih baik dengan rakan perniagaan mereka dan CIO akan mempunyai lebih banyak fleksibiliti dalam cara mereka memperuntukkan dan membiayai pembiayaan mereka.

6. Memilih berdasarkan harga sebagai faktor penentu > Ini nampaknya jelas, tetapi dalam harga iklim perniagaan hari ini telah mengambil peranan yang lebih utama dalam proses pembuatan keputusan banyak syarikat. Itu mungkin tidak baik jika anda membandingkan PC atau tikus, tetapi penyumberan luar adalah perkhidmatan yang pelbagai dan perlu menjadi perkongsian antara syarikat-syarikat. Harga terendah harus dilihat sebagai bendera merah - sering syarikat harga terendah sama ada tidak mengerti sejauh mana o f yang diperlukan, tidak merancang untuk menyediakan perkhidmatan yang baik, atau merancang untuk menampung hasil yang hilang melalui caj tambahan. Sekiranya ia kelihatan terlalu baik untuk menjadi kenyataan, ia mungkin. Dalam sesetengah kes, pembekal yang paling mahal mungkin juga merupakan nilai terbaik dan sebenarnya dapat menjimatkan wang syarikat anda secara keseluruhan dengan menurunkan perbelanjaan operasi IT anda secara keseluruhan (mis., Menggunakan analisis akar sebab untuk mencari dan memperbaiki masalah sebenar daripada terus menggunakan alat bantuan band) . Beli kualiti - menangis sekali. Beli murah - menangis lagi dan lagi.
7. Membayar secara per-tiket atau setiap kejadian. Pilihan yang seolah-olah tidak bermaya ini secara automatik mewujudkan konflik kepentingan antara anda dan penyumber keluar anda. Mereka sama sekali tidak mempunyai insentif untuk melakukan apa-apa jenis punca analisis atau apa-apa langkah proaktif lain untuk menurunkan kiraan tiket / kejadian anda. Malah, pengaturan ini adalah insentif yang hebat untuk menjadikan satu panggilan / insiden sebagai tiket sebanyak mungkin. Pilih untuk pergi dengan pembekal yang bil cara ini dengan bahaya anda sendiri.
8. Jatuh cinta dengan mana-mana "pantai" tertentu. Penyelesaian yang tepat untuk anda mungkin sokongan darat, sokongan luar pesisir, atau kombinasi. Jangan menutup fikiran anda kepada mana-mana pilihan ini. Persekitaran perniagaan hari ini mungkin menyebabkan anda bersandar terhadap satu pilihan, tetapi siapa tahu apa jenis masalah yang akan anda hadapi esok? Adalah penting untuk bergaul dengan syarikat yang dengan lancar dapat menyediakan kedua-dua pilihan dan secara dinamik menyesuaikan nisbah jika perniagaan anda memerlukannya.
9. Membenarkan penyumber keluar untuk menentukan SLA sendiri. Sekali lagi, ini kelihatannya jelas, tetapi adalah perkara biasa bagi syarikat untuk menangguhkan tawaran SLA penyumberluaran luar tanpa menyesuaikannya dengan keperluan individu mereka sendiri. Sekiranya penyumber keluar tidak cukup fleksibel untuk menyesuaikan tawaran mereka mengikut keperluan anda, apakah lagi yang akan menjadi tidak fleksibel? Pastikan anda terlibat secara aktif dalam menetapkan SLA anda sendiri, disesuaikan dengan keperluan perniagaan anda.
10. Tidak membangun model perkhidmatan Single Point of Contact. Konsep model perkhidmatan Single Point of Contact (SPOC) telah wujud selama beberapa waktu, tetapi beberapa organisasi melakukannya. Idea ini ialah peristiwa yang dikendalikan pada tahap yang paling rendah dan semua maklumat disalurkan ke lokasi terpusat. Ini membolehkan dua perkara; kesinambungan dan pengurangan dalam jumlah kos pemilikan (TCO). Mempunyai proses berulang dan matang adalah tulang belakang model ITIL, dan tanpa pentadbiran berpusat, kesinambungan tidak dapat dicapai. Memandangkan jurutera berpengalaman dengan pengalaman selama 15 tahun adalah sumber yang lebih mahal daripada teknologi PC dengan kurang daripada 3 tahun dalam bidang IT. Cabaran tipikal dalam organisasi IT adalah bahawa jurutera berpengalaman memproses pengetahuan proprietari yang belum dipindahkan kepada pekerja yang kurang mahal. Tanpa lokasi berpusat untuk proses dan prosedur, tindakan tidak dapat dikesan, maklumat tidak boleh dipindahkan dan peristiwa tidak dapat dikendalikan dengan cara yang lebih berkesan. Mempunyai meja perkhidmatan Satu Titik Kenalan membolehkan maklumat dikesan, dikategorikan dan akhirnya didokumenkan untuk pengulangan, sekali gus mengurangkan TCO secara keseluruhan.
11. Tidak memahami kos sebenar Sokongan IT. Kebanyakan pemimpin IT dengan cepat dapat menentukan kos dolar dalaman yang sukar, seperti dolar per jam atau harga PC. Yang biasanya tidak dipertimbangkan adalah kos dolar lembut, seperti beban pekerja atau kos sokongan. Beban biasa (kos faedah untuk pekerja) adalah sekitar 25% daripada gaji. Desktop tipikal yang berharga sekitar $ 800 akan memerlukan tambahan $ 5, 867 dalam kos sokongan untuk kehidupan PC dalam persekitaran yang tidak dikendalikan. Menurut Gartner, pengurusan yang berkesan dapat mengurangkan jumlah pemilikan penuh untuk PC desktop sebanyak 42%. Memahami kos sebenar akan membolehkan kepimpinan IT membuat keputusan yang lebih bermaklumat mengenai sama ada atau tidak untuk mengalih keluar perkhidmatan tertentu.