Pengurusan Pejabat yang baik untuk Perniagaan Kecil Anda

Penyusunan dan kekeliruan adalah menjengkelkan tetapi mereka juga hanya buruk untuk perniagaan. Fikirkan ia sebagai formula jika anda suka: kekacauan yang semakin meningkat sama dengan keuntungan yang berkurangan. Jawapan? Pengurusan pejabat yang baik. Inilah caranya anda boleh menggunakan pengurusan pejabat yang baik untuk mengawal huru hara dalam perniagaan kecil anda:

1. Menubuhkan rutin pengurusan pejabat dan berpegang kepada mereka.

Rutin tugas memerlukan prosedur rutin jika anda ingin tetap teratur dan menjaga hal berjalan dengan lancar.

Sediakan rutin untuk mengendalikan kerja kertas dan sistem pejabat. Sebagai contoh, jika boleh, setiap sekeping kertas yang masuk ke pejabat anda harus ditangani sekali, bertindak, dan difailkan - tidak ditimbulkan secara serentak di atas meja. Begitu juga, komunikasi digital seperti emel harus diprioritaskan dan bertindak dengan serta-merta jika boleh atau ditandai untuk tindakan masa depan.

Sistem pejabat, termasuk desktop, komputer riba, pelayan fail, pencetak pelbagai fungsi dan peranti mudah alih, memerlukan pentadbiran dan prosedur kecemasan. Apabila sistem terhempas atau sekeping peralatan yang berkaitan dengan komputer gagal, semua orang di pejabat anda perlu tahu siapa yang hendak memanggil dan apa yang tidak boleh dilakukan (seperti cuba untuk menyelesaikan masalah itu sendiri). Ketahui 3 Langkah untuk Melindungi Data Perniagaan Kritikal Anda.

2. Sediakan tanggungjawab yang jelas.

Pengurusan pejabat yang baik bergantung kepada orang yang mengetahui siapa yang bertanggungjawab untuk apa - orang-orang yang bertanggungjawab yang melakukan sesuatu.

Apa yang akan berlaku, misalnya, jika pembelian untuk perniagaan kecil anda dilakukan oleh siapa saja kapan saja? Adakah anda dapat mencari kertas pencetak apabila anda memerlukannya? Meletakkan satu orang yang bertanggungjawab mengarahkan semua peralatan dan bekalan menyelesaikan masalah dan memastikan perkara berjalan dengan lancar. Sediakan pekerja e-mel kepada orang yang ditunjuk apa-apa permintaan bekalan, atau poskan senarai tulisan tangan di tempat yang mudah dilihat di mana orang boleh menambah apa yang mereka perlukan.

Ia sama dengan pentadbiran sistem (komputer). Anda perlu mempunyai satu orang yang bertanggungjawab untuk keselamatan sistem komputer anda dan menjejaki perkara seperti akaun, kata laluan, dan perisian. Menggunakan sistem berasaskan awan untuk aplikasi pejabat, perisian perakaunan dan penyimpanan data adalah penyelesaian yang ideal untuk perniagaan kecil, tetapi anda masih perlu mempunyai orang yang dipercaya yang ditugaskan untuk melakukan tugas pentadbiran seperti menambahkan / memeupayaan pengguna, memberikan izin, dll. > 3. Simpan rekod - dan pastikan rekod perniagaan anda dikemas kini.

Menjaga rekod berbunyi seperti bahagian paling mudah dari pengurusan pejabat yang baik - sehingga anda menganggap keperluan untuk menyimpan rekod tersebut boleh diakses dan dikemas kini. Tapi aturan pertama untuk menjadi pengurus pejabat yang baik akan membantu anda mendapatkan cengkaman ini; membuat kemas kini rekod rutin pejabat.Apabila anda mendapat pelanggan baru atau pelanggan, misalnya, hanya diperlukan seketika untuk memasukkannya ke dalam pangkalan data kenalan anda. Kemudian, ia hanya akan mengambil masa atau dua saat untuk mengemas kini rekod selepas anda bercakap dengannya di telefon.

(Perhatikan juga bahawa kebanyakan bidang kuasa mempunyai Akta Privasi yang mengatur pengendalian maklumat pelanggan.)

4. Berjalanlah melalui pejabat anda dan duduklah.

Adakah pejabat anda sebagai contoh pengurusan ruang atau salah pengurusan ruang?

Apabila anda berjalan di pejabat, adakah anda perlu melencongkan halangan atau menghadapi risiko tersandung sesuatu?

Apabila anda duduk di meja bolehkah anda bekerja dengan selesa di sana? Adakah hal-hal yang diatur secara logik supaya perkara-perkara yang paling banyak digunakan di meja paling dekat?

Terdapat banyak perkara yang dijejali ke pejabat sekarang, dari pencetak berdiri melalui kabinet pemfailan. Untuk pengurusan pejabat yang baik, anda perlu memastikan bahawa semua perkara di pejabat disusun untuk kecekapan maksimum - dan keselamatan maksimum. Dasar-dasar Reka Bentuk Pejabat Kecil atau Rumah menyediakan petua-petua untuk memenuhi keperluan kuasa, pencahayaan dan pengudaraan ruang pejabat anda dengan selamat.

5. Jadual kerja yang membosankan.

Sangat mudah untuk memadamkan perkara yang anda tidak suka, dan kebanyakan orang perniagaan tidak menikmati tugas seperti memfailkan, menghantar dan menerima, atau simpan kira - bahkan pengurus pejabat.

Malangnya, sebuah pejabat, seperti dapur, tidak berfungsi dengan baik tanpa kerja-kerja yang dilakukan.

Jika anda seorang pemilik perniagaan kecil yang berada dalam kedudukan yang tidak mampu memberikan apa sahaja yang anda lihat sebagai pekerjaan yang membosankan atau tidak menyenangkan kepada orang lain, paksa diri anda untuk melakukannya secara berkala dengan menjadwalkan waktu setiap minggu untuk itu. Ambil pagi atau petang, sebagai contoh, dan habiskan panggilan yang sejuk, mengembalikan pertanyaan e-mel bukan keutamaan, membuat siaran media sosial, mengejar perakaunan atau mengemas kini rekod.

6. Perwakilan dan penyumberan luar.

Di dunia yang sempurna, semua orang hanya akan melakukan apa yang dia mempunyai masa untuk dilakukan dan melakukannya dengan baik. Sebagai dunia tidak sempurna, sebaliknya ramai orang melakukan perkara-perkara yang mereka tidak mempunyai masa atau bakat untuk melakukannya dengan baik.

Perwakilan dan penyumberan luar bukan sahaja dapat meningkatkan pengurusan pejabat perniagaan kecil anda tetapi membebaskan anda untuk memberi tumpuan kepada bakat anda, dengan itu meningkatkan keutamaan anda. Seorang pembantu separuh masa atau Pembantu Maya boleh mengendalikan banyak tugas pejabat atau pentadbiran anda. Untuk lebih banyak lagi mengenai perwakilan, lihat Putuskan Perwakilan.

7. Membuat perancangan perniagaan menjadi keutamaan.

Banyak pemilik perniagaan kecil menghabiskan masa mereka bertindak dan bertindak balas - dan kemudian bertanya-tanya mengapa mereka nampaknya berputar roda mereka. Perancangan perniagaan adalah komponen penting dalam pengurusan pejabat yang baik dan perlu menjadi sebahagian daripada rutin pengurusan pejabat biasa anda.

Pemilik perniagaan kecil yang berjaya meluangkan masa setiap minggu untuk perancangan perniagaan, dan banyak menggunakan sesi perancangan perniagaan harian sebagai alat untuk penetapan tujuan dan pertumbuhan.

Panduan perancangan perniagaan ini merupakan buku asas yang bagus untuk mendapatkan usaha perancangan perniagaan anda dijalankan; ia membentangkan rangka kerja perancangan perniagaan untuk perniagaan kecil anda dan memberikan sumber pada segala sesuatu dari menulis pernyataan visi melalui peraturan untuk menetapkan matlamat perniagaan.

Jika anda mempunyai kakitangan, melibatkan mereka dalam perancangan perniagaan, sama ada secara rasmi atau secara tidak rasmi.

Anda Akan Menyukai Perbezaan

Jangan huru-hara mengganggu menjalankan perniagaan. Sebaik sahaja anda mula menggunakan tujuh prinsip pengurusan pejabat yang baik ini, anda akan kagum dengan perbezaan pengurusan pejabat yang baik - dan berapa banyak perniagaan yang anda lakukan.

Lihat juga:

Mengapa Pengkomputeran Awan Adalah Ideal untuk Perniagaan Kecil

Menguasai Sistem Pengisian Anda

Cara Membuat Sistem Pengurusan Dokumen

10 Tips Mengatur Fail Komputer