Pengurus Pejabat Kemahiran Top Perlu Dengan Contoh

Pengurus pejabat bertanggungjawab untuk memastikan keseluruhan pejabat atau kompleks pejabat berjalan dengan lancar. Ini juga boleh bermakna mengurus dan menyelia mana-mana pembantu pentadbiran. Pengurus pejabat biasanya tidak memerlukan pendidikan khusus, tetapi mereka memerlukan banyak pengalaman yang relevan dalam peranan pentadbiran dan pengurusan.

Jika anda mencari jenis kerja ini, anda boleh meningkatkan peluang anda secara mendadak dengan mengetahui yang mana kemahiran dan pengalaman anda dapat diserlahkan semasa proses permohonan dan temuduga.

Cara Menggunakan Senarai Kemahiran

Lihat senarai kemahiran yang dicari. Anda mungkin mendapati anda mempunyai lebih daripada mereka yang anda fikir anda ada. Gunakan nama kemahiran anda yang relevan sebagai kata kunci dalam resume dan surat lamaran anda, jadi penyelia penyewa akan dapat melihat dengan jelas bahawa anda mempunyai apa yang mereka cari. Pastikan anda membaca huraian kerja dengan teliti, supaya anda tahu kemahiran mana yang paling penting kepada bakal majikan anda. Penyelidikan syarikat juga membantu.

Apabila anda bersiap sedia untuk temubual anda, bersedia sekurang-kurangnya satu contoh khusus satu kali anda menunjukkan setiap kemahiran yang anda harapkan untuk dibincangkan. Jangan mengharapkan mereka mengambil kata-kata anda untuk perkara-perkara ini.

Anda juga boleh menyemak senarai kemahiran kami yang disenaraikan oleh pekerjaan dan jenis kemahiran.

Contoh Kemahiran Pengurus Pejabat

Tidak semua jawatan pengurus pejabat memerlukan set kemahiran yang sama. Kebanyakan akan bergantung pada berapa banyak pembantu pejabat yang anda mesti menyelia, berapa orang menggunakan pejabat yang anda uruskan, dan apa jenis perisian dan sistem lain yang digunakan oleh majikan anda.

Tetapi terdapat beberapa kemahiran yang hampir semua pengurus pejabat yang berkesan ada dan tidak dapat dilakukan tanpa.

Kemahiran Pentadbiran
Sebagai pengurus pejabat, anda bertanggungjawab untuk menyelesaikan beberapa tugas pentadbiran. Ini termasuk pekerja menyewa dan menembak, menjalankan penilaian prestasi, melatih pekerja baru dan mengawasi orang lain.

Meluluskan pengambilalihan formal, menjalankan operasi perniagaan am dan mengekalkan dokumen dan rekod personil juga boleh dimasukkan ke dalam bidang kuasa anda juga.

Anda juga perlu merancang, mengendalikan pemprosesan mel, menjadualkan dan menghadiri mesyuarat. Anda boleh dipanggil untuk mengamalkan penyelesaian konflik, mewakilkan kerja dan menjadi pembuat dasar dan keputusan.

Kemahiran Analitis
Sebahagian daripada tugas anda adalah untuk mencari cara untuk melakukan pekerjaan anda dengan lebih baik. Jika anda dapat mengenal pasti ketidakcekapan dalam bagaimana pejabat anda berjalan dan memberikan penyelesaian, anda mungkin dapat menyelamatkan majikan anda banyak wang dan menyelamatkan rakan-rakan anda dengan banyak kecaman. Seorang pengurus pejabat yang hebat akan selalu meminta dirinya dari semua proses, amalan, dan prosedur, "adakah ini masuk akal?Adakah ini yang terbaik yang boleh kita lakukan? "Berikut adalah senarai kemahiran analisis yang boleh anda sertakan pada resume anda.

Perhatian ke Butiran
Sebagai pengurus pejabat, anda akan berhenti dengan anda. Anda akan bertanggungjawab untuk menempah bekalan pejabat yang betul pada masa yang tepat, untuk mengekalkan rekod secara tepat dan teratur, dan untuk memastikan keperluan dan isu orang lain di pejabat. Jika anda melakukannya dengan betul, pejabat akan kelihatan berjalan sendiri. Jika anda mendapat butiran kecil yang salah, orang lain mungkin tidak dapat melakukan pekerjaan mereka.

Keterampilan Komunikasi
Seperti pembantu pejabat, anda sering kali menjadi salah satu pengunjung pertama yang melihat, dan anda mungkin kadang-kadang menjadi satu-satunya yang mereka lihat, jika profesional yang pejabatnya berlaku. Oleh itu, anda mestilah bertindak sebagai penyambut tetamu yang berkesan pada masa yang sama menjalankan tugas anda yang lain.

Anda juga boleh menjadi titik utama hubungan antara semua orang yang menggunakan pejabat itu, dan mungkin antara pejabat anda dan orang lain dalam organisasi yang sama. Anda mungkin perlu mengamalkan penyelesaian konflik. Anda pasti perlu mewakilkan kerja. Kesemuanya itu menambah banyak komunikasi, baik bertulis dan lisan, semuanya mesti tepat, cekap, mesra, dan profesional pada setiap masa.

Kemahiran Komputer
Adalah penting bahawa pengurus pejabat mempunyai pelbagai kemahiran komputer.

Spesifik akan bergantung pada majikan anda, tetapi akan melibatkan kemasukan data, spreadsheet, dan tugas umum IT.

Urusan pejabat boleh menjadi tanggungjawab yang besar. Pengurus pejabat biasanya bekerja di puncak organisasi, dengan tangan mereka dalam setiap aspek syarikat. Jika peranan utama ini menarik perhatian anda, semak senarai kemahiran kami untuk mengetahui sama ada ia boleh menjadi kerjaya untuk anda.

Perkara Kewangan
Tanggungjawab anda mungkin termasuk pembukuan, invois, penganggaran dan perakaunan. Anda juga mungkin dikehendaki untuk mengendalikan gaji, wang tunai kecil, dan QuickBooks. Laporan suku tahunan dan semenanjung mungkin juga termasuk dalam tugas anda. Sekurang-kurangnya, jika pejabat anda mengendalikan wang sama sekali, anda akan bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan ia ditangani dengan baik

Kemahiran Kepimpinan
Sebagai penyelia tentang apa yang boleh menjadi sekumpulan besar pembantu pejabat, Anda perlu memastikan semua orang termotivasi dan menyelaras. Anda perlu membuat kerja berpasukan. Tugas anda akan termasuk menetapkan standard untuk kerja orang lain dan memastikan piawaian tersebut dipenuhi. Memimpin sering bermaksud membantu orang lain untuk berkembang dalam kerjaya mereka, dan membantu orang memulakan diri sendiri dan berkomunikasi dengan baik antara satu sama lain.

Kemahiran Sosial
Kemahiran interpersonal memainkan peranan yang besar dalam menjadi pengurus pejabat. Anda perlu mempunyai sikap positif, menyambut pelawat dan terlibat dalam kerja berpasukan.

Kekuatan Pelbagai
Pengurus pejabat cenderung mempunyai set kemahiran pelbagai yang membantu mereka melakukan tugas mereka. Ini termasuk memberi perhatian kepada perincian, secara amnya fleksibel tentang tugas-tugas yang perlu anda lakukan dan dipercayai.

Pengurus pejabat juga harus menjadi rangkaian, pemikir logik, multi-tasker dan pemecah masalah. Pengurusan masa dan organisasi harus bersifat kedua kepada orang yang berkhidmat dalam peranan ini.