Tips untuk Menyewa Perencana Acara Terbaik atau Pengeluar

Mengupah seorang perancang acara luar atau pengeluar tidak perlu menjadi tugas yang menakutkan, tetapi anda harus memastikan anda menghabiskan masa mencari perancang acara terbaik dan menyaringnya dengan teliti sebelum melakukan satu untuk syarikat anda acara.

Terdapat beberapa pemboleh ubah yang perlu dipertimbangkan ketika membuat pemilihan anda termasuk objektif acara anda, anggaran yang anda bekerjasama, alasan anda untuk menyewa secara luaran, dan calon yang ada untuk pekerjaan itu, dan untungnya, ada bilangan syarikat sumber yang hebat boleh digunakan untuk memilih perancang acara atau pengeluar terbaik untuk membantu mewujudkan acara syarikat mereka.

Gunakan panduan berikut untuk membantu anda menentukan sama ada anda memerlukan perancang acara untuk acara syarikat anda yang akan datang dan jika anda melakukannya, bagaimana untuk memilih calon terbaik untuk pekerjaan tersebut.

Tentukan Objektif dan Keperluan Acara Perencana Acara

Kebanyakan orang berfikir bahawa mengupah seorang perancang acara luar atau katerer bermula dengan menentukan anggaran acara, tetapi kebenarannya adalah lebih penting untuk bermula dengan menentukan mengapa anda ingin memegang satu peristiwa di tempat pertama. Sebelum anda menjangkau sumber luaran atau dalaman yang akan membantu anda merancang acara itu, anda ingin berada dalam kedudukan untuk berkongsi matlamat penting acara tersebut. Jawab soalan anda sendiri mengenai siapa, apa, di mana, bila, mengapa dan bagaimana-masa akan ada banyak masa untuk membuat pelarasan kemudian.

Sekali anda telah menentukan objektif anda, beberapa idea yang jelas akan mula muncul mengenai tema dan mesej yang anda ingin sampaikan pada acara anda, tetapi yang paling penting, anda ingin menentukan aktiviti apa dan perkhidmatan yang anda perlukan sumber luaran untuk mengendalikan bagi pihak anda.

Anda akan menentukan anggaran apa yang anda miliki untuk seorang perancang dan jika mereka akan membantu memilih tempat itu, membina menu dan membuat cadangan mengenai pilihan makanan dan minuman, penceramah sumber dan hiburan, menjadi tempat untuk hari-hari keperluan pengeluaran, dan / atau membantu membuat dokumen komunikasi penting seperti jemputan dan senarai tetamu.

Jika anda merancang acara anda sahaja dan masih mempunyai sebarang keperluan ini, kemungkinan anda akan menyewa perancang acara untuk menguruskan tugas dan tanggungjawab ini.

Gunakan Sumber Lokal untuk Mencari Perancang Acara Berkualitas

Sering kali, orang berfikir bahawa kata mulut adalah cara terbaik untuk menyewa perancang acara untuk pesta ulang tahun mereka, mesyuarat perniagaan sarapan pagi, berundur hujung minggu, atau acara lain, dan walaupun ia pasti membantu, ini mungkin bukan pendekatan yang paling berkesan.

Jika anda cuba mencari perancang acara terbaik untuk urusan anda, sebaiknya penyelidikan seseorang yang berpengalaman dan memegang reputasi yang kukuh dalam komuniti perancang acara.Kata-kata mulut memberi peluang untuk jualan mudah bagi seorang perancang yang ingin mencari pelanggan baru, tetapi reputasi sebaya sangat efektif.

Tanpa mengira sama ada acara sosial atau mesyuarat korporat, secara amnya, peraturan menyewa perancang acara atau katering tetap sama: anda ingin mengupah seseorang yang mempunyai kepakaran dalam mencipta jenis acara anda.

Pertimbangkan bab kumpulan keahlian profesional atau periksa dengan bab nasional atau tempatan Mesyuarat Profesional Antarabangsa, Persatuan Acara Khas Antarabangsa, Persatuan Kebajikan Catering Kebangsaan, atau Persatuan Profesional Perkahwinan; ia juga relevan untuk mengetahui siapa yang menerbitkan artikel dalam industri mereka.

Jika anda ingin tahu siapa yang mempunyai reputasi untuk menyampaikan perkhidmatan atau kepakaran dalam pasaran tertentu, periksa dengan konvensyen tempatan dan biro pelawat kerana banyak perancang acara adalah ahli aktif, dan mereka juga mengekalkan hubungan dengan dewan perdagangan tempatan; cara lain untuk mendapatkan pakar adalah untuk menjangkau jabatan jualan konvensyen hotel-mereka akan berkongsi dengan anda siapa yang mereka percayai.

Wawancara dan Membincangkan Keperluan Peristiwa Dengan Pemohon

Kebanyakan perancang acara akan bersemangat untuk mendengar tentang acara khusus anda, tetapi memberikan mereka butiran ringkas pada mulanya, dan memberi tumpuan sedikit lagi kepada kepakaran mereka dalam pusingan awal wawancara, di mana masa anda perlu mengurangkan jumlah calon ke tiga pemohon terkuat.

Anda kemudiannya harus meminta setiap perancang acara atau firma mereka untuk berkongsi maklumat mengenai perniagaan mereka, pengalaman dengan peristiwa masa lalu, dan bagaimana mereka merancang untuk kontingensi, memberi perhatian dengan teliti cara respon pemohon dan sebarang pertanyaan susulan dia atau dia mungkin mempunyai untuk syarikat anda, acara, atau matlamatnya.

Perancang yang baik akan membimbing anda melalui perbincangan untuk mengetahui objektif keseluruhan acara anda, garis masa, anggaran, kiraan tetamu dan pilihan peribadi. Perancang yang baik akan menanyakan soalan tentang organisasi anda dan belajar tentang objektif anda dan peristiwa khusus anda-cari tanda-tanda ini apabila mewawancarai untuk mencari calon yang menonjol di atas yang lain.

Walaupun tidak selalu dapat bertemu dengan seseorang secara langsung semasa sesi wawancara pertama, terutama jika program anda berada di luar kota, ini boleh menjadi langkah penting dalam memilih perancang atau pengeluar yang tepat untuk acara dan syarikat anda.

Perjumpaan tatap muka memberikan wawasan di luar kepakaran atau pengalaman perancang ke dalam hubungannya dengan pasukan di syarikat anda yang akan membantu mencipta acara ini-anda akan memilih calon yang bukan sahaja hebat rekod prestasi untuk menghasilkan acara yang berkualiti, tetapi juga orang yang bersaing dengan pasukan anda.

Memadam Pilihan dan Membuat Pilihan

Ia tidak cukup baik untuk meneruskan naluri usahamu, nasihat rakan-rakan anda atau rakan sekerja dan rakan sekerja, atau pertemuan peribadi sahaja-ini adalah acara anda, dan < nama anda dan reputasi anda akan dikaitkan dengannya-anda juga perlu menyemak rujukan calon anda.Pastikan untuk meminta nama pelanggan yang telah bekerja dengan calon sebelum ini, tetapi juga menggali ke dalam setiap sejarah perancang untuk mencari peristiwa yang mungkin tidak disebutkan kepadanya-anda mungkin mendapati dia telah merosakkan beberapa peristiwa dengan klien tertentu yang tidak tidak membuat resume beliau. Sebaik sahaja anda telah mengesahkan bahawa calon jives baik dengan syarikat anda, menunjukkan kepakaran dalam bidang, dan mempunyai pemahaman yang cukup baik mengenai acara yang anda ingin hasilkan dengannya, sudah tiba masanya untuk mempersempit pilihan anda kepada satu dan mendengar idea-ideanya mengenai acara itu. Berdasarkan matlamat dan idea anda, perancang acara yang baik akan membentangkan anda dengan pelan yang akan membantu mencapai tema anda-jika petang dan makan malam peribadi untuk kumpulan intim orang, perancang harus datang kepada anda dengan idea-idea yang termasuk banyak butiran untuk program anda.

Pada ketika ini, perancang acara harus memberi anda idea yang akan membuat anda merasa seperti mereka telah mengambil belanjawan anda dan menggandakan nilainya. Ini sepatutnya jelas dengan cara mereka melangkah visi mereka untuk acara anda.

Membandingkan Bajet Anda ke Perencana Peristiwa

Berdasarkan objektif acara anda, mungkin untuk mewujudkan gambaran umum tentang berapa banyak kos untuk pelbagai elemen program anda, yang akan berbeza-beza berdasarkan jenis peristiwa yang anda hosting dan apa yang termasuknya. Ramai orang yang menganjurkan acara untuk pertama kalinya sering jatuh ke dalam perangkap ingin merancang acara champagne pada belanjawan bir, itulah sebabnya ramai orang akan beralih kepada perancang acara mereka untuk bantuan.

Calon yang ideal akan mengambil belanjawan apa yang anda sampaikan kepada mereka dan mengubahnya menjadi sesuatu yang ajaib, tetapi idea-idea itu akan datang pada harga dan penting bagi anda untuk meminta perancang untuk mendedahkan semua kos dan sumber potensinya bagaimana yuran ini akan dilindungi dan dimasukkan ke dalam keseluruhan yuran perancang acara secara keseluruhannya akan berubah dari perancang kepada perancang atau syarikat acara kepada syarikat acara.

Bergantung pada sifat acara anda, anda akan diminta untuk menyediakan deposit, kertas kerja, dan kontrak kepada perancang acara dan tempat acara dan perkhidmatan yang mereka tawarkan. Ini adalah cara yang baik untuk mengendalikan perniagaan, tetapi nasihat terbaik pada ketika ini adalah untuk mendapatkan nasihat profesional dan tidak pernah menandatangani kontrak yang belum dikaji oleh peguam anda sendiri-terutama ketika berurusan dengan individu swasta yang mungkin tidak memiliki sumber yang sama dari firma besar.

Tinggal Dengan Perancang Anda dan Bersedia untuk Bomba dan Rehat

Kisah-kisah yang paling buruk yang berlaku berkaitan dengan perancangan acara biasanya disebabkan oleh kekurangan tindak lanjut. Perancangan acara memerlukan koordinasi logistik yang berkesan dan menangguhkannya kepada pihak ketiga dapat menimbulkan kekacauan jika perancang acara yang Anda upah tidak sepenuhnya bertanggungjawab terhadap tujuan dan tujuan perusahaan Anda untuk acara tersebut.

Oleh sebab itu, anda sebagai pengurus pengambilan harus bekerja rapat dengan perancang atau pengeluar untuk memastikan setiap elemen pengeluaran dimatikan tanpa halangan-dari memastikan tempat dan pembekal siap untuk acara tersebut untuk memastikan pembayaran telah dibuat kepada setiap vendor sebelum dan selepas.Ini bukanlah untuk mengatakan kebanyakan perancang acara tidak menyampaikan perkhidmatan yang dijanjikan mereka, itu hanya bermakna anda perlu memastikan bahawa logistik telah disahkan.

Jika semuanya berjalan seperti yang dirancang, anda akan mempunyai acara yang berjaya dan satu acara perancang acara yang sangat baik untuk masa depan, tetapi jika proses perancangan tidak berjalan lancar untuk perkhidmatan yang dipersetujui secara bertulis, maka penting untuk meninjau sama ada projek itu sesuai dengan perancang.

Walaupun munasabah untuk bersabar dan bekerja melalui logistik dan sebarang salah faham yang berpotensi di sepanjang jalan, jika anda tidak menerima perkhidmatan yang anda mahu maka anda harus bersedia untuk mengadakan beberapa perbincangan yang serius. Sekiranya anda mesti, bersiaplah untuk memadamkan perancang yang buruk dan mempunyai pilihan sandaran pada setiap masa.