Menyelaraskan Rekod Anda Dengan PayPal dan Excel

Jika anda telah menjadi penjual eBay untuk berapa lama anda sudah tahu bahawa PayPal adalah cara terbaik untuk menerima pembayaran dalam talian-cepat, mudah, dan PayPal menyimpan rekod transaksi yang teliti dengan cara ini. Sebenarnya, anda boleh mengakses urus niaga ini dalam format mudah sedia dan spreadsheet untuk menyelaraskan amalan perakaunan anda-sama ada anda pembeli, penjual, atau kedua-duanya, anda tidak perlu menggunakan laman web PayPal secara langsung untuk mengakses rekod untuk setiap transaksi.

Dalam kombinasi dengan program spreadsheet seperti Excel, ciri PayPal ini boleh membuat pembukuan untuk pembeli dan penjual volume dan penjual kecil dan sederhana - terutama jika anda berhati-hati menggunakan PayPal untuk majoriti urus niaga anda.

Menggunakan Excel untuk Akses Rekod PayPal

PayPal menjadikan pangkalan data transaksi anda dapat diakses oleh anda dalam format yang dipanggil CSV, atau "nilai dipisahkan koma." Kebanyakan aplikasi spreadsheet seperti Excel, Quattro Pro, atau OpenOffice. org Calc-yang sama yang anda boleh gunakan untuk mengimbangi buku cek anda atau melakukan cukai anda-mampu membaca dan mengimport fail yang disimpan dalam format ini.

Oleh kerana PayPal boleh membuat fail CSV untuk anda berdasarkan rentang tarikh, anda boleh menggunakan PayPal untuk menghasilkan maklumat perakaunan yang cepat, tepat dan lengkap (termasuk yuran PayPal, jumlah penghantaran dan pengendalian, dan butiran lain) mengenai transaksi eBay anda yang kemudiannya boleh disimpan di komputer anda sendiri dan memanipulasi dalam aplikasi spreadsheet, contohnya, untuk menyusun mengikut jenis transaksi atau mendapatkan jumlah cepat untuk tujuan cukai.

Mencipta Fail CSV Menggunakan PayPal

Untuk membuat fail CSV transaksi PayPal anda, log masuk ke laman web PayPal seperti yang anda akan lihat pada akaun anda secara normal. Setelah log masuk dan melihat halaman "Akaun Saya" lalai, ikuti langkah berikut:

1. Klik "Sejarah". Klik pada pautan "Sejarah" biru dan putih di bahagian tengah atas halaman. (Petunjuk: ia terletak di sebelah kanan pautan "Pengeluaran".)
2. Pilih julat tarikh. Gunakan alat di bahagian atas halaman untuk memilih julat tarikh untuk transaksi dipaparkan. Anda boleh memilih permintaan umum seperti "Minggu Terakhir" (untuk semua urusniaga dalam tempoh tujuh hari sebelumnya) atau "Bulan Terakhir" (untuk semua urus niaga dalam tempoh 30 hari terakhir), atau anda memilih untuk memaparkan julat tarikh tertentu.
3. Klik pautan "CSV". Klik pautan "CSV" di sebelah kanan perkataan "Muat turun:" di sebelah kanan bahagian atas kawasan paparan. Popup akan muncul meminta anda memilih format muat turun.
4. Klik butang "Muat turun". Tanpa mengubah jenis fail dari "CSV," klik butang "Muat turun" kuning. PayPal akan berhenti beberapa saat untuk mengakses pangkalan datanya sebelum menghantar pelayar web anda fail yang dipanggil Downoad.csv. Simpan ini ke desktop anda untuk akses mudah.

Pengguna lanjutan membaca bersama dengan artikel ini mungkin sudah tahu apa sebenarnya yang mereka mahu lakukan dengan data pada tahap ini-jika ini anda, sila muat turun ke format lain (seperti format Quicken atau Quickbooks) atau menyimpang dari prosedur berikut.

Mengimport Fail CSV Ke Excel

Sekarang bahawa anda telah memuat turun fail CSV yang mengandungi transaksi pilihan anda dan fail telah disimpan di desktop anda, ikuti langkah-langkah ini untuk memuatkan fail dalam Excel.

1. Lancar Excel. Jika fail CSV pada desktop anda sudah kelihatan seperti fail Excel (iaitu ikon yang mewakili fail kelihatan seperti ikon yang biasanya anda lihat untuk fail Excel), anda boleh klik dua kali pada fail untuk membukanya dan vóila-anda sudah selesai! Walau bagaimanapun, ramai pengguna akan mendapati bahawa fail CSV tidak secara automatik dibuka dalam Excel apabila ikon diklik dua kali. Jika ini adalah anda, gunakan menu permulaan anda untuk melancarkan aplikasi Excel.
2. Pilih menu "Fail", kemudian pilih "Terbuka." Setelah aplikasi Excel terbuka, klik pada menu "Fail" di kiri atas tetingkap dan pilih pilihan "Buka" senarai pilihan. Anda harus disambut oleh tetingkap dialog yang lebih kecil yang dilabel "Buka" yang menunjukkan fail pada sistem komputer anda.
3. Pilih Desktop anda. Dalam versi Excel yang terkini, ini boleh dicapai dengan mengklik pada ikon "Desktop" di sebelah kiri dialog "Buka". Dalam Excel versi lama, klik pada senarai lungsur turun Lokasi berhampiran bahagian atas tetingkap dan pilih "Desktop" dari senarai panjang tempat yang muncul.
4. Tetapkan jenis fail kepada "Semua fail." Klik pada senarai drop-down "Files of type" di bahagian bawah tetingkap dan tukar jenis fail dari "Fail Excel" ke "Semua fail." Ini akan menyebabkan dialog "Buka" untuk menunjukkan sebarang fail CSV pada desktop anda.
5. Klik dua kali pada fail "Muat turun". Cari fail CSV (dipanggil "Muat turun" atau "Muat turun. Csv" bergantung pada versi Windows anda-anda mungkin perlu mencari senarai semua fail di desktop anda) dalam senarai fail yang ditunjukkan dalam " Buka "dialog dan klik dua kali padanya.

Itu semua ada padanya! Anda kini harus melihat senarai teratur dan disusun dari semua transaksi PayPal baru-baru ini di Excel. Sekiranya anda sudah biasa dengan Excel, anda sepatutnya dapat memasukkan maklumat ini untuk digunakan dalam rekod kewangan anda dengan segera untuk memproses, menapis, mengatur, mencari, atau memanipulasi rekod PayPal anda.

Perhatikan, juga, seperti yang telah disebutkan pada permulaan artikel ini bahawa langkah-langkah serupa boleh diikuti untuk mengimport rekod PayPal anda ke dalam OpenOffice. org atau Quattro Pro. Hanya masukkan import aplikasi hamparan anda atau buka fail "CSV" atau "nilai dipisahkan koma".

Sebagai nota akhir, perlu diingat bahawa jika anda mahu terus menggunakan maklumat ini, anda mungkin boleh menyimpannya semula dalam format standard Excel (atau apa saja format standard menggunakan spreadsheet anda) untuk kemudahan. Untuk melakukan ini, klik pada menu "Fail" di bahagian atas kiri tetingkap Excel dan pilih pilihan "Simpan Sebagai".Kemudian, pilih "Buku Kerja Microsoft Excel" dari senarai lungsur turun "Simpan sebagai jenis" berhampiran bahagian bawah dialog "Simpan Sebagai" yang muncul.

Pembukalan gembira!