Enam Langkah untuk Memperkuat Pengurusan Perniagaan Anda

Apabila perniagaan berkembang dan mengubah proses untuk menjalankan perniagaan secara semula jadi perlu berkembang. Saya menerangkan semua proses dan peristiwa yang diperlukan untuk berkongsi keputusan, membincangkan rancangan masa depan, mengenal pasti masalah untuk menangani dan memastikan pengurus dan pekerja memberi tumpuan kepada isu-isu yang betul sebagai rutin operasi perniagaan.

Rutin operasi yang ditakrifkan oleh irama yang konsisten dalam mesyuarat dan aktiviti yang betul adalah penting untuk menjalankan dan mengembangkan perniagaan yang sihat.

Artikel ini menawarkan panduan untuk membuat rutin operasi untuk perniagaan atau pasukan anda, sama ada anda adalah ketua eksekutif, pengurus besar atau pengurus garis fungsian.

Apabila Pertumbuhan Menuntut Perubahan kepada Rutin Operasi: Kajian Kes

Ahli-ahli firma perisian kecil ini berbangga untuk terus menjadi budaya kasual yang telah dicipta oleh pengasas pada hari permulaan awal. Mereka mengiktiraf persekitaran yang longgar ini bebas dari proses dan birokrasi dengan membuat firma mereka tempat yang bagus untuk bekerja dan membolehkan kreativiti maksimum mengalir dari jurutera firma itu.

Gaya operasi longgar ini berfungsi dengan baik sementara perniagaan masih kecil. Walau bagaimanapun, terima kasih kepada beberapa kreativiti yang hebat dan produk hit yang dihasilkan, firma tersebut telah menangkap jualan dalam jualan dan penduduk pekerja meletup di laut pekerja baru. Begitu juga masalah. Dalam kaji selidik pekerja isu-isu berikut diserlahkan sebagai kebimbangan yang serius:

• Komunikasi dan koordinasi yang kurang baik antara fungsi.
• Kekurangan kolaborasi untuk penyelesaian masalah harian.
• Kebingungan mengenai projek utama dan keutamaan strategik.
• Kurang pemahaman tentang prestasi syarikat dan sasaran masa depan.
• Kesesakan proses yang masih belum dapat diselesaikan untuk tempoh masa yang panjang.
• Kekurangan penyambungan antara matlamat individu dan matlamat organisasi.

Melihat bahawa budaya kasual hari tidak lagi berfungsi dalam sebuah syarikat yang berkembang pesat, para pengurus dan penyumbang utama menetapkan mewujudkan rutin operasi-satu siri mesyuarat dan proses yang direka untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama.

Walaupun idea untuk menambahkan proses kepada persekitaran kreatif mereka tidak selesa, penambahan hanya jenis proses dan peristiwa yang betul membantu secara dramatik meningkatkan komunikasi dan koordinasi di seluruh organisasi . Kaji selidik pekerja berikutnya mencerminkan kurang daripada krisis atau nada pemadam kebakaran dan memberi tumpuan kepada pengukuhan apa yang dilihat semula sebagai tempat yang bagus untuk bekerja.

Enam Langkah untuk Mewujudkan Rutin Operasi yang Menguatkan Firma Anda:

Firma perisian yang diterangkan di atas merancang rutin operasi mereka secara berperingkat-peringkat, memberi tumpuan pada mulanya untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama dan kemudian memberi tumpuan kepada mendapatkan lebih banyak orang yang terlibat dalam kerja strategi .Berikut adalah enam langkah pengurus firma ini mengambil untuk mengukuhkan firma mereka:

1. Cari titik permulaan yang betul. Memandangkan cabaran komunikasi, pasukan dalam firma perisian memutuskan bahawa pengurus dalam semua fungsi akan bertemu mingguan untuk mengenal pasti dan berkongsi masalah utama atau peluang di mana bantuan diperlukan.

Daripada berkhidmat sebagai mesyuarat status di mana setiap peserta akan menerangkan aktiviti semasa mereka, peserta yang menghadapi cabaran atau peluang akan menggambarkan keadaan dan keperluan mereka. Orang ramai telah menjadi sukarelawan atau ditugaskan untuk membantu dan inisiatif itu dijejaki untuk kesimpulan dalam laporan yang tersedia kepada semua pekerja. Pada akhirnya, pasukan menggunakan nama Isu dan Peluang untuk mesyuarat mingguan ini.

Oleh kerana penyelarasan dan kerjasama di sekitar perkara yang dikenal pasti dalam mesyuarat Isu dan Peluang meningkat, tempoh mesyuarat mingguan dikurangkan kepada kurang dari 30 minit. Peserta bersetuju bahawa ini adalah pelaburan masa yang kecil dengan hasil yang besar.

2. Bina atas kejayaan. Diperkenalkan oleh kemajuan positif yang dicipta oleh mesyuarat Isu dan Peluang , pengurus firma perisian seterusnya berusaha untuk meningkatkan kesedaran mengenai hasil kewangan dan penjajaran di sekitar matlamat utama. Mereka menubuhkan Forum Bulanan Perbincangan yang berlangsung melalui webinar.

CEO dan eksekutif akan menerangkan keputusan bulan sebelumnya, mengenal pasti kemajuan dan masalah dengan penunjuk prestasi utama dan mengkaji semula matlamat peringkat tinggi bagi baki suku dan tahun. Kakitangan digalakkan untuk bertanya soalan melalui mesej segera dan semua soalan dan jawapan telah diingati dalam e-mel ikut serta yang diedarkan tidak lewat daripada hari berikutnya. Rakaman diarkibkan untuk melihat rakan kongsi yang mudah untuk tidak menghadiri sesi hidup.

Memandangkan ini baru Hasil Bulanan Perbincangan mendapat momentum, masa yang diperlukan untuk menyediakan dan menyampaikannya dikurangkan kepada kurang daripada satu jam berdasarkan kepada jumlah soalan pekerja. Pekerja yang terbiasa tidak pernah mendengar bagaimana prestasi firma itu menjadi pembimbing sorak terbesar untuk sesi baru ini dan ketelusannya di sekitar nombor dan indikator prestasi.

3. Mulakan pekerja baharu di atas pijakan kanan . Memandangkan kadar pengambilan pekerja baru yang cepat, pengurus puncak dan penyumbang individu menentukan bahawa proses onboarding pekerja baru termasuk sesi "Makan Tengahari Dengan Eksekutif" di mana eksekutif akan memperkenalkan diri dan fungsi mereka dan bercakap tentang sejarah firma, sekarang dan masa depan. Tiada topik yang tidak terhad dan pekerja baru digalakkan untuk bertanya tentang strategi, keputusan kewangan, peluang pasaran, keutamaan penting dan bagaimana untuk meneruskan organisasi.

4. Lihat ke dalam sekali setiap suku tahun dalam ulasan operasi mendalam. Sesi yang diterangkan di atas memberikan bantuan segera untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama dan memastikan semua orang berada pada halaman yang sama untuk hasil dan matlamat. Walau bagaimanapun, apa yang diperlukan adalah cara untuk secara obyektif melihat bagaimana perniagaan beroperasi dan mengenal pasti peningkatan yang diperlukan. The Kajian Operasi Suku dilahirkan.

Berbeza dengan sesi Isu dan Peluang dan Perbincangan Bulanan Hasil , Kajian Operasi Suku Tahunan yang difokuskan pada mengkaji setiap kawasan fungsional dan memeriksa prestasi keseluruhan dan penunjuk utama. Sensitif untuk tidak menginginkan ini berfungsi sebagai "sesi membual," peraturan dasar telah ditubuhkan untuk menggalakkan pengenalpastian kawasan masalah dan membenarkan pertanyaan dari semua peserta mesyuarat yang lain. Selepas beberapa sesi awal yang kasar, mesyuarat ini berkembang menjadi sebahagian penting proses penambahbaikan berterusan firma. Pengurus fungsional dan perniagaan belajar untuk menjadi telus tentang cabaran dan kejayaan mereka dan pentingnya, sasaran utama untuk pengukuhan dikenalpasti untuk setiap kawasan dengan keputusan yang akan dilaporkan pada mesyuarat suku seterusnya.

Satu langkah tambahan yang membantu sesi kajian suku tahunan ini berkembang termasuk memperluaskan penglibatan kepada sekumpulan pemerhati . Setiap pengurus pelapor atau pemimpin perniagaan dibenarkan untuk menjemput beberapa ahli pasukan ke sesi untuk mendengar dan mengetahui tentang keseluruhan perniagaan. Peserta yang tenang ini kemudiannya bertanggungjawab melaporkan semula kandungan mesyuarat kepada pasukan mereka yang lebih luas.

5. Formalkan proses melihat ke luar . Beberapa pemimpin teknikal firma perisian semakin prihatin bahawa Rutin Operasi baru difokuskan secara eksklusif ke atas aktiviti dalaman dan tidak membenarkan pandangan dan pemerhatian dari dunia luar. Untuk membantu menangani kebimbangan ini, pengurus teknikal telah diberi belanjawan untuk bekerjasama untuk menggalakkan penerokaan luar, termasuk menghadiri persidangan dan seminar, melawat pelanggan dan meneroka pasaran yang tidak berkaitan tetapi berpotensi menarik bagi firma. Satu-satunya syarat pelaburan adalah bahawa pengurus teknikal dikehendaki memasukkan pekerja dari fungsi lain dalam penjelajahan mereka dan melaporkan semula dan mengkaji kandungan dan idea yang dijana daripada penerokaan luar. Akhirnya, proses itu melibatkan satu idea yang dihasilkan dan kes-kes perniagaan dibangunkan untuk tujuan baru.

6. Buat pasaran dan pasukan yang memberi tumpuan kepada pelanggan untuk menjalankan strategi . Sesi di atas memberi tumpuan kepada komunikasi, kerjasama, penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang berterusan, tetapi mereka tidak menangani isu strategi dan strategi pembangunan pelaksanaan. Ini telah dipecahkan dengan mewujudkan pasukan yang memfokus pasaran yang menentukan strategi yang diperlukan dan mengenal pasti rancangan yang diperlukan untuk membawa strategi ini untuk hidup. Setiap pasukan telah ditugaskan sebagai penaja eksekutif dan pengurus projek, dan ahli telah diambil dari peranan fungsi utama, bukan hanya peranan pengurusan.

Walaupun pasukan ini tidak menggantikan tanggungjawab eksekutif tertinggi untuk bimbingan strategi keseluruhan, mereka menawarkan cara yang luar biasa untuk menarik lebih banyak pekerja ke dalam proses untuk pelaksanaan input dan penyelarasan. Para eksekutif berkhidmat sebagai lembaga yang menonjol dan membuat keputusan akhir mengenai tahap pelaburan keseluruhan, dan pasukan yang membawa strategi untuk hidup. Pendekatan pengurusan projek untuk pelaksanaan strategi terbukti sangat membantu dalam mengatur dan mengawal pelbagai inisiatif.

Lapan Pengambilalihan Utama untuk Pengurus:

1. Meningkatkan koordinasi dan pengawalan suatu perniagaan tidak perlu bermakna mengenakan jumlah proses dan birokrasi yang mendadak. Berjalan sebelum anda lari.
2. Komunikasi sentiasa menjadi masalah: mulakan di sana dahulu.
3. Kembangkan penglibatan dan bukannya mengehadkannya.
4. Melebihi perbaikan komunikasi jangka pendek untuk mewujudkan proses dan peristiwa yang menumpukan pada usaha meningkatkan jangka panjang perniagaan.
5. Jadilah konsisten dan rajin dengan rutin operasi anda.
6. Mencabar orang ramai untuk melihat di luar perniagaan sebagai sebahagian penting dalam mengukuhkan perniagaan.
7. Strategi menendang keluar dari ruang dewan dan ke tangan pekerja anda, tetapi memandu dan melatih mereka.
8. Gunakan amalan pengurusan projek untuk memudahkan pelaksanaan strategi.

Bottom Line:

Dalam dunia yang dicirikan oleh perubahan dan peningkatan kerumitan, anda tidak mampu untuk mengekalkan pendekatan operasi semalam, walaupun ia adalah kasual dan selesa. Pengurus yang baik dan pengendali perniagaan sentiasa berusaha untuk mengenal pasti pendekatan dan proses yang meningkatkan komunikasi dan penglibatan dan menyediakan semua pekerja dengan peningkatan peluang untuk menyumbang. Jika firma anda mempunyai rutin pengendalian yang basi, pertimbangkan menyegarkannya dengan idea dari contoh firma perisian kami. Jika firma anda tidak mempunyai pendekatan operasi yang koheren, sudah tiba masanya bagi pengurus dan penyumbang utama untuk meningkatkan dan membuatnya.