Panduan Kepada Harga Persidangan dan Perjumpaan Rapat

Tidak seperti di Amerika Syarikat, amalan umum untuk hotel-hotel Eropah menawarkan pakej persidangan dan mesyuarat korporat sebagai pilihan untuk perancang acara yang mengadakan seminar, persidangan, dan mesyuarat lain di hotel. Idea di sebalik menawarkan perkhidmatan tempat acara korporat yang dibungkus adalah untuk menggabungkan semua elemen ruang pertemuan, makanan dan minuman, dan keperluan audio-visual ke dalam pakej mesyuarat untuk kadar harian rata pada setiap peserta.

Bukan sahaja amalan ini secara amnya lebih cekap bagi mereka yang terlibat dalam perancangan acara, tetapi membuat pengurusan dan meramalkan kos yang berkaitan dengan tempat itu proses yang lebih mudah.

Di Amerika Syarikat, sebaliknya, ia masih jauh lebih biasa bagi hotel untuk membina item barisan persidangan mengikut item baris berdasarkan keperluan terperinci dan disesuaikan setiap mesyuarat atau acara. Walaupun amalan ini membolehkan perancang acara mempunyai kawalan yang lebih besar terhadap setiap perincian peristiwa, ia juga sering membuat perintah acara perjamuan rumit dan lebih sukar dalam menguruskan kos dan anggaran keseluruhan acara.

Walaupun bagaimana pemain utama dalam industri terus mengubah cara mereka menjalankan perniagaan, model Eropah dan model Amerika masih mencerminkan perbezaan ini dalam pendekatan mereka terhadap persidangan dan peristiwa korporat. Untuk menyelam yang lebih dalam, mari lihat dua contoh acara korporat dan contoh persidangan: satu dari bekas Istana Fira di Barcelona (contoh Eropah) dan yang lain di Wynn Resorts di Las Vegas (contoh Amerika).

Contoh Persidangan dan Rapat Pertemuan Eropah

Kadar pembungkusan harian yang popular di United Kingdom dan telah berjalan ke benua Eropah juga. "Pasaran UK adalah orang pertama yang meminta pakej jenis ini, dan kami sentiasa cuba menyesuaikan cadangan kami untuk memenuhi keperluan pelanggan kami," jelas bekas pengurus umum Fira Palace di Barcelona (kini Crowne Plaza Barcelona), sebuah perniagaan hotel yang popular di kalangan acara korporat dan perancang mesyuarat yang mengadakan mesyuarat antarabangsa.

Hotel Clientele

Kembali apabila Crowne Plaza Barcelona masih beroperasi sebagai Istana Fira, kira-kira 20% pelanggan hotel berasal dari Sepanyol. Selebihnya pelanggan tahunan datang dari UK (19%), U. S. (17%), Perancis (7%), Itali (6%), Jepun (4%), dan Jerman (4%). Di samping itu, kira-kira separuh daripada acara perniagaan yang dihoskan terdapat dari industri farmaseutikal dengan bakinya termasuk teknologi, makanan dan minuman, perbankan, dan pelanggan industri auto.

Permintaan Eropah untuk Harga Pakej Persidangan

Pada masa ini, pakej mesyuarat harian di Fira Palace termasuk penggunaan bilik mesyuarat, rehat kopi, makan tengahari, skrin dan banyak lagi.Pakej mesyuarat yang ada (s) pada dasarnya merangkumi segala-galanya yang perlu dimasukkan oleh perancang dalam mesyuarat.

Ketika industri berkembang, permintaan untuk persidangan dan pakej mesyuarat terus berubah dari masa ke masa. Pada mulanya, perancang acara korporat meminta harga persidangan rata untuk bilik mesyuarat dan makanan dan minuman. Pada masa yang sama, permintaan ini berkembang untuk memasukkan item lain, seperti skrin, akses Internet, carta flip, dan sistem bunyi. Tetapi permintaan itu masih untuk harga pakej, harga rata.

Bagi mereka yang memerlukan bilik tetamu semalaman, mereka juga meminta kadar istimewa / berunding untuk penginapan ke dalam persidangan mereka keseluruhan kadar peristiwa.

Walaupun pakej ini akan meliputi sebahagian besar keperluan acara, perancang masih berunding untuk keperluan acara lain, seperti kawasan pameran, makan malam gala, majlis koktail, dan agenda acara lain.

Kebaikan dan Kekurangan Pendekatan Eropah

Sudah jelas bahawa pendekatan Eropah terutamanya dalam perancangan dan penetapan persidangan mungkin berguna untuk perancang acara untuk beberapa sebab, termasuk persepsi tentang penjimatan kos, ramalan kos, dan kemudahan persembahan dan kelulusan pelanggan.

Dengan kata lain, pendekatan sememangnya menimbulkan beban yang lebih tinggi di hotel untuk meramalkan keperluan pelanggannya semasa menguruskan garis bawahnya sendiri. "Dari sudut pandangan kami, lebih mudah untuk melakukan 'à la carte' peristiwa. Sebenarnya, operasi itu lebih rumit tetapi manfaat bagi kami adalah kepuasan pelanggan, "kata bekas pengurus umum Fira Palace.

Persidangan dan Paket Mesyuarat Amerika Contoh

Walaupun pasaran Eropah agak matang dengan penerimaan dan penggunaan pakej persidangan atau mesyuarat, lebih banyak hotel di AS mungkin mula mempertimbangkan mengubah cara pakej dan persidangan dan mesyuarat harga juga. Ini amat penting sekarang apabila perancang acara dikehendaki membuat keputusan mesyuarat di bawah tarikh akhir lebih pendek dan

Pada bulan Mei 2009, Wynn Las Vegas mengambil inisiatif untuk memperkenalkan tiga jenis apa yang mereka panggil persidangan menyeluruh dan kadar pakej mesyuarat untuk pasaran mesyuarat yang lebih kecil, yang bermaksud mereka dengan kurang daripada 80 peserta. Hari ini mereka masih menawarkan pakej itu. Mereka termasuk:

• Pakej Perjumpaan Persidangan Hari Penuh
• "AM" Pakej Perjumpaan Setengah Hari
• "PM" Pakej Perwakilan Persidangan Separuh Hari

Sama seperti perancang acara Eropah telah menjangka, pilihan pakej Wynn adalah harga pada setiap perwakilan (iaitu, peserta) kadar, termasuk bilik mesyuarat, makanan dan minuman, makanan ringan untuk rehat, dan projektor LCD dan skrin.

Idea untuk Wynn untuk membangunkan pilihan pakej persidangannya berkembang daripada pendekatan pasaran Eropah. Malah, André Link, bekas pengurus jualan kebangsaan Wynn, sebelum ini berasal dari Eropah. "Sebagian besar di Eropah ini adalah satu-satunya cara kami menjual mesyuarat … Sangat jarang kami menyediakan cadangan à la carte yang menyenaraikan kos F & B, penyewaan bilik, caj AV dll., "Jelas Pautan.

Peralihan dalam Industri Acara dan Persidangan Korporat Amerika

Dengan pelancaran program pakej pertemuan kecil mereka, Wynn Resorts menjangkakan kadar konferensi yang dibungkus akan menjadi lebih popular dengan pelanggan korporat mereka kerana kebanyakan mesyuarat persatuan lebih besar saiznya . Mereka betul. Sejak itu, beberapa rantaian hotel Amerika berprofil tinggi telah mula menawarkan pakej mesyuarat dan persidangan korporat yang lebih baik mencerminkan model Eropah jika perancangan acara korporat.

Untuk memastikan, kadar pakej mesyuarat dan persidangan tidak akan memenuhi keperluan setiap acara. Malah, kebanyakan perancang mengakui bahawa mereka akan melepaskan beberapa pilihan terperinci untuk program mereka atau memerlukan tempat untuk menyesuaikan pakej untuk memasukkan elemen tambahan. Selalu sentiasa berhati-hati dengan bergantung kepada kadar pakej jika para perancang menjangkakan bahawa program mereka mungkin lebih lama daripada yang dijangkakan pada awalnya, yang boleh mencetuskan yuran tambahan. Tetapi bagi mesyuarat dan perancang acara yang mencari rapat dengan belanjawan mereka, pakej-perjumpaan mesyuarat dan persidangan ini menawarkan peramalan yang jelas untuk belanjawan persidangan.