Membuat persediaan untuk Audit Pampasan Pekerja

Adakah syarikat anda akan menjalani audit pampasan pekerja? Menyediakan untuk audit mungkin kelihatan menakutkan, terutamanya jika syarikat insurans anda merancang untuk menjalankan audit fizikal di premis anda. Artikel ini akan menggariskan beberapa langkah yang boleh anda ambil yang akan membantu membuat proses lebih mudah dan lebih cepat.

Penjadualan Audit

Penanggung insurans pampasan pekerja anda mungkin akan memulakan proses audit tidak lama selepas polisi pampasan pekerja anda tamat.

Anda boleh menerima surat daripada penanggung insurans atau panggilan telefon daripada orang yang ditugaskan untuk menjalankan audit anda. Juruaudit yang diberikan anda harus menjadualkan audit pada masa yang sesuai untuk anda. Tarikh sepatutnya jauh ke masa depan bahawa anda akan mempunyai masa yang mencukupi untuk mengumpulkan maklumat yang diperlukan oleh juruaudit. Tanya juruaudit untuk memberikan anda ringkasan data yang dia perlukan untuk melaksanakan audit.

Perhatikan bahawa juruaudit anda yang ditugaskan mungkin atau mungkin bukan pekerja syarikat insurans. Sesetengah penanggung insurans mengekalkan jabatan audit dalaman yang mempunyai pekerja mereka sendiri. Orang lain menyalurkan fungsi audit kepada firma pengauditan bebas. Proses itu mestilah sama sama ada audit dilakukan oleh pekerja penanggung insurans atau kontraktor.

Rekod Anda Perlu

Juruaudit akan memerlukan pelbagai maklumat kewangan untuk tempoh masa yang dilindungi oleh dasar yang diaudit. Berikut adalah jenis maklumat yang anda mungkin diminta untuk memberi:

• Lejar perakaunan
• Borang cukai, terutamanya borang 941 dan 944, Pemberi Cukai Persekutuan Pekerja (setiap suku tahunan dan tahunan)
• Rekod pencairan tunai
• kontraktor. Juruaudit perlu mengesahkan bahawa pekerja ini bukan pekerja anda.
• Pembayaran untuk perkhidmatan yang disediakan oleh subkontraktor
• Sijil insurans untuk setiap subkontraktor yang anda sewa
• W-2 dan 1099 borang
• Penerangan kerja untuk setiap pekerja. Pastikan ia tepat menggambarkan tugas pekerja.
• Huraian operasi perniagaan anda
• Rekod gaji untuk jangka masa polisi. Juruaudit perlu mengesahkan semua sumber gaji yang diberikan kepada setiap pekerja (gaji, bonus dll.).
• Batasan gaji yang dikenakan kepada pegawai eksekutif, rakan kongsi, pemilik tunggal dan lain-lain yang dilindungi di bawah dasar
• Lembaran kerja penarafan pengalaman anda

Setelah anda mengumpulkan data yang diperlukan, anda perlu mengaturnya. Masukkan semua rekod gaji anda (seperti borang W-2, stubs gaji, dan rekod kerja lebih masa) bersama-sama supaya maklumat mudah diakses. Begitu juga, letakkan semua maklumat yang berkaitan dengan subkontraktor, termasuk jumlah bayaran dan sijil insurans, di satu tempat. Usaha anda akan dibayar, membuat audit lebih mudah dan lebih cepat.

Apa yang Termasuk dalam Penggajian?

Premium pampasan pekerja anda dikira dengan mengalikan masa kadar gaji anda, dan kemudian membahagikan keputusan sebanyak 100. NCCI dan kebanyakan pihak berkuasa pampasan pekerja merujuk kepada gaji sebagai imbuhan . Istilah ini sering digunakan secara bergantian. Kedua-duanya bermaksud nilai kewangan perkhidmatan yang diberikan oleh pekerja anda kepada organisasi anda.

Kos yang termasuk dalam imbuhan berbeza sedikit dari negeri ke negara. Walau bagaimanapun, mereka biasanya termasuk yang berikut:

• Gaji kasar dan upah, termasuk gaji retroaktif dan gaji
• Komisen. Ini termasuk jumlah komisen yang diterima oleh pekerja dan apa-apa cabutan terhadap komisen.
• Bonus, termasuk pelan bonus saham
• Percutian, percutian dan sakit membayar
• Bayaran lembur. Dalam semua tetapi beberapa negeri, imbuhan termasuk masa lampau yang dikira pada kadar masa lurus. Sebagai contoh, anggap kadar jam biasa pekerja adalah $ 20 per jam. Jika pekerja dibayar $ 600 selama 20 jam lebih masa, anda akan memasukkan hanya $ 400 dari gaji lebih masa.
• Pembayaran yang dibuat oleh anda yang akan ditahan daripada gaji pekerja sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang untuk Jaminan Sosial, Medicare atau pelan pencen
• Bayaran kepada pekerja atas dasar selain dari waktu yang telah dikerjakan. Contohnya adalah kerja-kerja kecil, perkongsian keuntungan atau rancangan insentif.
• Bayaran atau elaun untuk peralatan tangan atau alat kuasa tangan yang digunakan pekerja untuk melaksanakan pekerjaan mereka
• Nilai sewa apartmen atau rumah yang diberikan kepada pekerja. Selain itu, nilai penginapan dan makanan lain yang diterima oleh pekerja sebagai sebahagian daripada bayarannya
• Bayaran yang dipotong daripada gaji kasar pekerja untuk persaraan, kafeteria, atau pelan simpanan
• Gaji untuk pekerja subkontraktor yang tidak diinsuranskan (lihat komen di bawah)

Apa yang Disisihkan Daripada Penggajian?

Terdapat beberapa kos yang biasanya dikecualikan apabila gaji dikira untuk tujuan penarafan insurans pampasan pekerja. Walaupun ini berbeza-beza mengikut negeri, mereka sering termasuk yang berikut:

• Tips dan ganjaran lain yang diterima oleh pekerja
• Bayaran pesangon (selain dari waktu bekerja)
• Diskaun ke atas barang yang dibeli dari majikan
• Membayar tugas ketenteraan yang aktif
• Elaun seragam

Klasifikasi

Salah satu tugas utama juruaudit adalah untuk memastikan perniagaan yang diinsuranskan diklasifikasikan dengan betul. Sistem pengelasan pampasan pekerja direka untuk mengkategorikan perniagaan , bukan pekerja individu. Juruaudit akan mengkaji operasi syarikat anda untuk menentukan sama ada klasifikasi asas yang disenaraikan pada dasar anda adalah betul.

Klasifikasi asas ialah klasifikasi yang paling menggambarkan perniagaan keseluruhan anda. Ini sering kali sama dengan klasifikasi pentadbiran (klasifikasi yang diberikan paling banyak gaji). Sebagai contoh, anggap anda mengendalikan kedai mesin. Sesetengah pekerja anda bekerja dengan pelarik sementara yang lain mengendalikan gerudi atau mesin setem. Aktiviti khusus yang dilakukan oleh pekerja anda mungkin berbeza dari pekerja ke pekerja.Namun, semuanya sesuai dengan klasifikasi asas anda, Kedai Mesin.

Sesetengah pekerja boleh melakukan tugas yang memerlukan pengelasan berasingan. Sebagai contoh, kedai mesin anda menggunakan pekerja perkeranian yang melakukan tugasnya di pejabat tertutup dari pekerja lain. Pekerja ini mungkin akan diberi klasifikasi Kakitangan Pejabat Perkeranian daripada Kedai Mesin.

Sistem klasifikasi pampasan pekerja sangat rumit. Juruaudit anda boleh mengklasifikasikan semula perniagaan anda dengan cara yang anda tidak faham atau yang tidak masuk akal untuk anda. Dalam acara ini, tanya juruaudit untuk penjelasan. Jika anda masih keliru tentang perubahan, minta ejen atau broker anda untuk bantuan.

Mesyuarat Dengan Juruaudit

Untuk menjalankan audit, juruaudit perlu bertemu dengan anda atau wakil syarikat anda yang dipercayai. Jika anda mewakilkan tugas ini kepada orang lain, pastikan dia:

• tahu perniagaan anda dengan baik
• memahami semua fasa operasi firma anda
• tahu tugas apa yang dilakukan oleh setiap pekerja
• memahami syarikat anda dasar pampasan pekerja, termasuk klasifikasi yang mengandungi
• memahami rekod kewangan firma anda, termasuk data gaji, supaya dia dapat menjawab soalan dari juruaudit

Apabila bertemu dengan juruaudit, anda atau penerima anda harus kerjasama dan jawab soalan juruaudit serta anda boleh. Jangan menawarkan maklumat yang tidak diminta.

Seperti banyak perniagaan, firma anda boleh mengupah firma simpan kira di luar tapak untuk mengendalikan fungsi perakaunan dan pembayaran gaji anda. Sekiranya penjaga buku anda bertemu dengan audit bagi pihak anda? Jawapannya tidak. Pembukuan buku anda boleh memberikan juruaudit rekod kewangan yang dia perlukan untuk melakukan audit. Walau bagaimanapun, juruaudit perlu melawat premis anda untuk menjalankan audit fizikal.

Subkontraktor

Banyak negara mempunyai undang-undang yang mengenakan liabiliti terhadap kontraktor yang mengupah subkontraktor yang tidak diinsuranskan. Undang-undang ini akan dikenakan kepada anda jika perniagaan anda beroperasi sebagai kontraktor, dan subkontraknya bekerja kepada orang lain. Sebagai contoh, anggap syarikat anda, ABC Construction, mengupah subkontraktor yang dipanggil P & J Plumbing untuk melakukan kerja paip di sebuah bangunan yang sedang diperbaharui. Seorang pekerja P & J cedera dalam kerja itu, dan cuba memfailkan tuntutan pampasan pekerja. Walau bagaimanapun, P & J tidak membeli liputan pampasan pekerja. Di kebanyakan negeri, pekerja yang cedera boleh mendapatkan manfaat di bawah polisi pampasan pekerja anda.

Penanggung insurans dikehendaki oleh undang-undang untuk memberi faedah kepada pekerja subkontraktor yang tidak diinsuranskan. Oleh itu, juruaudit anda akan menyemak dokumen cukai anda dan mencari 1099 borang yang dikeluarkan kepada subkontraktor. Dia akan menyemak sama ada anda memperoleh sijil insurans daripada setiap subkontraktor yang anda upah. Jika mana-mana subkontraktor yang anda upah tidak memberikan bukti insurans pampasan pekerja, juruaudit akan mengenakan anda premium tambahan untuk perlindungan insurans kontraktor itu.

Kadar yang dikenakan untuk subkontraktor yang tidak diinsuranskan bergantung kepada jenis kerja subkontraktor yang dilakukan.Sebagai contoh, jika subkontraktor melakukan kerja bumbung, maka kadar klasifikasi bumbung yang berkenaan akan digunakan. Kadar ini akan digunakan untuk semua atau sebahagian daripada kos kerja subkontrak. Jika wang yang anda bayar kepada subkontraktor adalah untuk tenaga kerja sahaja, maka keseluruhan kos (dibahagikan dengan 100) akan digunakan sebagai asas premium.

Kontraktor Versus Subkontraktor

Jika perniagaan anda bukan kontraktor, adakah anda bertanggungjawab terhadap kecederaan yang dialami oleh pekerja kontraktor bebas yang anda sewa? Jawapannya secara amnya tidak. Kontraktor mengendalikan perniagaan yang bebas daripada anda. Oleh itu, kontraktor bertanggungjawab menyediakan manfaat pampasan pekerja kepada pekerja yang cedera.

Sebagai contoh, katakan bahawa anda memiliki kedai runcit. Anda menyewa Lantai Fabulous, kontraktor lantai, untuk merobek lantai linoleum lama di kedai anda dan menggantikannya dengan yang baru. Anda menggariskan keputusan yang anda mahukan (lantai baru) dan Luar biasa melakukan kerja. Seorang penyelia yang luar biasa mengawasi pekerja lantai. Penyelia menetapkan jadual kerja, dan menentukan bagaimana pekerja melaksanakan kerja mereka. Sekiranya pekerja Fabulous cedera semasa memasang lantai baru anda, Fabulous (bukan firma anda) harus bertanggungjawab kepada pekerja.

Terdapat beberapa situasi di mana syarikat boleh dipertanggungjawabkan untuk kecederaan kepada pekerja kontraktor bebas. Oleh itu, anda harus menegaskan bahawa semua kontraktor bebas yang anda sewa menyediakan bukti bahawa mereka telah membeli insurans pampasan pekerja.