Apa yang ada dalam Fail Penggajian Pekerja?

Fail penggajian pekerja adalah repositori untuk semua yang ada kaitan dengan gaji pekerja. Sebab utama untuk membuat fail gaji adalah untuk menghadkan akses kepada maklumat rahsia lain yang terletak di dalam fail kakitangan.

Fail gaji membolehkan kakitangan perakaunan membayar pekerja tanpa mengakses maklumat sulit pekerja. Kakitangan perakaunan boleh menyimpan rekod gaji di mana ia masuk akal untuk membayar pekerja.

Dalam contoh di mana gaji dan perakaunan disalurkan, ini adalah amalan yang lebih disyorkan untuk rekod gaji kakitangan.

Fail penggajian menghadkan akses kepada maklumat pekerja sulit. Fail gaji pekerja membolehkan kakitangan perakaunan dan kewangan memiliki maklumat yang mereka perlukan untuk membayar pekerja di lokasi yang berguna. Lokasi harus aman dan tidak dapat dicapai oleh mana-mana pekerja lain.

Anda perlu memberi perhatian kepada kakitangan perakaunan hakikat bahawa maklumat dalam fail gaji adalah sulit dan tidak boleh dikongsi tanpa kebenaran dan petanda dari staf HR. Kakitangan perakaunan juga tidak akan berkongsi apa-apa maklumat mengenai kenaikan pekerja, promosi, bonus, dan apa-apa maklumat lain yang sulit mengenai pekerja.

Sumber Manusia tidak perlu memantau akses perakaunan ke fail gaji pekerja. Seperti yang disyorkan untuk fail pekerja yang berkaitan seperti kakitangan dan fail perubatan, anda harus mengehadkan akses ke fail gaji.

Hanya orang yang perlu mempunyai maklumat untuk melakukan tugas mereka harus melihat kandungannya.

Kandungan File Payroll Pekerja

Ini adalah cadangan, tetapi tidak sepenuhnya komprehensif, senarai apa yang terkandung dalam fail gaji pekerja.

• Surat tawaran yang ditandatangani oleh pengurus pengambilan, Sumber Manusia, dan pekerja
• Pemberitahuan pembayaran yang ditandatangani oleh Sumber Manusia dan pengurus pengambilan apabila kontrak pekerja ada
• W-4 Borang
• Kertas kerja dan kebenaran berkaitan dengan mana-mana pekerja faedah yang melibatkan potongan gaji
• Borang kebenaran deposit terus
• Borang perakaunan masa gaji
• Sepulang waktu mingguan
• Rekod jam masa, di mana digunakan
• Rekod Kehadiran
• Permintaan pembayaran balik termasuk dokumentasi dan resit untuk perjalanan dan lain-lain perbelanjaan sah
• Borang pembayaran balik dan penerimaan bayaran untuk buku, dan sebagainya
• Bayar borang permintaan terlebih dahulu
• Dokumen pinjaman syarikat dan jadual pembayaran
• Perintah dan rekod pemunggahan
• Kebenaran untuk melepaskan maklumat peribadi
• Kertas kerja yang berkaitan dengan setiap pekerja menaikkan
• Kertas kerja yang berkaitan dengan sebarang bonus, perkongsian keuntungan atau pengiktirafan
• W-2 borang
• Kebenaran untuk apa-apa tindakan pembayaran lain yang syarikat anda membenarkan

Dokumen tambahan yang berkaitan dengan fail kakitangan tersedia.

• Tinjauan Fail Personil
• Dasar Akses Fail Personel

Dikenali Sebagai fail pekerja, rekod pekerja, fail sumber manusia, dokumentasi

Susan Heathfield berusaha keras untuk menawarkan akal yang tepat, Pengurusan sumber manusia, majikan, dan nasihat tempat kerja di laman web ini, tetapi dia bukan seorang peguam. Kandungan di laman web ini tidak boleh dianggap sebagai nasihat undang-undang.

Tapak ini mempunyai khalayak dan undang-undang dan peraturan pekerjaan di seluruh dunia yang berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara, jadi artikel tidak boleh menjadi muktamad bagi mereka semua untuk tempat kerja anda. Apabila ragu-ragu, sentiasa dapatkan nasihat undang-undang. Maklumat di laman web disediakan untuk panduan sahaja.