HR Amalan Terbaik untuk Berkomunikasi Manfaat Menggunakan E-mel

Kita hidup di dunia moden di mana maklumat menyeberang di seluruh dunia dari satu orang ke yang berikutnya dalam masa beberapa saat. Surat elektronik (e-mel), mesej teks, dan mesyuarat maya telah menggantikan komunikasi telefon dan komunikasi mel suara di kebanyakan syarikat. Malah jabatan sumber manusia lebih tepat untuk menghantar e-mel cepat untuk menyiarkan kemas kini penting kepada berbilang orang sekaligus kerana kecekapannya.

Satu kajian baru-baru ini oleh Adobe menunjukkan bahawa milenium, kumpulan besar pekerja di tempat kerja sekarang, lebih memilih komunikasi e-mel. Oleh itu, mempunyai rancangan untuk menyampaikan kemas kini manfaat pekerja penting adalah suatu keharusan.

5 Cara untuk Dapatkan Lebih Banyak daripada Faedah Komunikasi dengan E-mel

Masih terdapat beberapa peraturan tegas yang berlaku ketika menghantar maklumat manfaat pekerja melalui email dan bentuk komunikasi digital lain. Peraturan ini direka untuk mencapai dua perkara:

• Memastikan keselamatan maklumat kesihatan peribadi (PHI) bagi siapa saja yang terlibat
• Memberi komunikasi yang jelas mengenai manfaat pekerja untuk pembaca akhir

Untuk membantu pasukan HR anda menggunakan e-mel dengan berkesan data manfaat komunikasi, berikut adalah beberapa amalan terbaik untuk diletakkan sekarang.

# 1 - Ketahui secara khusus apa yang anda ingin berkomunikasi melalui e-mel

Salah satu matlamat utama manfaat komunikasi melalui e-mel adalah untuk mendapatkan maklumat kepada ramai orang sekaligus tanpa mengorbankan banyak masa .

Walau bagaimanapun, penting untuk memahami apa yang anda perlukan untuk berkomunikasi melalui e-mel. Ingatlah bahawa penerima e-mel mungkin menghabiskan masa sekitar 10 saat atau kurang membacanya. Buatlah kiraan ini dengan membuat kempen fokus yang ditujukan kepada satu mesej tertentu. Pastikan maklumat ringkas dan terhad kepada idea pusat.

Jika anda mempunyai lebih banyak perlindungan, hantarkannya dalam e-mel susulan supaya orang benar-benar meluangkan masa untuk membacanya. Juga, sebelum anda menghantar e-mel, fahami jika mesej disampaikan dengan baik melalui e-mel atau jika ada format lain yang diperlukan. Sesetengah orang bertindak balas dengan lebih baik kepada bentuk komunikasi lain.

# 2 - Gunakan etika dan tatabahasa e-mel yang betul

Ia harus pergi tanpa berkata, tetapi sebagai pakar komunikasi manfaat, anda harus selalu menggunakan tatabahasa tata bahasa dan etika e-mel yang terbaik. Gunakan mata pelajaran e-mel mata yang menarik. Gunakan salinan buta semasa menghantar e-mel kepada sebilangan besar pekerja serentak, untuk melindungi alamat e-mel peribadi. Mulailah dengan format mudah untuk e-mel anda yang merangkumi ucapan, pengenalan ringkas, butiran sokongan, dan balut ayat yang merangkumi panggilan untuk tindakan (jika perlu). Gunakan tebakan untuk tarikh akhir atau tarikh, dan sertakan URL penuh bagi sebarang pautan pendaftaran kerana beberapa pembekal e-mel tidak akan menterjemahkannya dengan baik kepada penerima.Lampiran mungkin berakhir dengan spam, jadi gunakannya dengan berhati-hati. Berikan pekerja maklumat yang bersesuaian dengan apa kata mesej e-mel.

# 3 - Menambah tahap komunikasi yang lain untuk usaha

Perlu diingat bahawa e-mel sebahagian besarnya diabaikan oleh pengguna, kerana jumlah mereka yang diterima setiap hari dalam berjuta-juta peti masuk setiap hari.

Juga, faham bahawa orang sering perlu mendengar mesej dalam beberapa format yang berbeza dan beberapa kali sebelum bertindak pada mereka. Sebagai manfaat communicator, anda akan mahu menggunakan pelbagai bentuk komunikasi untuk menyampaikan apa-apa mesej penting kepada pekerja. Fikirkan strategi komunikasi anda kerana mempunyai beberapa lapisan. Video, bahan bertulis, poskad, dan media lain boleh menjangkau pekerja. Jadikan semua komunikasi dapat diakses bagi mereka yang mungkin mengalami masalah hambatan atau bahasa.

# 4 - Memberi mudah membaca visual untuk menyokong mesej anda

Sebagai tambahan kepada komunikasi digital yang anda berikan, pastikan untuk mempromosikan acara manfaat dan tarikh akhir penting dengan visual pemasaran tapak. Sebagai contoh, jika pendaftaran terbuka menghampiri, mula meletakkan poster di tempat pekerja dapat melihat mereka yang bercakap tentang masa ini.

Contoh lain boleh mempromosikan program kesihatan korporat dengan poster dan risalah yang bercakap tentang gaya hidup yang sihat. Kesedaran berterusan dan pendidikan faedah menggunakan alat visual dan pemasaran seperti poster, brosur, dan maklumat video adalah apa yang menjadikan komunikasi manfaat lebih berkesan. Pusat pemasaran di sekitar keperluan pekerja, kebimbangan kesihatan mereka, dan nilai manfaat yang diberikan oleh syarikat.

# 5 - Berikan pekerja semua maklumat yang mereka perlukan untuk mendapatkan lebih banyak sokongan

Salah satu isu yang berlaku dalam e-mel faedah ialah maklumat penting yang tersisa, secara tidak sengaja, oleh orang yang menghantarnya. Menghindari maklumat hubungan, nombor telefon, dan pautan untuk mencari maklumat lanjut tentang rancangan atau kadar faedah tidak pernah menjadi idea yang baik. Pastikan untuk membuktikan e-mel dan fikirkan membacanya dari perspektif pembaca. Sekurang-kurangnya, pastikan anda memasukkan maklumat mengenai siapa yang harus dihubungi dengan soalan faedah dan alamat laman web di mana pembaca boleh mendapatkan lebih banyak maklumat.

Faedah komunikasi hanya menjadi salah satu daripada banyak faktor yang boleh disampaikan oleh mesej e-mel, tetapi menjadi bijak sebelum bersandar pada bentuk perbualan ini sepanjang masa. Campurkan perkara dan gunakan petua di atas untuk memanfaatkan sepenuhnya peluang komunikasi komunikasi pekerja anda.

Kredit Imej: Fotolia