Bagaimana Menjawab Soalan Karyawan - Tips dan Strategi Mesyuarat

Mesyuarat perniagaan boleh berjalan tanpa henti jika anda membuka lantai untuk mengambil soalan pekerja jika anda tidak menetapkan parameter dari awal dan mengekalkan kawalan lantai. Pepatah "terdapat satu dalam setiap orang" berlaku dengan baik dalam konteks pertemuan perniagaan sebagai pekerja yang tidak puas sering lebih bersedia untuk bersuara dalam pengaturan kumpulan. Apa yang diperlukan adalah satu komen atau soalan negatif untuk mendapatkan orang lain untuk memulakan chiming dalam persetujuan.

Tetapi sebaliknya juga boleh menjadi benar: mulakan perbualan positif dan menjemput orang lain untuk menyertai dan hasilnya boleh menjadi persahabatan yang produktif dengan semua orang yang berjalan pergi merasakan pertemuan itu bernilai masa mereka.

Salah satu aduan terbesar mengenai mesyuarat perniagaan ialah mereka sering tidak perlu dan membuang masa kerja yang berharga. Pastikan anda menyatakan tujuan mesyuarat anda dengan jelas, menetapkan terlebih dahulu masa yang anda akan dedahkan kepada mesyuarat (serta apa-apa perbincangan terbuka) dan kemudian tekan pada topik mesyuarat dan jangka masa yang dirancang. Anda juga mungkin ingin membuat mesyuarat lebih menarik dengan aktiviti pemecah gelombang atau aktiviti pemanasan.

Berikut adalah strategi untuk menangani pekerja yang mengemukakan soalan semasa mesyuarat yang anda tidak mahu menjawab segera, atau yang anda tidak mahu alamat di mana-mana semasa mesyuarat.

Apabila Bertindak Pada Soalan Segera

Jika soalan tepat pada masanya dan tugas dan anda merasa perlu ditangani, jawab dengan segera - tetapi sebentar - dan kemudian ikuti dengan menyatakan bahawa anda akan mengambil lebih banyak soalan pada akhir mesyuarat jika anda mempunyai masa.

Menyokong kenyataan anda bahawa anda sedang bergerak dengan bahasa badan. Lihat nota anda atau beralih ke muka papan putih, dan sebagainya. Dengan memecahkan sentuhan mata seketika, anda menunjukkan bahawa anda sedang bergerak. Jika anda melihat ke khalayak (terutamanya dengan kening yang dibangkitkan), anda mungkin akan menghantar isyarat yang anda tinggalkan untuk mendapatkan lebih banyak pertanyaan.

Sekiranya penonton negatif atau bermusuhan, sila ambil tahu kebimbangan mereka tetapi hanya secara tidak langsung. Luangkan masa untuk menjelaskan anda memahami dan berkongsi kebimbangan mereka tetapi jika anda terlalu jauh dari topik, tiada apa yang akan dicapai. Cadangkan bahawa orang menulis soalan mereka untuk kemudian, atau mengatur untuk bertemu dengan anda secara peribadi di mana anda boleh membincangkan kebimbangan mereka dengan lebih terperinci.

Menjawab satu soalan berguna kerana:

• Membenarkan pemegang mesyuarat untuk menangani sesuatu yang tidak mungkin mereka fikirkan;
• Ia menghantar mesej bahawa anda sedang mendengar penonton anda;
• Dengan mengambil hanya satu soalan, anda juga menghantar mesej bahawa anda masih mengawal mesyuarat tetapi peduli tentang apa yang difikirkan oleh peserta.

Bagaimana Untuk Menangguhkan Taktik Soalan

Jika pertanyaan yang ditanya akan dialamatkan kemudian dalam mesyuarat, nyatakan, "Itu satu soalan yang baik dan satu yang akan kita jawab segera."

Jika soalan yang ditanya adalah topik luar dan tidak akan ditangani dalam mesyuarat, memberikan satu set petunjuk khusus untuk penyelesaian. Jika anda enggan menjawab soalan atau menghukum, "itu bukan tujuan mesyuarat ini," anda mungkin akan menghantar mesej yang salah kepada pekerja anda: pengurusan tidak peduli.

Cara lain untuk menangguhkan soalan yang tidak akan dibincangkan dalam mesyuarat adalah meminta orang itu bertemu dengan anda (atau ahli pengurusan yang bersesuaian) secara peribadi untuk membincangkan kebimbangan mereka dengan lebih terperinci.

Anda mungkin mencadangkan (jika sesuai) bahawa soalan itu cukup penting untuk memastikan pertimbangan ditangani dalam mesyuarat yang berasingan pada masa akan datang.

Menangguhkan soalan amat berguna kerana:

• Dalam persekitaran kerja biasa pekerja mungkin merasa bebas untuk berbicara dengan pikiran mereka dan dapat mengawal pertemuan;
• Pekerja yang paling marah atau tidak puas hati mahu didengar lebih daripada apa-apa lagi. Memberi mereka papan bunyi pada masa dan tetapan yang tepat boleh membantu mengelakkan masalah kecil daripada menjadi masalah yang lebih besar; dan
• Pekerja memerlukan dan memberi respons kepada kepimpinan yang baik. Jika pengurusan mengekalkan kawalan dengan cara yang adil dan seimbang, ia menghantar mesej kepada pekerja yang pengurusan mendengar, tetapi mesti menetapkan sempadan yang sesuai.