Bagaimana Mengurangkan Kos Percetakan Pembinaan

Jika anda berada di pejabat anda sekarang, hentikan apa yang anda lakukan dan lihatlah. Khususnya, lihat di meja anda. Kini berfikir tentang apa yang anda lihat. Adakah terdapat kertas besar di satu sudut - kertas penting seperti invois, kontrak, dan kemas kini projek?

Sebelum anda bertahan; kami mendapat konsep "huru-hara yang teratur" yang mungkin anda alami dengan meja anda. Semua kertas itu - borang LEED, RFD, aplikasi, dan banyak lagi - mempunyai tempat di mana mereka berada.

Mereka semua perlu diuruskan sebelum difailkan. Ada yang perlu ditandatangani, yang lain perlu diimbas, namun yang lain perlu diproses dan dihantar kepada pelanggan anda.

Jadi, mari kita hanya memotong untuk mengejar: Jika pejabat anda berantakan, ia menyebabkan masalah. Berita baiknya ialah: Ada harapan untuk anda lagi.

Penyelesaian untuk "Overload Dokumen"

Jika apa-apa yang kami bawa sejauh ini berlaku kepada anda, jangan risau. Anda berada dalam syarikat yang baik. Ini adalah masalah biasa di kalangan pengurus pembinaan. Untungnya terdapat perisian pengurusan pembinaan yang tersedia untuk anda yang melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyelesaikan sebagian besar dari mereka.

Sistem pengurusan pembinaan yang baik mempunyai sejumlah besar pilihan bagi pengurusan dokumen, dan penyelesaian ini menyediakan beberapa tujuan berguna. Mereka boleh membantu anda mencari borang dan dokumen dengan cepat dan mudah, yang mengurangkan jumlah masa yang anda belanjakan mengisi (baca: "mencari") semua dokumen anda.

Masa yang anda simpan boleh digunakan untuk meningkatkan penglihatan anda dengan pelanggan dan memberi tumpuan kepada bahagian produktif sebenar pekerjaan anda.

Sudah Waktunya Dapatkan Organised

Ciri paling penting dalam perisian pengurusan dokumen adalah keupayaan untuk menyimpan fail penting anda. Ia menghilangkan keperluan untuk melakukan ferret melalui kabinet fail besar atau timbunan kertas di meja anda.

Anda hanya memasukkan dokumen yang anda cari ke dalam enjin carian perisian, dan kelihatan hampir seketika.

Perisian ini juga boleh membantu anda memuat naik fail sedia ada, membolehkan anda dengan mudah membezakan antara fail masa lalu secara fizikal yang duduk dalam kabinet fail dan yang sudah ditambahkan ke dalam sistem perisian anda. Dengan banyak aplikasi, anda juga dapat mengakses dokumen melalui storan awan, memberikan anda akses ke fail anda semasa dalam perjalanan. Pengurusan dokumen pembinaan berasaskan awan adalah pilihan bijak memandangkan keupayaannya membantu anda memproses kertas kerja dengan lebih cepat dan dengan tahap kecekapan yang lebih tinggi.

Dua penyelesaian perisian yang melakukan ini ialah Viewpoint dan Aconex. Kedua-duanya dibina di atas sistem carian mirip dengan algoritma Google, menjadikan proses carian petir cepat. Viewpoint menetapkan sendiri selain penambahan keupayaan untuk mencari dan mengindeks e-mel melalui Outlook yang juga dilampirkan pada Vista.

Pilihan Kolaborasi Superior

Perisian pengurusan dokumen pembinaan memudahkan anda bekerja dengan pasukan anda. Contohnya, Alat Pengurusan Pembinaan oleh Procore membolehkan pengurus menunaikan izin oleh pengguna. Ia menyimpan versi awal fail anda tetapi juga mempunyai perlindungan di tempat yang secara konsisten berkongsi draf fail yang sama supaya pengguna tidak membuat kesilapan menyunting versi yang salah.

Lebih baik lagi, ia berfungsi dengan kebanyakan platform mudah alih dan desktop utama, yang merupakan berita baik untuk syarikat yang menggunakan iPads dan tablet lain sebagai sebahagian daripada sistem pengurusan mereka.

Penyelesaian Ekonomi

Cara perisian pengurusan dokumen pembinaan yang baik dapat menjimatkan wang untuk perniagaan anda adalah banyak. Yang lebih jelas termasuk pengurangan drastik yang memerlukan bekalan seperti toner, kertas, fotokopi dan unit pemfailan fizikal. Malah lebih daripada itu, ia dapat menyelamatkan berbilang ribu dolar setiap tahun dalam kos buruh. Pada akhir yang rendah, banyak perniagaan - bukan hanya pembinaan - laporan menjimatkan ribuan dolar hanya tidak perlu menghabiskan masa pada tugas pemfailan.

Perisian pengurusan dokumen juga menjimatkan masa (dan akhirnya wang) mencari dokumen yang hilang. Adalah dianggarkan bahawa mencipta semula dokumen-dokumen salah guna atau tidak kena kos boleh mencecah $ 250 setiap satu.

Berapa kerapkah anda mencari dokumen yang hilang pada tahun ini setakat ini?

Bottom Line

Perisian pengurusan dokumen pembinaan membentangkan anda dengan cara yang berkesan untuk menjimatkan wang dan masa untuk perniagaan anda. Jika anda belum mencubanya, masa kini untuk mengambil langkah pertama dan menyemak beberapa sumber yang disenaraikan di atas.