Bagaimana Melakukan Analisa SWOT

Diterbitkan pada 7/11/2015

SWOT bermaksud:

Kekuatan

Kelemahan

Peluang

Kekuatan

Analisis SWOT digunakan untuk mengenal pasti kekuatan , kelemahan, peluang, dan ancaman yang berkaitan dengan syarikat, unit atau kumpulan anda, atau produk, perkhidmatan atau program yang anda tanggung. Analisis SWOT membolehkan anda memberi tumpuan kepada bidang tertentu dan menemui tindakan yang boleh membantu membina kekuatan, meminimumkan atau menghapuskan kelemahan, memaksimumkan peluang, dan menangani atau mengatasi ancaman.

Analisis SWOT sering dijalankan dengan pasukan dan digunakan untuk memaklumkan strategi atau pelan strategik dan (termasuk sebagai sebahagian daripada lampiran atau dokumentasi sokongan).

Pasukan sering akan bermula dengan sesi untuk membuat visi yang dikongsi, kemudian susulan dengan analisis SWOT.

Lihat Bagaimana Menyelaraskan Pasukan Anda Sekitar Visi Bersama.
Bagaimana Melaksanakan Analisa SWOT:

1. Pilih individu untuk memudahkan analisis SWOT. Walaupun seorang pengurus, pasukan atau ketua projek dapat memimpin analisis SWOT mereka sendiri, sering membantu menggunakan fasilitator bebas untuk membebaskan pemimpin untuk sepenuhnya berpartisipasi dan tidak bias input dari orang lain.

2. Brainstorm kekuatan syarikat atau unit
Pergi ke bilik dan dapatkan idea dari peserta. Bidang kekuatan untuk syarikat atau unit termasuk: kebolehan kepimpinan, kebolehan membuat keputusan, inovasi, produktiviti, kualiti, perkhidmatan, kecekapan, proses teknologi, dan sebagainya.

Merekod semua cadangan pada carta flip. Elakkan penyertaan pendua. Jelaskan bahawa beberapa isu mungkin muncul pada lebih daripada satu senarai. Contohnya, syarikat atau unit mungkin mempunyai kekuatan dalam bidang seperti perkhidmatan pelanggan, tetapi mungkin mempunyai kelemahan atau kekurangan di kawasan itu juga. Pada ketika ini, matlamatnya adalah untuk menangkap seberapa banyak idea mengenai carta flip yang mungkin.

Menilai kekuatan akan berlaku kemudian.

Lihat 15 Cara Hujan di Sesi Pertuturan untuk mendapatkan kiasan mengenai apa yang harus dielakkan ketika brainstorming.

3. Konsolidasi idea
Catat semua halaman carta flip di dinding. Walaupun setiap usaha mungkin telah diambil untuk mengelakkan penyertaan pendua, terdapat beberapa idea yang bertindih. Menggabungkan titik pendua dengan meminta kumpulan item yang boleh digabungkan di bawah subjek yang sama. Menentang godaan untuk menggabungkan lebih banyak idea-idea di bawah satu subjek. Sering kali, ini mengakibatkan kekurangan tumpuan.
4. Jelaskan idea
Turun item senarai disatukan oleh item dan jelaskan item yang peserta mempunyai soalan tentang. Ia berguna untuk mengulangi makna setiap item sebelum membincangkannya. Terutamanya untuk menentukan kekuatan. Kekalkan pasukan daripada bercakap mengenai penyelesaian pada ketika ini dalam proses.
5. Kenal pasti tiga kekuatan teratas
Kadang-kadang tiga kekuatan teratas adalah jelas dan tidak ada suara yang diperlukan. Dalam hal ini, semata-mata menguji kesepakatan. Jika tidak, berikan peserta beberapa minit untuk mengambil isu-isu utama secara individu. Biarkan setiap ahli pasukan membuat tiga hingga lima undi (tiga jika senarai isu adalah sepuluh perkara atau kurang, lima jika ia panjang). Kenal pasti tiga perkara teratas.

Sekiranya terdapat hubungan atau undi pertama tidak dapat disangkal, bincangkan item-item yang dinilai tinggi dari undi pertama dan undi lagi.

6. Rangkuman kekuatan
Setelah tiga kekuatan teratas diputuskan, saksikan pada satu halaman carta flip.
7. Ulangi Langkah 2-6 untuk kelemahan
Sama seperti kekuatan, kelemahan bagi sesebuah syarikat atau unit termasuk: kebolehan kepimpinan, kebolehan membuat keputusan, inovasi, produktiviti, kualiti, perkhidmatan, kecekapan, proses teknologi dan sebagainya.
8. Ulangi Langkah 2-6 untuk peluang
Bidang peluang termasuk: pasaran baru muncul, penembusan pasaran lanjut, teknologi baru, produk atau perkhidmatan baru, pengembangan geografi, pengurangan kos dan sebagainya.
9. Ulangi Langkah 2-6 untuk ancaman
Bidang ancaman termasuk: kemasukan pesaing baru, undang-undang atau peraturan yang akan meningkatkan kos atau menghapuskan produk, produk atau pasaran yang menurun, dan sebagainya.

Melakukan analisa SWOT adalah cara terbaik untuk membangunkan gambar untuk di mana anda berada dan di mana anda perlu pergi. Mengikuti langkah-langkah ini memberi anda satu proses untuk mendapatkan hasil yang cekap dengan cara yang melibatkan dan memberi tenaga kepada pasukan.