Memilih Perisian Pengurusan Donor untuk Anda Bukan Untung

Masa selalu datang apabila perisian pengurusan donor bukan keuntungan anda perlu ditingkatkan atau diganti sepenuhnya.

Bilakah anda tahu bila masa itu telah tiba, dan kemudian apa yang anda lakukan? Beberapa kebaikan bukan keuntungan memberi jawapan ini apabila saya meminta mereka untuk melengkapkan ayat ini: "Saya tahu sudah tiba masanya untuk mendapatkan sistem pengurusan penderma baru apabila …"

• ketika yang kita miliki tidak dapat melaporkan data dalam cara kita diperlukan.

• ketika anjing itu memakan kad indeks saya.
• apabila saya ingin mengetahui bahan-bahan tentang penderma saya, dan ia mengambil jumlah kakitangan yang tidak masuk akal untuk mencari jawapannya.
• ketika sistem "terakhir" meninggalkannya di kepala mereka.
• apabila satu-satunya orang yang mempunyai petunjuk bagaimana menggunakan sistem tersebut (pangkalan data Akses lama) telah bersara.
• ketika komputer sukarelawan jatuh dan kami kehilangan segalanya.

Adakah sebab-sebab tersebut berbunyi untuk keuntungan anda?

Memutuskan bahawa anda memerlukan sistem baru, bagaimanapun, bahagian yang mudah. Terdapat sebuah dunia yang membingungkan maklumat tentang sistem bersaing di luar sana, dan tidak ada cara mudah untuk meletakkan semuanya bersama-sama.

Saya beralih kepada "Laporan Pengguna" teknologi bukan untung untuk mencari jawapannya. Idealware adalah bukan keuntungan yang membantu bukan keuntungan yang lain membuat keputusan perisian pintar dengan melakukan penyelidikan yang tidak berat sebelah dan kemudian menterjemahkannya kepada laporan, artikel dan latihan yang mudah difahami.

Andrea Berry, Pengarah Perkongsian dan Pembelajaran di Idealware, bersetuju untuk berbincang dengan saya tentang bagaimana organisasi harus memilih sistem pengurusan penderma yang baru.

Berikut adalah langkah-langkah yang dicadangkan oleh Berry:

Mengetahui jika anda benar-benar memerlukan sistem baru.

Berry berkata untuk memulakan dengan menilai mengapa anda tidak menyukai sistem anda. Masalahnya mungkin bukan apa yang anda fikirkan, dan tidak mudah untuk bertukar. Ia memerlukan masa, tenaga, dan wang.

Berry berkata, "Tidak ada sistem peluru perak di luar sana, jadi pastikan sistem anda sekarang tidak mencukupi.

Sebagai contoh, anda mungkin perlu mengetahui lebih lanjut tentang sistem yang anda miliki, dan bukannya beralih sepenuhnya kepada sistem baru. "

Tentukan apa masalahnya. Bolehkah ia menjadi salah satu daripada berikut?

• Anda memerlukan lebih banyak latihan. Mungkin sistem semasa anda mempunyai ciri-ciri yang anda tidak faham atau tahu bagaimana untuk menggunakannya. Tanya penjual anda jika terdapat pilihan latihan yang anda boleh mengambil kesempatan.
• Anda memerlukan lebih banyak sokongan. Apakah pilihan sokongan untuk sistem semasa anda? Adakah terdapat sokongan dan sokongan yang berpatutan? Adakah vendor memahami masalah anda dan cuba membantu, atau adakah mereka bercakap dengan anda? Adakah mereka mempunyai penyelesaian untuk masalah tertentu anda?
• Anda tidak memahami semua keupayaan sistem semasa anda. Adakah anda benar-benar tahu bahawa ia tidak melakukan apa yang anda mahu? Adakah terdapat dokumentasi yang boleh diakses?Sesetengah vendor bekerja keras untuk memberikan lebih banyak bantuan seperti video, forum di mana anda boleh bertanya soalan, dan dokumentasi yang ditulis untuk bukan teknologinya
• Sistem anda terlalu lemah atau terlalu kuat. Saiz sistem yang tepat untuk proses anda dan anggaran anda adalah penting.
• Sistem anda terlalu mahal. Adakah anda membayar lebih banyak fungsi daripada yang anda perlukan? Berry berkata, "Apabila bercakap dengan vendor, ingatlah bahawa ini adalah jualan … sifatnya adalah 'menjual'. Memahami keperluan anda akan membantu anda tidak terganggu oleh 'sindrom objek berkilat.'"
• Sistem anda adalah luput tarikh. Mungkin ia tidak mempunyai ciri-ciri baru. Ia harus dikemas kini dengan kerap, sama ada oleh anda atau vendor. Kebanyakan sistem dalam talian sentiasa dikemas kini. Hanya sedar bagaimana sistem anda dapat dikemas kini.
• Sistem anda tidak lagi disokong oleh vendor. Berry mengatakan ini tidak biasa tetapi berlaku, terutama jika vendor kecil dibeli oleh yang lebih besar.

Idealware menyediakan buku kerja, Adakah Anda Perlu Sistem Pengurusan Donor Baru? yang akan membantu membimbing anda melalui proses penilaian diri ini.

Kenal pasti satu pasukan pemangku kepentingan.

Jadi, anda telah membuat keputusan untuk bertukar. Apa yang seterusnya?

Berry berkata, "Apa yang kita lihat sepanjang masa adalah pengarah pembangunan memutuskan untuk mendapatkan sistem baru tetapi tidak berunding dengan jabatan pemasaran, atau pengarah eksekutif, atau penyelaras sukarelawan, yang semuanya akan menggunakan sistem. "

Adalah satu idea yang baik untuk berunding dengan semua orang yang akan menggunakan sistem ini. Apabila anda mencadangkan ciri-ciri yang anda perlukan, biarkan semua orang mengatakannya. Pastikan semua orang yang akan menggunakan atau terpengaruh oleh sistem diwakili.

Memahami proses semasa anda.

Buat senarai terperinci proses penggalangan dana anda. Kemudian tentukannya. Menilai semua yang anda lakukan dengan pangkalan data anda. Tanya mengapa kita melakukannya dengan cara ini? Adakah kita perlu terus melakukan perkara itu?

Berry berkata, "Standardisasi memberi anda kelonggaran dalam memilih sistem … sistem yang kurang mahal tidak mampu fleksibiliti yang besar sehingga lebih 'aneh' lebih baik. Cari amalan terbaik di lapangan dan elakkan sepenuhnya prosedur yang unik. "

Menghapuskan redundansi sebelum anda melabur. Berapa kali anda memasukkan alamat misalnya … yang anda perlukan? Jangan bawa taktik aneh yang telah berkembang selama bertahun-tahun.

Mengutamakan senarai keinginan ciri.

Dapatkan semua orang yang akan menggunakan sistem atau siapa yang akan mendapat laporan daripadanya. Brainstorm segala-galanya yang mungkin anda inginkan, dan kemudian pangkat ciri-ciri ini. Tentukan apa yang anda perlukan, tanpa sistem ini sia-sia. Melakukannya terlebih dahulu akan menghalang anda daripada pergi ke tahap kerumitan yang boleh merosakkan bajet anda.

Berry mencadangkan membuat tiga senarai peringkat:

• Apa yang anda perlukan atau sistem tidak berguna?
• Apa yang akan menyenangkan tetapi bukan pemecah perjanjian?
• Apa yang anda mahu jika wang tidak ada pilihan?

Ini adalah kesinambungan daripada "Cara Pilih Perisian Pengurusan Donor untuk Bukan Untung Anda."Bagaimana anda tahu apabila anda memerlukan perisian pengurusan penderma baru, dan bagaimana anda memilih sistem yang tepat untuk keuntungan anda?

Adakah penyelidikan anda.

Gunakan Idealware Mereka telah melakukan penyelidikan asas untuk anda. menyempitkan bidang, memilih sistem yang berdedikasi sistem pengurusan penderma, dan kemudian mengeluarkan sepuluh sistem teratas dan menyediakan senarai ciri.

Lihat Panduan Pengguna untuk Kos Rendah

Menggunakan laporan ini, membuat senarai pendek tiga atau empat sistem yang layak

Jadual demonstrasi vendor

Sesetengah vendor akan datang kepada anda, atau anda boleh pergi ke mereka. dalam talian di mana anda boleh menggunakan alat web perkongsian atau memuat turun versi percubaan.

Pastikan anda menggunakan contoh sebenar untuk melihat bagaimana setiap sistem akan berfungsi untuk keperluan anda .. Bantuan yang sangat besar ialah Enam Tips Idealware untuk Menavigasi Demo Vendor

Arahan sistem terhadap senarai keinginan anda - keperluan fancy vs. core dan biaya yang tinggi berbanding harga yang terjangkau - dan pilih sistem yang betul untuk anda

Anda mungkin boleh membeli sistem baru anda dengan kad kredit dalam talian, tetapi sistem yang lebih besar mungkin mempunyai kontrak yang perlu diproses dan ditandatangani.

Berry berkata, "Kadang-kadang anda boleh mula menggunakan sistem baru anda dengan serta-merta, sementara sistem lain perlu disesuaikan. DonorPerfect Online terkenal dengan menyesuaikan sistem sebelum anda memulakan, sementara sistem lain seperti GiftWorks mudah digunakan

Sesetengah sistem akan mewujudkan keperluan untuk mengupah perunding untuk ditubuhkan. "

Berry juga mencadangkan artikel-artikel ini di laman web Idealware:

• Empat Pengetua Memilih Sistem Pengurusan Donor > Sepuluh Kesalahan Umum dalam Memilih Pangkalan Data Pendermain