Struktur Perancangan Perjumpaan Perniagaan

Sama ada anda memulakan perniagaan perancangan acara untuk acara sosial, acara perniagaan atau gabungan kedua-duanya, sesiapa yang mempertimbangkan perniagaan mereka sendiri pastinya perlu prihatin tentang menetapkan kadar yang adil untuk perkhidmatan. Penting untuk mengetahui cara mengenakan bayaran untuk perkhidmatan.

Malangnya, jawapannya tidak mudah. Beberapa faktor dapat menentukan kadar seseorang, termasuk perbelanjaan operasi perancangan acara, gaji, dan keuntungan.

Kenyataannya adalah bahawa kadar berbeza bergantung pada di mana anda menjalankan perniagaan anda, jenis projek yang anda ambil, dan apa yang pasaran bersedia bayar.

Ia juga bergantung kepada sasaran pasaran anda. Iaitu, pelanggan atau prospek anda akan mempunyai anggaran sasaran dalam fikiran, dan perkhidmatan anda mesti bersaing dalam parameter tersebut.

Cara Penyusun Peristiwa Struktur Yuran mereka

Walau bagaimanapun, jika anda ingin memulakan perniagaan sambilan atau sepenuh masa, terdapat kira-kira lima cara untuk membina yuran acara anda dan mengutip yuran anda kepada pelanggan anda:

• Yuran projek rata
• Peratusan perbelanjaan
• Kadar per jam
• Peratusan perbelanjaan ditambah kadar sejam
• Kadar yang boleh komisyen

Untuk penjelasan dan contoh berikut, memperoleh purata $ 75 sejam untuk perkhidmatan anda.

Yuran Berdasarkan Kadar Projek Rata

Ramai pelanggan lebih suka mengetahui berapa banyak projek yang akan dikenakan, termasuk semua yuran. Sebagai perancang acara, untuk menawarkan ini, anda mesti menentukan yuran yang rata dan menentukan perkhidmatan apa yang akan dilindungi untuk jumlah itu.

Ini meletakkan tanggungjawab untuk menguruskan belanjawan secara langsung kepada anda, perancang, dan memerlukan menjangkakan pelbagai senario di mana keadaan mungkin berubah. Dalam senario ini, pelanggan boleh menguruskan secara langsung dengan perancang acara untuk menyelaraskan semua logistik, katering, tempat, perbelanjaan penginapan, dan sebagainya.

Yuran projek rata biasanya digunakan untuk acara yang dibungkus, seperti yang didapati dengan program pemasaran sukan, dan boleh dikira atas dasar setiap orang dengan banyak ketetapan dan kaveat.

Sebagai contoh, anggap anda sedang diupah untuk mengatur tur bandar bersejarah sehari selama 15 tetamu. Pelanggan anda mahu anda memetik bayaran rata untuk pengangkutan, panduan peribadi, makan tengah hari dan sebarang / semua yuran kemasukan ke tempat-tempat; Walau bagaimanapun, dia juga meminta anda memberikan pecahan peringkat tinggi setiap item perbelanjaan.

Dalam senario ini, anda mesti merundingkan / mengira kos semua perkhidmatan, termasuk masa anda, dan sebutkan jumlah gabungan untuk perbelanjaan. Ia akan menjadi tanggungjawab / risiko perancang acara untuk mengenal pasti deposit yang diperlukan, membayar semua perkhidmatan, dan bertanggungjawab untuk semua perjanjian perkhidmatan.

Yuran berdasarkan Peratusan Perbelanjaan

Rata-rata, perancang acara yang paling layak harus merasa nyaman dengan mengenakan bayaran antara 15-20% dari jumlah biaya acara sebagai bagian dari biaya mereka.Bergantung pada kerumitan program dan jumlah masa yang diperlukan untuk merancang dan melaksanakan sesuatu acara, kadang-kadang ini cukup untuk menampung keseluruhan kos perancang dan sumber keuntungan.

Sebagai contoh, anggap anda sedang diupah untuk menganjurkan makan malam peribadi di restoran eksklusif untuk 40 tetamu dengan purata $ 175 seorang.

Mari kita menganggarkan bahawa anda akan mengambil masa 15 jam untuk bertemu dengan pelanggan anda, merancang, menghadiri dan melengkapkan semua susulan pada acara ini. Sekiranya anda mengenakan kadar 18% dari jumlah perbelanjaan, anda akan mendapat sedikit lebih daripada harga yang disasarkan setiap jam $ 75 / jam:

$ 175 x 40 tetamu = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260
15 jam x $ 75 / hr = $ 1, 125

Jika pelanggan bersalah dengan anda untuk semua perkhidmatan secara langsung, caj perbelanjaan acara subtotal kepada pelanggan akan berjumlah $ 8, 260.

Sesetengah pelanggan lebih memilih perancang acara untuk mengutip kadar jam untuk perkhidmatan dan untuk menganggarkan jumlah jam untuk mengurus dan melaksanakan program klien tertentu. Ia mungkin kelihatan sama dengan kadar projek rata, tetapi ia membolehkan lebih banyak kelonggaran di pihak kedua-dua pihak untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang mungkin diperlukan di sepanjang jalan.

Banyak perancang acara perniagaan akan membiayai setiap jam untuk perkhidmatan. Ia membolehkan pelanggan mengetahui berapa banyak kos untuk menyewa perkhidmatan anda dan membolehkannya mengira anggaran yang munasabah. Lazimnya, sebab ini adalah kerana pelanggan ingin mempunyai pegangan yang lebih baik pada apa-apa perbelanjaan yang tidak dijangka.

Sentiasa ingat untuk menentukan parameter yang teliti di sekeliling jangkaan agar kedua-dua pihak bersetuju tentang perkhidmatan apa yang akan disediakan. Sebagai perancang acara, anda harus memasukkan rujukan ke pengebilan untuk semua perbelanjaan perniagaan yang munasabah yang mungkin ditanggung.

Sesetengah perancang acara boleh menandakan perbelanjaan operasi seperti penghantaran, penyewaan kereta, dan lain-lain barangan perbelanjaan sebanyak 15-20% manakala yang lain tidak; jika anda berbuat demikian, anda harus mendedahkan penanda tersebut dan mendapatkan perjanjian dengan pelanggan anda terlebih dahulu.

Apabila berkaitan dengan kadar perancangan acara setiap jam, penting juga untuk menentukan berapa kerap anda boleh membuat bil untuk masa anda.

Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahawa klien menyewa anda pada bulan Oktober untuk menganjurkan satu seminar sehari pada bulan Mac. Perkhidmatan anda sedang dikontrak untuk mendapatkan sumber dan merundingkan untuk tempat, perkhidmatan katering, A / V, dan menyumbang kepada penciptaan kandungan untuk beberapa item komunikasi yang terhad (i. E. Undangan, agenda, borang penilaian, dll.).

Pelanggan anda juga menyewa anda untuk menyediakan pengurusan di tempat. Anda membuat perjanjian di depan yang anda akan bil untuk perkhidmatan yang dikenal pasti pada masa yang berlainan, dan akan menghantar invois untuk semua perkhidmatan yang dilakukan setakat ini secara mingguan, dua kali seminggu, atau bulanan.

Di bawah perjanjian ini, anda dan pelanggan anda mesti membuat pernyataan terperinci kerja yang merangkumi tanggungjawab yang diharapkan dari kedua-dua pihak. Kemudian, anda boleh menganggarkan belanjawan jumlah jam yang banyak dan perbelanjaan yang munasabah (jelaskan apa butiran tersebut).

Yuran Berdasarkan Peratusan Perbelanjaan Plus Bayaran Flat / Kadar Jam

Kadangkala anda diupah untuk menganjurkan suatu acara, dan atas sebab apa pun, pelanggan lebih suka kadar berdasarkan peratusan perbelanjaan. Walau bagaimanapun, ini tidak mencukupi untuk menampung kos keseluruhan masa dan perkhidmatan anda. Dalam situasi ini, adalah munasabah untuk membentangkan yuran anda pada kos gabungan dalam dua kategori yang berlainan.

Sebagai contoh, seorang klien menyewa anda untuk menganjurkan acara yang berkaitan dengan persidangan. Tugas anda adalah untuk menganjurkan dua makan malam peribadi dan acara golf, masing-masing dengan 50 tetamu. Jumlah kos untuk acara gabungan ini berjalan sekitar $ 20,000, tetapi memerlukan sekitar 60 jam masa anda, dan kerumitan projek ini dapat membenarkan margin keuntungan yang lebih tinggi. Memastikan bahawa dalam fikiran, anda boleh mendapatkan bayaran flat terakhir anda + kadar setiap jam dengan pengiraan berikut:

Peratusan Anggaran Anggaran:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

60 jam x $ 75 / jam = $ 4, 500
Kekurangan masa:

$ 900 Sekiranya anda mengalami defisit, seperti yang kita lakukan dalam contoh di atas, anda boleh memilih untuk memetik 15 jam untuk menguruskan logistik daripada pelbagai vendor luar. Sebut harga anda mungkin mencerminkan berikut:

Perbelanjaan Peristiwa Subtotal:

$ 23, 600 Yuran Rata:
$ 1, 125 (berdasarkan 15 jam pada $ 75 / jam) anda perlu menentukan dengan teliti bahawa anda telah menganggarkan jam anda dengan sewajarnya (akaun untuk menampung perbelanjaan operasi bukan standard seperti perjalanan peribadi). Seperti yang dijangkakan, beberapa pelanggan gembira melihat kenaikan perbelanjaan kemudian jika tidak ada alasan yang wajar.

Yuran Berdasarkan Kadar Yang Boleh Diterima

Cara lain yang perancang acara boleh mengutip yuran untuk perkhidmatan adalah dengan mendapatkan ruang acara melalui venue yang menawarkan kadar komisen. Ini adalah yuran yang biasanya disediakan untuk ejen perjalanan untuk tempahan tiket, bilik hotel dan lain-lain bentuk pengangkutan.

Sebagai contoh, banyak hotel boleh memanjangkan kadar komisen sehingga sebanyak 10% untuk bilik-bilik dan perbelanjaan lain.

Walaupun sesetengah perancang acara akan menerima kadar komisen sebagai sumber pendapatan untuk diri mereka sendiri, pelanggan yang lebih bijak mungkin mempertanyakan rasa kesetiaan perancang acara apabila kadar komisen terlibat. Atas sebab itu, banyak perancang yang berpengalaman akan menghadkan sebarang pilihan perancangan yang termasuk kadar komisen atau berunding harga tidak boleh komisyen untuk program mereka dan lulus sumber penghematan secara langsung kepada pelanggannya.

Lebih lanjut, sesetengah pelanggan mungkin menyedari bahawa kadar komisen wujud dan tidak mengharapkan perunding luar mereka untuk membuat tagihan dengan menggunakan kaedah pengebilan lain yang telah kami jelaskan dan masih membayar kadar komisen. Secara umum, ia tidak dianggap bentuk yang baik oleh banyak perancang acara untuk dasarnya "dua kali ganda" aliran pendapatan mereka dengan cara ini.

Jika menerima kadar yang ditugaskan, adalah yang terbaik untuk tidak mengenakan yuran klien anda untuk perkhidmatan anda menggunakan kaedah pengebilan alternatif.

Terdapat senario apabila kadar komisen membuat yang paling masuk akal, seperti pertubuhan bukan keuntungan atau persatuan yang lebih kecil yang mungkin menyewa perkhidmatan anda untuk acara keanggotaan atau mesyuarat dan sebahagian besar yuran dibayar secara langsung oleh peserta daripada organisasi .

Senario lain mungkin jika pelanggan anda membeli hadiah pelanggan daripada anda, dan anda juga boleh menawarkan perkhidmatan pengedaran barangan promosi. Dalam hal ini, hanya berunding untuk barang-barang promosi dan tidak mengenakan bayaran untuk perkhidmatan anda setiap jam kecuali pelanggan anda menyadari semua caj di depan.