Etiquette email - Kaedah-Kaedah untuk Perniagaan Surat-menyurat

Banyak orang yang menghantar korespondensi perniagaan melalui e-mel tidak menyedari terdapat perbezaan yang besar antara menggunakannya untuk tujuan itu dan untuk berkomunikasi dengan rakan dan keluarga. Apabila anda menghantar mesej kepada kawan atau saudara, anda boleh menjadi sangat kasual. Anda boleh menggunakan slang jika anda mahu atau mungkin rempah dengan bahasa yang tidak sesuai jika anda tahu penerima tidak akan mempunyai masalah dengan itu. Dengan kata lain, anda boleh menulis seolah-olah anda bercakap dengan orang itu.

Surat kiriman perniagaan agak berbeza. Etika e-mel yang baik, sebenarnya etika perniagaan secara umum, menentukan bahawa anda menjalankan diri dengan profesionalisme. Apabila anda terlalu kasual, gunakan bahasa slang atau tidak sesuai, atau hantarkan mesej yang mengandungi ralat, ia meninggalkan kesan buruk pada penerima mesej anda. Berikut adalah beberapa peraturan dasar etika e-mel.

Pikiran Anda Adab

Bahkan dalam dunia yang kita seolah selalu terburu-buru untuk menyelesaikan sesuatu secepat mungkin supaya kita dapat meneruskan tugas seterusnya, adab tidak baik keluar dari gaya. Anda tidak akan terdengar lama jika anda selalu menggunakan perkataan "tolong" dan "terima kasih." Penerima anda akan menghargai kesopanan anda.

Satu lagi cara untuk menunjukkan kebiasaan yang baik adalah untuk menangani orang yang anda tidak tahu, atau hanya mempunyai hubungan formal dengan, dengan tajuk dan nama belakangnya, sebagai contoh, Encik White atau Ms. Gray. Jika penerima e-mel anda lebih suka dipanggil oleh nama pertamanya, dia mungkin akan membetulkan anda.

Apabila membalas e-mel dan penghantar mesej asal hanya menggunakan nama pertamanya, maka anda dengan selamat boleh menganggapnya tidak baik untuk menggunakan nama pertama orang itu juga.

Tonton Nada Anda

Nada adalah penceramah, atau dalam hal e-mel, penulis, cara mengekspresikan sikapnya. Ia adalah perkara yang sukar untuk disampaikan secara bertulis, tetapi anda biasanya boleh mencapai nada yang betul dengan membaca semula mesej anda beberapa kali sebelum anda memukul hantar.

Pastikan anda dapat melihatnya sebagai hormat, mesra dan mudah didekati. Anda tidak mahu bunyi bising atau menuntut.

Jika anda menulis kepada seseorang yang anda telah berkomunikasi sebelum ini, mulakan dengan sesuatu yang mesra seperti "Saya berharap awak baik." Penulis e-mel sering menggunakan emotikon atau emoji untuk menyampaikan perasaan tertentu: gembira, sedih, keliru atau teruja. Gunakan penilaian yang baik di sini. Jika anda menulis kepada seseorang dengan kerap dan mempunyai hubungan yang kurang formal dengannya, maka emotikon dan emoji boleh baik-baik saja. Sebagai e-mel rasmi, misalnya, apabila anda menulis kepada calon majikan, berpegang kepada kata-kata sahaja.

Ia selalu dianggap etiket e-mel miskin untuk menggunakan semua huruf besar huruf. Ia kelihatan seperti anda menjerit. Jangan gunakan semua huruf kecil sama ada.Sesetengah orang mengatakan ia akan menjadikannya kelihatan seperti anda merungut.

Jadilah Ringkas

Masa semua orang adalah berharga, dan anda harus menghormati itu. Penerima anda hanya mempunyai masa untuk membaca e-mel anda dan membalasnya. Apabila menyusun mesej anda, selagi mungkin sementara anda masih memasukkan semua maklumat yang berkaitan. Berikan seberapa banyak butiran pembaca anda perlu memahami apa yang anda cuba sampaikan.

Elakkan Menggunakan Singkatan Teks

Sebagai sebuah masyarakat yang menghabiskan banyak masa untuk menghantar mesej telefon kami, kami sudah biasa menggunakan singkatan untuk setiap perkataan dua atau lebih huruf panjang.

Kami menggunakan U daripada anda, UR bukannya anda, 2 daripada atau tidak, plz bukannya sila, dan thx bukannya terima kasih. Tidak mengapa jika penerima anda adalah rakan. E-mel perniagaan harus lebih formal. Sudah tentu, singkatan yang biasa digunakan seperti Encik dan Puan, FYI (untuk maklumat anda), inc. , dan lain-lain adalah baik.

Gunakan Alamat E-mel Profesional

Sentiasa gunakan alamat e-mel majikan yang diberikan kepada anda untuk surat-menyurat yang berkaitan dengan pekerjaan tetapi elakkan menggunakannya untuk apa-apa lagi. Sebagai contoh, jika anda memburu pekerjaan, gunakan akaun e-mel peribadi, tetapi pastikan alamat anda kelihatan profesional. Pertimbangkan apa yang dikatakan tentang anda. Adakah anda seorang sexymom @ isp. com atau hotdad @ isp. com? Mungkin. Tetapi adakah anda mahu calon majikan memikirkannya? Pertimbangkan untuk mendapatkan alamat yang menggunakan nama awal dan nama pertama anda atau nama penuh anda.

Jika anda melekat pada alamat anda yang anda tidak mahu mengubahnya, pertimbangkan untuk menambah yang kedua untuk kegunaan profesional sahaja. Sekiranya ISP (Penyedia Perkhidmatan Internet) anda hanya menyediakan satu alamat, lihatlah mendapatkan akaun percuma.

Ingat bahawa Ejaan dan Tata Perkata

Sentiasa baca semula e-mel anda dengan berhati-hati. Anda ingin menjadi perhatian untuk membetulkan ejaan dan tata bahasa yang betul. Gunakan pemeriksa ejaan automatik jika anda mahu tetapi berhati-hati dengan bergantung kepadanya terlalu berat. Sekiranya anda menggunakan ejaan yang salah untuk menggunakan perkataan tertentu, contohnya, dua vs vs juga, ia tidak akan mengambil kesilapan anda. Jangan cuba meneka ejaan kata. Anda harus melihatnya dalam kamus dalam talian percuma.

Tatabahasa yang baik adalah penting. Anda boleh menggunakan kontraksi apabila anda mahu menyampaikan nada yang lebih banyak perbualan. Jangan gunakan slang atau mana-mana bahasa yang menyinggung perasaan.