Mencipta Buku Panduan / Manual Dasar dan Prosedur Pekerja

Buku Panduan Kakitangan Anda: Pengenalan

Sebelum anda menulis buku panduan anda, satu nota berhati-hati:
Pastikan untuk memiliki seorang peguam yang pakar dalam bidang kajian undang-undang pekerjaan buku panduan anda pasti bahawa tiada apa-apa di dalamnya yang boleh menyebabkan masalah anda. Membayar seorang peguam untuk memberikan ulasan ini dapat menyelamatkan anda daripada memasukkan sesuatu yang dapat disalahfaham oleh pembaca.

Pengenalan kepada Buku Panduan Kakitangan anda adalah lebih daripada sekadar beberapa perkataan mengenai syarikat anda.

Ia membolehkan pekerja anda memahami pentingnya buku panduan dan merangkumi kawasan untuk pekerja menandatangani untuk mengakui mereka telah membaca buku panduan tersebut. Berikut adalah maklumat lanjut mengenai bahagian Pengenalan termasuk:

• Sejarah Perniagaan Anda
  Secara ringkas, terangkan perniagaan anda, termasuk bagaimana ia bermula dan peristiwa penting dalam sejarahnya.
• Pernyataan Penyata Tujuan atau Misi anda.
  Jika anda telah mencipta pernyataan visi atau misi untuk perniagaan anda, bincangkannya di sini. Menyatakan visi anda membantu pekerja melihat apa yang anda percayai, dan membuat mereka teruja dengan bekerja untuk syarikat anda.
• Surat Selamat Datang
  Sertakan surat selamat datang, bercakap terus kepada pekerja dan memberitahu mereka betapa pentingnya anda berfikir mereka kepada organisasi.
• Penyataan "Ini bukan Kontrak"
  Dalam surat selamat datang atau pernyataan yang berasingan, berikan pernyataan untuk memberitahu pekerja bahawa mereka tidak diberi sebarang jaminan:

  bukan merupakan kontrak pekerjaan, dan tidak memberikan jaminan pekerjaan. "

• Halaman Tandatangan
  Termasuk pernyataan bahawa semua pekerja baru mesti menandatangani buku panduan untuk menunjukkan bahawa mereka telah membaca dokumen itu dan memahaminya.

Pengenalan ini merupakan bahagian penting dari buku panduan pekerja anda. Pastikan peguam anda menyemak bahagian ini khususnya.

Mencipta Buku Panduan Pekerja

Bahagian utama pertama buku panduan pekerja anda mengandungi dasar pekerja.

Dasar-dasar ini memberi maklumat kepada pekerja mengenai jangkaan anda terhadap mereka.

Manfaat Kakitangan

Bahagian terakhir Buku Panduan Kakitangan anda menerangkan manfaat dan masa anda memberi pekerja:

• Kehadiran dan Ketepatan Waktu
  Termasuk seksyen yang menyatakan bahawa pekerja dijangka akan bekerja setiap hari dan masa. Tentukan "ketidakhadiran" yang berlebihan dan kebiasaan "kebiasaan".
• Masa cuti, waktu makan tengahari, ruang tamu
  Bolehkah pekerja berehat pada bila-bila masa atau ada masa rehat yang khusus? Bagaimana dengan makan tengah hari? Terangkan protokol untuk penggunaan ruang tamu.
• Perisian dan dokumen komputer
  Jadikan pekerja sedar tentang undang-undang hak cipta yang berkaitan dengan dokumen.Dokumen apa yang tidak boleh disalin? Apa salinan yang boleh dibuat daripada perisian? Di mana lesen perisian dan apa yang mereka katakan?
• Kerahsiaan; hadiah
  Dasar negara yang berkaitan dengan urusan perniagaan dan prosedur proprietari. Pekerja tidak boleh mengambil hadiah daripada pelanggan kecuali token yang sangat kecil.
• Disiplin / penamatan
  Jelaskan prosedur untuk disiplin, termasuk amaran, bertulis dan lisan. Termasuk proses rayuan, walaupun untuk sebuah pejabat kecil, sehingga para pekerja merasakan mereka memiliki "tempat untuk pergi." Terangkan keadaan di mana pekerjaan boleh dihentikan. Berapa banyak notis yang diberikan? Bagaimana cuti terkumpul dibayar?
• Penggunaan dadah dan alkohol; polisi merokok
  Nyatakan bahawa penggunaan dadah atau alkohol di premis syarikat adalah disebabkan oleh pemecatan segera. Adakah anda membenarkan merokok di premis syarikat?
• Pernyataan EEOC
  Anda tidak mendiskriminasikan sesiapa atas sebarang sebab; anda juga boleh membincangkan tempat penginapan untuk pemeliharaan dan dasar agama mengenai pemohon dan pekerja kurang upaya.
• Equal Pay
  Anda menilai gaji pekerja anda bergantung pada tahap kedudukan dan prestasi, bukan pada faktor luaran seperti seks.
• Evaluasi
  Beritahu pekerja bagaimana dan bila anda menjalankan ulasan prestasi.
• Status pekerja (sepenuh masa berbanding separuh masa; percubaan).
  Jelaskan masa mingguan yang diperlukan untuk pekerjaan sepenuh masa (32? 35? 40?). Adakah pekerja sepenuh masa mempunyai faedah (seperti insurans kesihatan) yang tidak berpatutan? Adakah separuh masa menerima percutian berbayar?
• Gangguan
  Nyatakan bahawa syarikat anda tidak mentolerirnya, sama ada di antara pekerja atau yang melibatkan pelanggan. Bincangkan bagaimana aduan gangguan akan dikendalikan.
• Dasar yang menyewa
  Huraikan bagaimana anda mengiklankan kedudukan, secara dalaman dan luaran, dan proses wawancara anda.
• Kod Pakaian Pejabat
  Anda mungkin ingin menyertakan pernyataan umum mengenai pematuhan kepada dasar pakaian, termasuk rambut, solek, perhiasan. Sekiranya pekerja dikehendaki memakai pakaian seragam khusus, yang membayar untuk ini? Siapa yang membayar untuk pembersihan? Bahasa yang busuk atau kasar boleh menjadi "sebab yang tepat" untuk penamatan.
• Orientasi / latihan pekerja baru
  Huraikan program latihan dan orientasi kerja syarikat anda. Adakah masa orientasi dibayar?
• Bayar masa / masa bayar / gaji / masa lampau
  Berapa kerapkah pekerja dibayar? (Setiap dua minggu atau dua kali sebulan adalah tipikal.) Tekankan masa kad / kad masa mesti dikekalkan oleh semua pekerja; Bilakah mereka mesti berpaling? Nyatakan bahawa gaji termasuk maklumat mengenai pemotongan, maklumat terkini. Nyatakan apabila pekerja layak untuk bekerja lebih masa.
• Tempat letak kereta untuk pekerja
  Jelaskan tempat letak kereta anda dan apa-apa sekatan penggunaannya. Adakah pekerja memerlukan kad letak kereta untuk memasuki lot? Bagaimanakah banyak dipantau?
• Panggilan telefon peribadi dan pelawat
  Huraikan dasar anda pada pelawat dan panggilan telefon peribadi.
• Masa percubaan
  Idea yang baik untuk memasukkan tempoh masa, biasanya tidak lebih dari 90 hari, di mana pekerja baru dinilai dan pekerjaan "sementara" atau "pada kehendak."Anda boleh melaraskan gaji selepas tempoh percubaan ini, untuk memberikan insentif kepada pekerja baru. Biasanya, pekerja percubaan tidak menerima faedah, tetapi adakah anda akan membayar pekerja percubaan untuk cuti berbayar yang jatuh dalam tempoh percubaan?
• Pengunduran diri
  Meminta pekerja yang ingin meletak jawatan memberi anda notis sekurang-kurangnya dua minggu.
• Hari-hari siang
  Jelaskan bagaimana dan apabila anda akan memaklumkan pekerja jika perniagaan ditutup untuk cuaca buruk. Termasuk pernyataan mengenai cara anda melayan waktu pekerja untuk cuaca ketika perniagaan tetap terbuka.
• Masa tunggu
  Mesti karyawan menunggu waktu tertentu untuk menerima manfaat
• Masa berbayar (percutian, hari-hari peribadi, masa sakit)
  Bahagian ini ditangani dengan pelbagai cara Tidak ada undang-undang persekutuan yang memerlukan anda perlu membayar n pekerja untuk waktu, termasuk percutian, cuti, waktu peribadi, atau masa yang sakit, walaupun "waktu off" tinggi pada senarai jangkaan oleh pekerja. Pekerja mempunyai pilihan untuk mengambil masa tanpa gaji. Sebarang masa berbayar akan memberi kesan langsung kepada produktiviti dan perkhidmatan pelanggan anda. Salah satu cara untuk mengendalikan ini adalah untuk memberi manfaat "masa berbayar" secara keseluruhan yang berkumpul dari masa ke masa hingga maksimum "x" jam. Masa berbayar boleh digunakan untuk apa-apa tujuan. Prosedur ini memberi ganjaran kepada pekerja yang bekerja setiap hari, memberikan mereka kesempatan untuk bercuti atau hari-hari peribadi yang kadang-kadang. Memerlukan pekerja untuk menjadualkan PTO dengan baik terlebih dahulu, kecuali untuk penyakit.

• Apabila anda telah melengkapkan bahagian ini, anda hampir bersedia untuk menunjukkannya kepada pekerja. Tetapi sebelum anda melakukannya, bawa ke peguam anda atau peguam yang pakar dalam undang-undang pekerjaan untuk semakan.

• Vacations.
  Huraikan kelayakan bercuti; Berapa lamakah pekerja terpaksa bekerja untuk bercuti? Bagaimanakah panjangnya ditentukan? Bagaimana cuti berbayar? Apa yang berlaku jika seseorang meninggalkan; adakah dia menerima gaji untuk masa bercuti yang tidak digunakan? Kebanyakan majikan tidak membenarkan pekerja menerima bayaran daripada bercuti, kerana beberapa sebab. Jangan biarkan pekerja membawa pulang percutian ke tahun hadapan; setiap orang perlu bercuti setiap tahun. Bilakah pekerja mesti mengumumkan rancangan bercuti mereka? Siapa yang mendapat keutamaan dalam penjadualan?
• Cuti.
  Tiada undang-undang persekutuan memerlukan bayaran bercuti; jika pejabat ditutup, anda tidak perlu membayar untuk kali ini. Apa yang dibayar bercuti yang anda berikan? Senaraikan cuti tertentu untuk setiap tahun. Anda boleh memutuskan untuk menukar cuti dari tahun ke tahun, tetapi biasanya, anda perlu mengekalkan nombor yang sama. Mesti pekerja bekerja hari sebelum dan hari selepas bercuti untuk menerima bayaran bercuti? Anda tidak perlu membayar pekerja sambilan untuk cuti, walaupun pekerja sepenuh masa menerima mereka. Jika anda memutuskan untuk menutup pejabat pada hari tertentu dan tidak membayar pekerja, anda harus memberi mereka notis terlebih dahulu.
• Masa Sakit / Hari Peribadi
  Kebanyakan pejabat kecil mendapati beban yang besar untuk membayar pekerja untuk masa tambahan, baik dari segi kakitangan dan kos kewangan. Anda mungkin ingin memberi pekerja beberapa hari yang terhad / sakit setiap hari, mengetahui bahawa mereka mungkin akan mengambilnya, sama ada mereka memerlukannya atau tidak. Anda mungkin ingin menetapkan hari ini secara kolektif sebagai hari "peribadi", termasuk hari sakit; jangan membuat orang berbohong tentang sakit untuk mendapatkan hari. Jangan biarkan pekerja membawa masa ke tahun lain; menggunakannya atau hilangkannya. Bolehkah pekerja mengambil ½ hari atau beberapa jam, bukan hari penuh? Pekerja sambilan biasanya tidak layak untuk masa yang sakit. Terangkan prosedur untuk meminta hari-hari peribadi / sakit.
• Juri Kewajipan
  Anda dikehendaki memberikan waktu kepada pekerja jika seorang pekerja menerima saman untuk tugas juri. Bagaimana anda menangani ini? Adakah anda akan membayarnya pada masa ini? Adakah anda memerlukan mereka untuk membayar gaji juri atau bolehkah mereka menyimpannya? Bilakah mesti mereka melaporkan kembali bekerja ("ketika pengadilan tidak bersidang" adalah umum)? Pastikan anda menganggap senario "terburuk" dalam bahagian ini.
• Leaves of Absence
  Walaupun anda tidak perlu memberikan cuti tanpa gaji, anda mungkin ingin mempertimbangkan peruntukan ini, terutama untuk pekerja yang berharga. Berapakah masa maksimum seseorang boleh mengambil cuti tanpa gaji dan masih terjamin dari kedudukan apabila kembali bekerja? Jika anda menyediakan insurans, bolehkah orang itu meneruskan insurans ini jika dia membayar premium? Apa yang berlaku apabila pekerja pulang; adakah dia menerima kedudukan bekas?
• Cuti ketenteraan
  Akta Hak Pekerjaan dan Pengangguran Perkhidmatan Seragam 1994 memerlukan majikan membuat usaha yang sewajarnya untuk melatih semula atau menaikkan kemahiran pekerja yang kembali dari tugas ketenteraan. Bagaimana dengan pekerja yang pergi ke perkhemahan musim panas atau untuk kewajipan ketenteraan jangka pendek yang lain? Bagaimanakah pulangan mereka akan dikendalikan?

Apabila anda telah menyelesaikan bahagian ini, anda hampir bersedia untuk menunjukkannya kepada pekerja. Tetapi sebelum anda melakukannya, bawa ke peguam anda atau peguam yang pakar dalam undang-undang pekerjaan untuk semakan.

Penafian: Saya bukan seorang peguam dan saya tidak memberikan nasihat undang-undang. Artikel ini disediakan untuk maklumat dan tidak boleh dipercayai. Rujuk peguam untuk dokumen ini dan semua dokumen jenis ini.