Bagaimana Merancang Acara Berperian Memungut Fundraising

Perancang acara khas - terutama yang ada di dunia bukan keuntungan - tahu bahawa menganjurkan acara penggalangan dana luar adalah idea yang hebat. Jenis peristiwa seperti idea penggalangan dana masyarakat lain, memerlukan perancangan untuk acara tahun depan bermula dengan segera setelah acara pengumpulan dana tahun ini berakhir. Penting untuk membahaskan acara itu dan membincangkan perkara yang berjalan lancar dan apa yang boleh diperbaiki apabila acara itu masih segar dalam minda pasukan.

Membincangkan kejayaan dan penambahbaikan memastikan bahawa ciri tersebut boleh dimasukkan atau dipertingkatkan untuk acara tahun depan. Perancangan proaktif tersebut juga menambah nilai untuk penaja. Dan, tidak dapat dielakkan, semua masyarakat yang berjaya berjalan berharap dapat berkembang dan berkembang dari tahun ke tahun.

Tetapi, penting untuk terus fokus pada objektif utama untuk mengadakan acara seperti: penggalangan dana. Oleh itu, bagi perancang acara yang sebelum ini mengadakan perjalanan komuniti, salah satu masa yang paling penting untuk perancangan sebenarnya berlaku selepas berjalan kaki. Untuk mengetahui tentang banyak aspek perancangan dan pelaksanaan jalan pengumpulan dana masyarakat, kami akan mendapat gambaran di belakang layar Acara Hari Ibu yang dihoskan oleh Organisasi Kanser Payudara Y-ME Chicago.

Yayasan Kanser Payudara Kanser Payudara Hari Ibu Y-ME Berjalan

Y-ME diasaskan oleh dua mangsa kanser payudara pada tahun 1979. Bukan keuntungan paling terkenal dengan Kanser Payudara Kebangsaan Program hotline untuk pesakit kanser payudara.

Program ini mendapat kemasyhuran kerana hotline talian bebas tol 24 jam yang diisi sepenuhnya oleh pesakit kanser payudara yang dilatih oleh kaunselor sebaya. Tetapi organisasi itu juga menganjurkan laluan penggalangan dana tahunan pada Hari Ibu, yang menyokong program dan perkhidmatan mereka. Kembali Pada tahun 2007, Y-ME menaikkan lebih dari $ 7 juta dengan hampir 43, 000 pejalan kaki dari 12 bandaraya.

Menjelang 2008, 15 bandar raya telah mengambil bahagian. Malangnya, Y-ME menutup pintunya pada tahun 2012, tetapi warisan penasihat tahunannya masih menjadi kajian kes yang hebat untuk perancang acara bukan keuntungan.

Kebanyakan kejayaan pengumpulan dana Y-ME dapat dikaitkan dengan pendekatan yang teratur untuk merancang dan mengawasi sasaran yang paling penting terlebih dahulu. Liz Klug, bekas pengarah acara khas organisasi ini berkata demikian selepas tahun rekod mereka pada tahun 2007: "Kami mempunyai rancangan untuk pelbagai mata dalam masa proses perancangan. Jadi, kami akan mengambil langkah-langkah untuk mempromosikan perkara-perkara yang paling kritikal dalam masa untuk memastikan kami berjaya. Sebagai contoh, di sebuah bandar di mana kita boleh menjadi tuan rumah acara buat kali pertama, kita mesti memberi tumpuan untuk memastikan kita mempunyai tempat dan lokasi yang hebat di mana orang akan mahu kembali. Di bawah jalan, kita boleh menumpukan perhatian kepada kedai-kedai kopi yang akan kami lepaskan brosur."Mari kita lihat bagaimana Klug dan pasukan perancangan acara Y-ME menganjurkan satu acara yang berjaya.

Perancangan Langkah 1: Menganalisa Nombor

Mengadakan jalanan masyarakat atau peristiwa yang sama memerlukan membawa bersama beberapa objektif konstituen yang berlainan, tetapi akhirnya persatuan atau amal yang menganjurkan acara itu berbuat demikian untuk mengumpulkan wang untuk tujuan mereka.

Oleh itu, langkah pertama dalam perancangan peristiwa seterusnya akan berlaku apabila peristiwa semasa berakhir, dan kebanyakan kerja itu mengelilingi "angka."

"Kami melihat dengan teliti pada angka-angka setelah acara itu berakhir," jelas Liz Klug , "Kami membandingkan bagaimana kami melakukan tahun ini berbanding tahun sebelumnya. Kami melihat pengalaman peserta. Kami menilai kategori penajaan kami. Kami membalas sebarang e-mel segera mengenai peristiwa tersebut. "Perancang acara juga akan mengambil langkah segera untuk memastikan semua yang terlibat dalam acara tahun ini akan diteruskan tahun depan.

Klug juga digali ke butirannya. Dalam penilaiannya, dia melihat segala-galanya dari jumlah sukarelawan yang menyertai jumlah kemeja-t yang diedarkan. Dia kemudian akan bertanya sama ada dia memerlukan lebih atau kurang untuk tahun depan.

Garis Masa Perancangan

Bagi mereka yang menganjurkan berjalan kaki pengumpulan dana masyarakat, adalah penting untuk mengetahui langkah-langkah yang perlu dikendalikan pada pelbagai masa.

Kebanyakan bukan keuntungan tidak mempunyai kemewahan bilangan ahli jawatankuasa sukarela dan sukarelawan untuk memacu kejayaan acara itu. Tetapi perancang mengakui bahawa mereka mesti memastikan bahawa mereka bekerja rapat dengan pejabat bandar dan jabatan kerja raya bandar untuk mendapatkan acara pada kalendar awam.

Klug mencadangkan bahawa langkah pertama selepas menganalisis bilangan tahun lepas adalah untuk memberi tumpuan kepada pengambilan korporat. Jika acara itu bukan program baru, penting untuk mendapatkan sokongan korporat untuk acara tahun depan dengan segera selepas acara tahun ini berakhir. "Kami memberi tumpuan untuk memperbaharui tajaan apabila kami menyampaikan laporan pembungkus acara," kata Klug. Ia juga menawarkan acara-acara berikut untuk perancang yang berminat dalam mengatur perjalanan masyarakat sebagai acara penggalangan dana:

• Mengenalpasti penaja korporat
• Membangun program pasukan berjalan
• Tentukan aktiviti acara
• Mulailah perekrutan
• Memuktamadkan logistik peristiwa
• Pegang acara
• Pegang acara "terima kasih"
• Menilai dan memulakan acara berikutnya

Y-ME juga akan mengupah firma logistik luar untuk mengendalikan banyak keperluan logistiknya. Tetapi salah satu yang paling membantu adalah melaksanakan sistem pendaftaran dalam talian.

Kejayaan Sistem Pendaftaran Dalam Talian

Y-ME dengan cepat mengetahui tentang kepentingan menggunakan web untuk pendaftaran dalam talian dan sejak itu sangat menyokong penggunaan teknologi untuk pendaftaran dalam talian dan penggalangan dana.

Mereka melabur dalam sistem pengurusan hubungan konstituen dalam talian untuk berkhidmat sebagai laman web perlumbaan 2003 mereka. Sistem jenis ini berfungsi sebagai laman web peribadi untuk sukarelawan untuk membuat rayuan peribadi untuk derma dan penglibatan lain. Ia menangkap maklumat ke dalam pangkalan data tunggal dan berfungsi sebagai alat untuk berjalan kaki kapten pasukan untuk menggalakkan ahli mereka.Hasilnya hebat.

Peserta dalam talian meningkat daripada 4, 000 kepada 11, 594. Derma talian meningkat dari 5, 000 hingga 19, 650. Pasukan Y-ME percaya bahawa ia menyumbang untuk mencapai $ 2. 35 juta gol, dan sebagai bonus, teknologi mengurangkan kos pentadbiran sebanyak kira-kira $ 20. 000.

Sistem sedemikian juga boleh berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting yang membolehkan sesebuah organisasi untuk mengikuti dan terus melibatkan unsur-unsur di luar hari perlumbaan itu sendiri.

Hari Aliran Masa

Jalan-jalan komuniti adalah yang paling kerap dijadualkan pada waktu pagi. Bergantung kepada kerumitan papan tanda dan lokasi, persediaan untuk acara biasanya bermula seawal satu minggu sebelum acara, dengan kebanyakan aktiviti berlaku beberapa hari sebelum berjalan kaki.

Apabila Y-ME akan merancang untuk acara penggalangan dana tahunan mereka, pasukan biasanya akan cuba untuk mengehadkan kawasan di mana mereka memegang berjalan kaki sehingga tidak memerlukan sejumlah besar masa sumber untuk melaksanakan tugas-tugas operasi tertentu seperti menutup jalan ke bawah. Perjalanan mereka pada umumnya tidak berdaya saing, jadi ia juga membantu mereka tidak perlu mempertimbangkan keperluan yang diperlukan untuk persaingan kaum yang lebih kompetitif.

Jadwal untuk hari perlumbaan sendiri biasanya mengalir seperti berikut:

• Pasukan Perancangan Acara Tiba (2. 5 jam sebelum berjalan)
• Sukarela Masuk (2 jam sebelum berjalan)
• Dalam dan Persediaan (2 jam sebelum berjalan)
• Pendaftaran Bermula (1. 5 jam sebelum berjalan)
• Persediaan Talian Permulaan (30 minit sebelum berjalan)
• Upacara Pembukaan (10 minit sebelum berjalan) Bangsa Bermula
• Peringkat Utama Hiburan Bermula (1 jam selepas berjalan bermula)
• Peristiwa Peringkat Utama Rasmi (selepas berjalan menyimpang; pada tanda tanda 5 jam)
• Program Secara Rasmi Berakhir (3 jam selepas berjalan bermula)
• Pecahan Peristiwa Bermula (selepas acara berakhir secara rasmi)
• Tips untuk Merancang Jalan Raya atau Menjalankan Komuniti

Bagi organisasi yang berminat untuk mengadakan berjalan kaki atau berjalan untuk komuniti untuk pertama kalinya, Klug menawarkan beberapa cadangan yang akan membantu memastikan peristiwa yang berjaya.

Mulailah dengan petunjuk hangat, termasuk sukarelawan, penaja atau pasukan yang bersambung dengan baik. Tentukan hasil yang boleh diukur.

• Menilai peristiwa pesaing di bandar / lokasi anda untuk mengenal pasti amalan terbaik dan bidang untuk penambahbaikan.
• Bekerja dengan pejabat dan daerah taman bandar untuk membincangkan permit yang diperlukan dan logistik acara anda: masa, lokasi, bilangan peserta. Pastikan anda bersedia untuk mesyuarat tersebut.
• Memahami belanjawan anda dan pastikan anda menyimpan perbelanjaan operasi anda sebanyak 25-30% untuk acara baru. Sesetengah badan amal akan berusaha untuk 15-20% dari jumlah perbelanjaan.
• Penaja selamat untuk menyerap 100% perbelanjaan operasi acara anda.