Proses Seleksi Vendor yang Berjaya

Proses pemilihan vendor boleh menjadi usaha yang sangat rumit dan emosional jika anda tidak tahu bagaimana cara mendekatinya dari awal. Berikut adalah lima langkah untuk membantu anda memilih penjual yang betul untuk perniagaan anda. Panduan ini akan menunjukkan cara untuk menganalisis keperluan perniagaan anda, mencari calon vendor, memimpin pasukan dalam memilih vendor yang menang dan memberikan anda wawasan mengenai rundingan kontrak dan mengelakkan kesilapan rundingan.

1. Menganalisa Keperluan Perniagaan

Sebelum anda mula mengumpul data atau melakukan wawancara, berhimpun dengan sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan dalam proses pemilihan vendor tertentu ini. Tugas pertama yang diperlukan oleh pasukan pemilihan vendor adalah untuk menentukan, secara bertulis, produk, bahan atau perkhidmatan yang anda cari penjual. Seterusnya, tentukan keperluan teknikal dan perniagaan. Juga, tentukan keperluan vendor. Akhirnya, siarkan dokumen anda ke kawasan yang berkaitan dengan proses pemilihan vendor ini dan dapatkan input mereka. Adakah pasukan menganalisis komen dan membuat dokumen akhir. Secara ringkas:

1. Berkumpul Pasukan Penilaian
2. Tentukan Produk, Bahan atau Perkhidmatan
3. Tetapkan Keperluan Teknikal dan Perniagaan
4. Tentukan Keperluan Penjual
5. Menerbit Keperluan Dokumen untuk Kelulusan < 2. Carian Penjual

Sekarang bahawa anda mempunyai persetujuan mengenai keperluan perniagaan dan vendor, pasukan sekarang harus mulai mencari kemungkinan vendor yang dapat menyampaikan bahan, produk atau layanan.

Skop proses pemilihan vendor yang lebih besar semakin banyak vendor yang harus diletakkan di atas meja. Sudah tentu, tidak semua vendor akan memenuhi keperluan minimum anda dan pasukan harus memutuskan mana vendor anda akan mencari lebih banyak maklumat dari. Seterusnya, tulis Permintaan Maklumat (RFI) dan hantar ke vendor yang dipilih.

Akhirnya, menilai jawapan mereka dan pilih sebilangan kecil vendor yang akan membuat "Senarai Pendek" dan beralih ke pusingan seterusnya. Dalam ringkasan:

Menyusun Senarai Vendor Yang Mungkin

1. Pilih Vendor untuk Meminta Lebih Banyak Maklumat Dari
2. Tulis Permintaan Maklumat (RFI)
3. Menilai Respons dan Buat "Senarai Pendek" Vendor > 3. Permintaan untuk Cadangan (RFP) dan Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ)
4. Keperluan perniagaan ditakrifkan dan anda mempunyai senarai pendek vendor yang anda ingin menilai. Kini sudah tiba masa untuk menulis Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebut Harga. Format mana pun yang anda putuskan, RFP atau RFQ anda harus mengandungi seksyen berikut:

Butiran Penyerahan

Pengenalan dan Ringkasan Eksekutif

1. Gambaran Perniagaan dan Latar Belakang
2. Spesifikasi Terperinci
3. Andaian dan Kekangan
4. Syarat dan Syarat
5. Kriteria Pemilihan
6. Baca lebih lanjut mengenai Cara Menulis Permintaan Cadangan (RFP) atau Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ)
7. 4.Penilaian Cadangan dan Pemilihan Vendor

• Objektif utama fasa ini adalah untuk meminimumkan emosi manusia dan kedudukan politik untuk mencapai keputusan yang paling sesuai dengan kepentingan syarikat. Berhati-hati dalam siasatan anda, dapatkan input daripada semua pihak yang berkepentingan dan gunakan kaedah berikut untuk memimpin pasukan ke keputusan pemilihan vendor bersatu:

Semula Semula Semua Cadangan Vendor

Rekod Keperluan Perniagaan dan Keperluan Penjual

1. Berikan Kepentingan Nilai untuk Setiap Keperluan
2. Berikan Nilai Prestasi untuk Setiap Keperluan
3. Kira Skor Prestasi Keseluruhan
4. Pilih Vendor Pemenang
5. Baca lebih lanjut mengenai Bagaimana Menilai Cadangan dan Pilih Penjual
6. 5. Strategi Perundingan Kontrak

• Peringkat akhir dalam proses pemilihan vendor sedang membangunkan strategi perundingan kontrak. Ingat, anda mahu "kongsi" dengan vendor anda dan tidak "bawa mereka ke pembersih." Mengkaji objektif anda untuk rundingan kontrak anda dan merancang rundingan meliputi perkara-perkara berikut:

Senaraikan Prioritas Anda Bersama Alternatif

Ketahui Perbezaan Antara Apa yang Anda Perlu dan Apa Yang Anda Ingin

1. Ketahui Bar Bottom Anda Jadi Anda Tahu Bila Berjalan Jauh
2. Tentukan Sebarang Kekangan dan Penanda Aras Masa
3. Menilai Kewajiban dan Risiko Potensial
4. Kerahsiaan, tidak bersaing, penyelesaian pertikaian, perubahan dalam keperluan
5. Lakukan Sama untuk Penjual Anda (iaitu Berjalan Mile di Kasut mereka)
6. Baca lebih lanjut mengenai Cara Merancang Strategi Rundingan Kontrak
7. 6. Kesalahan Rundingan Kontrak

• Kesilapan terkecil boleh membunuh proses perundingan kontrak yang sebaliknya. Elakkan kesilapan rundingan kontrak dan elakkan menjejaskan proses perundingan kontrak yang sebaliknya.

Baca lebih lanjut mengenai Bagaimana Menghindari Kesalahan Rundingan Kontrak