5 Kritikal Peristiwa Kesilapan Peristiwa Setiap Pengurus Acara Mesti Elakkan!

Kita berhadapan dengannya, Hukum Murphy mengatakan bahawa jika ada sesuatu yang salah maka mungkin! Itulah fakta asas kehidupan yang sering kita hadapi.

Tetapi apabila ia merujuk kepada perancangan acara, seorang pengurus acara yang kompeten akan sentiasa berusaha untuk mengurangkan Undang-undang Murphy dengan mengenali potensi untuk sesuatu yang akan terbantut dan merancang dengan sewajarnya.

Sebagai pengurus peristiwa, tanggungjawab anda untuk memastikan bahawa acara istimewa anda berjalan dengan lancar dan dengan beberapa halangan yang mungkin berlaku.

Di dunia nyata, tidak mungkin untuk menampung setiap kemungkinan tetapi sekurang-kurangnya anda harus mengetahui kesilapan perancangan peristiwa penting setiap pengurus acara harus dihindari.

Yang diperkatakan adalah berpengalaman jadi mari kita menggali beberapa petua penting yang mungkin membantu anda mengelakkan bencana yang tidak terkawal pada acara istimewa anda yang akan datang.

1. Komunikasi buruk - ini mungkin kesilapan yang paling biasa dibuat oleh perancang acara yang tidak berpengalaman dan adalah satu yang harus dielakkan pada semua kos sebagai komunikasi yang buruk secara literal boleh mengeja bencana.
   Komunikasi yang buruk sering kali disebabkan oleh kekurangan perhatian terhadap perincian terutama ketika datang ke senarai periksa acara anda. Sungguh penting bahawa anda berkomunikasi secara berkesan dengan kedua-dua pasukan acara dalaman anda dan pembekal anda. Walaupun ia bukan untuk kepentingan terbaik anda untuk micromanage atau membuat gangguan diri anda, anda perlu berada di atas proses komunikasi dan memastikan semua orang yang terlibat dalam acara mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan daripada mereka dan tepat pada masa yang lalu.

1. Perancangan luar jangka yang teruk atau hilang - ingat Hukum Murphy? Perkara-perkara yang mungkin akan menjadi salah dalam memimpin sehingga dan sudah tentu semasa acara khas akan datang anda. Itulah yang normal dan diharapkan. Perancang acara profesional akan berfikir ke hadapan, mengenal pasti potensi untuk sesuatu yang salah dan mempunyai perancangan luar jangka yang baik. Sebagai contoh, bagaimana jika sistem pendaftaran anda tidak berfungsi pada hari itu, bagaimana jika anda kehabisan makanan atau minuman, bagaimana jika tidak terdapat ruang letak kereta yang mencukupi, bagaimana jika pembicara utama anda gagal tiba tepat pada waktunya, bagaimana jika bunyi sistem atau sistem unjuran memberi masalah pada hari acara anda - adakah anda dapat mengatasi? Adakah anda mempunyai rancangan B?
2. Pengangkutan yang tidak mencukupi - adakah anda benar-benar yakin bahawa pengangkutan yang telah anda sediakan untuk mendapatkan perwakilan dan penyampai ke dan dari acara anda adalah mencukupi? Adalah penting untuk menyemak dalam minggu-minggu menjelang acara anda dan juga (pada minit terakhir) pada hari kejadian itu sendiri bahawa semua keperluan pengangkutan anda cukup dipenuhi. Sekali lagi, fikirkan dari segi kontingensi di sini - apakah yang berlaku jika kerosakan kenderaan atau kenderaan pada hari acara anda, adakah anda mempunyai rancangan sandaran?
3. Kekurangan papan tanda yang jelas - tidak ada yang lebih mengecewakan bagi perwakilan daripada menghadiri acara khas dan tidak pasti atau keliru tentang di mana persembahan atau demonstrasi seterusnya diadakan. Elakkan perkara ini dengan memastikan bahawa anda mempamerkan papan tanda yang mencukupi yang mudah dibaca dan difahami. Lebih baik untuk pergi ke laut di sini daripada meninggalkan peserta anda hilang dan bingung dan terus meminta arahan.
4. Kakitangan yang tidak mencukupi di tangan - pada hari acara khas anda mungkin akan berurusan dengan jumlah peserta yang sangat besar. Jangan membuat kesilapan bergantung kepada hanya satu atau dua individu untuk menangani soalan atau kebimbangan perwakilan. Pastikan anda tahu nombor anda dan di atas semua pastikan bahawa antara pasukan perancangan acara dan kakitangan yang disediakan oleh vendor, anda mempunyai kakitangan yang cukup.

Dan akhirnya, ada pepatah lama yang berlaku "andaian membuat keledai anda dan saya" dan itu tidak pernah benar lagi apabila diterapkan kepada pengurusan acara. Jangan sekali-kali mengandaikan bahawa semua asas dilindungi - pastikan mereka! Sekiranya ada keraguan, dasar terbaik adalah selalu untuk memeriksa dan menyemak semula. Jangan tinggalkan perkara sehingga minit terakhir dan mendapati diri anda sedang melawan kebakaran pada hari acara anda.