Cara Terbaik untuk Mengembalikan Pekerja untuk Mileage mereka

Apakah cara terbaik untuk membayar balik pekerja untuk jarak tempuh untuk memandu perniagaan mereka? Saya membincangkan persoalan ini dengan Craig Powell, Ketua Pegawai Eksekutif Motus, Motus menyediakan platform pengurusan kenderaan dan pembayaran balik yang menjamin pembayaran balik yang adil dan tepat untuk pekerja mudah alih.

Apakah pilihan untuk menyediakan sistem memandu untuk perniagaan saya?

Angkatan kerja syarikat menjadi semakin mudah bergerak, dengan lebih banyak pekerja yang memandu untuk perniagaan setiap hari.

Anda mempunyai dua alternatif untuk perniagaan anda: program armada kereta milik syarikat, atau program pembayaran balik bagi pekerja yang memandu kereta mereka sendiri.

Satu program armada (kereta milik syarikat) merupakan pilihan yang menarik bagi majikan yang perlu menyediakan pengangkutan untuk fungsi tertentu, seperti trak perkhidmatan, van, kenderaan penghantaran atau mereka yang mempunyai keperluan peralatan lain. Program armada memberikan pengendalian dan pengawasan terhadap hal-hal seperti asuransi dan pemeliharaan kendaraan dan keupayaan untuk memilih ciri-ciri kendaraan yang dimiliki oleh perusahaan. Ini termasuk ciri-ciri seperti penjenamaan korporat, elemen keselamatan dan telematik untuk mendapatkan 24/7 wawasan ke mana kenderaan mereka berada dan didorong.

A program pembayaran balik untuk pekerja yang memandu kereta sendiri digunakan oleh syarikat yang tidak memerlukan kenderaan atau trak khusus untuk pekerja mereka, seperti perniagaan jualan dan perkhidmatan.

Pembayaran balik menyediakan fleksibiliti dan pilihan untuk pekerja, memerlukan kurang pentadbiran dalaman, dan tidak memerlukan biaya pendahuluan atau pengalihan modal.

Apa yang penting dalam menentukan sistem mana yang hendak digunakan?

Terlepas dari model - armada atau pembayaran balik - anda perlu membayar balik pekerja dengan betul untuk kegunaan perniagaan yang berkaitan dengan kenderaan mereka, atau menghadapi akibat, seperti audit IRS yang mahal, atau lebih buruk, aksi kelas tindakan undang-undang.

Untuk program armada, tanyakan kepada diri sendiri tujuan utama untuk program ini - sebagai perkerja (manfaat) pekerja atau untuk menyediakan keperluan pengangkutan bisnis anda. Jika matlamat utama anda adalah untuk menyediakan alat perniagaan, ia harus membolehkan anda mengurangkan perbelanjaan armada dengan memulihkan kos yang berkaitan dengan penggunaan peribadi kenderaan pekerja.

Dengan program penggantian, anda boleh memilih sama ada elaun kereta rata, program sen per mil, atau kadar perbatuan IRS standard untuk membayar balik pekerja mereka. Tetapi ketiga-tiga pilihan ini boleh menyebabkan syarikat kehilangan ribuan ringgit setiap pekerja setiap tahun kerana mereka tidak tepat menjelaskan setiap kos pemandu masing-masing, seperti harga gas yang berbeza-beza dan bilangan batu didorong.

Apa FAVR dan mengapa ia alternatif terbaik untuk penggantian jarak jauh?

FAVR adalah prosedur pendapatan IRS yang membayar balik pekerja bebas cukai untuk kos tetap dan berubah-ubah yang berkaitan dengan memandu untuk perniagaan. Kos tetap mungkin termasuk yuran insurans, lesen dan pendaftaran, manakala kos berubah termasuk bahan api dan penyelenggaraan.

FAVR adalah penyelesaian penggantian yang paling tepat kerana ia memberikan pembayaran balik kepada setiap pekerja mudah alih berdasarkan biaya tempatan dan jarak perniagaan seseorang, yang boleh berubah mengikut bulan.

Tetapi, dengan tepat merekodkan semua kos tetap dan berubah boleh menjadi kompleks untuk mentadbir - oleh itu kebanyakan majikan tidak menggunakannya.

Banyak majikan memilih untuk mendapatkan elaun kereta rata yang lebih mudah sebagai pendekatan "satu saiz yang sesuai untuk semua" ($ 500 sebulan bagi setiap pekerja, contohnya). Tetapi kaedah ini tidak mengambil kira hakikat bahawa tidak ada dua perjalanan perniagaan yang sama, jadi tidak ada dua pekerja yang harus dibayar balik jumlah yang sama. Pembayaran balik program sen-per-mil lebih pantas tetapi masih tidak tepat.

Mengapakah kadar perbatuan piawai IRS bukanlah alternatif terbaik?

Kebanyakan syarikat menggunakan kadar perbatuan perniagaan IRS untuk mengira setiap pekerja individu harus dibayar balik. Tetapi kadar IRS bukan kadar bayaran balik yang diperlukan kerana ia berdasarkan kos purata kebangsaan untuk mengendalikan kenderaan semasa tahun sebelumnya .

Kadar IRS ialah purata kos masa titik-masa menggunakan data tahun sebelumnya, bukan kadar bayaran balik sebenar. Para pekerja boleh membelanjakan lebih banyak perjalanan daripada mereka dibayar balik, atau mereka boleh dibayar balik jika harga gas telah jatuh - dan tidak ada penyesuaian yang akan dibuat dalam apa yang mereka bayar kerana ia berdasarkan pada tahun lepas.

Apa yang kebanyakan syarikat menjadi salah apabila ia datang kepada elaun kereta rata vs pembayaran balik?

Elaun kereta rata hanya tidak adil apabila membayar balik pekerja yang tinggal di lokasi yang berbeza. Sebagai contoh, seseorang pekerja mungkin tinggal di kawasan di mana harga gas adalah 12 sen lebih murah daripada harga di bandar seterusnya di mana pekerja lain tinggal. Juga, kos tetap perjalanan perniagaan, seperti harga premium insurans kereta dan cukai, berbeza jauh dengan lokasi.

Kos memandu lain juga berbeza-beza. Sebagai contoh, premium insurans kereta berbeza-beza mengikut keadaan, dari $ 825 di Charlotte, Carolina Utara hingga $ 3, 150 di Detroit, Michigan. Cukai untuk kos sedan $ 21,000 yang sama $ 249 di Nevada, namun boleh dikenakan biaya sebanyak $ 1, 689 di Rhode Island. Kos pembaikan tahunan tidak sama di setiap negeri, sama ada purata $ 393 di New Jersey tetapi hanya $ 270 di Vermont. Membayar kadar rata yang sama kepada pekerja yang tinggal di lokasi yang berbeza mengabaikan variasi ini sepenuhnya.

Kerana elaun kereta dianggap sebagai pampasan, mereka juga dikenakan cukai kepada majikan yang membayar cukai FICA (Cukai Sosial dan Medicare cukai), dan pekerja yang membayar kedua-dua FICA dan cukai pendapatan. Ini bermakna syarikat membayar jumlah elaun kereta ditambah sumbangan cukai FICA yang berkaitan, sementara pekerja mengambil jumlah elaun kereta, kurang cukai pendapatan dan sumbangan FICA mereka.Dalam model penggantian bebas cukai seperti FAVR, pekerja "pulang ke rumah" dengan tepat jumlah yang dibayar oleh majikan.

Apakah kesilapan yang dilakukan oleh syarikat dalam mengecas penggunaan peribadi sebuah kenderaan armada?

Sesetengah majikan membenarkan pekerja mereka menggunakan kenderaan armada milik syarikat sebagai perangsang untuk kegunaan memandu peribadi mereka. Tetapi, anda akan terkejut melihat berapa banyak syarikat yang tidak menyedari penggunaan peribadi ini dikenakan cukai kepada pekerja. Syarikat juga tidak mempunyai cara yang baik untuk mengira jumlah setiap pemandu harus dikenakan untuk faedah yang boleh dikenakan cukai ini.

Sering kali organisasi hanya mengenakan jumlah yang rata untuk melindungi kegunaan peribadi di semua pemandu mereka, tidak kira berapa batu peribadi yang mereka memandu. Ini boleh menjadi kelebihan kewangan yang besar untuk pekerja yang menggunakan kenderaan armada yang cukup banyak untuk kegunaan peribadi. Tetapi pekerja yang memandu kenderaan armada dengan ketat untuk kegunaan perniagaan dan menyimpan kereta mereka sendiri untuk kegunaan peribadi di luar keadaan kerja mungkin tidak dikenakan bayaran yang tidak adil.

Apa yang berlaku jika perniagaan tidak membayar balik para pekerja?

Pekerja yang tidak mencukupi untuk perbelanjaan memandu yang berkaitan dengan perniagaan membebankan banyak syarikat beribu-ribu dolar setiap tahun (kira-kira $ 3, 000 dolar setiap pekerja setiap tahun, seperti dikira oleh Motus). Walau bagaimanapun, ini tiada berbanding dengan kos tuntutan tindakan kelas. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, para pekerja telah berjaya menyaman majikan mereka sebanyak $ 7 juta dolar untuk mengimbangi amalan pembayaran balik yang tidak munasabah. Di negeri California, undang-undang ini cepat menjadi peraturan, bukan pengecualian, kerana seksyen Kod Buruh California 2802 sangat ketat.

Kod California memastikan bahawa "Seorang majikan harus menanggung rugi [menahan diri] pekerjanya untuk semua perbelanjaan atau kerugian yang diperlukan oleh pekerja itu akibat langsung daripada menunaikan kewajipannya. " Ini biasanya ditafsirkan oleh majikan kerana terhad kepada kos peralatan atau alatan yang digunakan pada pekerjaan, tetapi kini digunakan lebih banyak dalam kes reimbursement jarak jauh (contoh Radio Shack dan Toys" R "Us).

Program-program armada juga datang dengan cabaran mereka sendiri apabila ia datang dengan tepat mengecilkan pekerja untuk kegunaan peribadi kenderaan-kenderaan ini. Penggunaan peribadi kenderaan syarikat mestilah didokumentasikan dengan sewajarnya dan pekerja akan dicaj kembali untuk kegunaan peribadi. Perbatuan peribadi yang tidak dilaporkan meletakkan syarikat berisiko audit IRS yang mahal dan mungkin membebankan syarikat dalam caj balik yang tidak dijawab.

Apakah beberapa sumber yang boleh membantu perniagaan saya?

Perniagaan anda boleh menggunakan teknologi yang sama yang memperkasakan tempat kerja digital baru untuk menjejaki perbelanjaan perbatuan perniagaan mereka. Berikut adalah beberapa contoh:

• Peranti pintar berkemampuan GPS untuk mengumpul dan menyimpan maklumat perjalanan perniagaan pekerja
• Aplikasi mudah alih untuk mengautomasikan pengesanan perbatuan pekerja dan memperakui tepat untuk setiap perniagaan, perjalanan, dan peribadi yang tepat setiap pekerja batu.

Dengan aplikasi mudah alih dan platform perisian yang tepat, anda boleh menghapuskan tugas-tugas manual bagi pemandu untuk meningkatkan produktiviti, mengurangkan kos, dan memastikan pematuhan IRS - semua sementara mendapat gambaran mengenai kelakuan memandu dan kecekapan tenaga kerja mudah alih.