Apakah Invois dan Apa yang Ia Sertakan?

Apa itu Invois? Invois

Suatu , kadang-kadang dipanggil invois jualan, adalah satu bil yang dihantar oleh pembekal suatu produk atau perkhidmatan kepada pembeli. Invois menetapkan kewajipan di pihak pembeli untuk membayar, mewujudkan akaun belum terima. Dengan kata lain, invois itu adalah pengesahan bertulis perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau perkhidmatan.

Invois merupakan bahagian penting dalam sistem penyimpanan rekod pembukuan dan perakaunan perniagaan anda kerana merekodkan urus niaga jualan.

Apakah Invois Termasuk?

Seksyen biasa dalam invois termasuk:

• Tarikh bahawa invois telah dibuat. Jangan lupa! Tarikh invois bermula jam berdetik pada pelanggan. Sekiranya anda mempunyai istilah (had masa untuk pembayaran), anda ingin menyertakan tarikh supaya semua orang tahu bila pembayaran itu perlu dibayar.
• Nama dan alamat pelanggan dan pembekal. Sekiranya anda membuat invois dalam perisian perakaunan, anda hanya perlu alamat e-mel pelanggan, tetapi ia masih merupakan idea yang baik untuk mengumpul dan menyertakan alamat fizikal, sekiranya anda perlu menghantar surat atau dokumen sebenar.
• Nama kenalan individu di kedua-dua perniagaan (atau perniagaan dan individu). Ia adalah peraturan perhubungan pelanggan yang baik untuk memastikan anda mengeja nama dengan betul.
• Keterangan barang yang dibeli , sama ada produk atau perkhidmatan, termasuk harga dan kuantiti. Selalunya anda akan mempunyai penerangan perkara standard dan nombor inventori. Tetapi menjadi seperti yang spesifik dan terperinci, apabila anda membuat invois. Ini mengelakkan kekeliruan dan "Saya tidak tahu" isu.

• Syarat pembayaran. Sebagai contoh, pembekal mungkin menyatakan "bersih 30 hari," yang bermaksud bahawa jumlah keseluruhan akan dibayar dalam tempoh 30 hari.

Cara Mengemudikan Pelanggan

Anda mungkin menggunakan perisian perakaunan perniagaan dalam talian, atau mungkin anda menggunakan invois pra-dicetak yang akan anda selesaikan. Proses ini berfungsi dengan cara yang sama untuk proses invois.

Anda akan menyediakan invois hanya selepas anda menghantar atau menghantar produk atau perkhidmatan kepada pelanggan.

• Mulakan dengan mengenal pasti pelanggan . Dalam sesetengah kes, anda juga mungkin mahu mengenal pasti sub-pelanggan atau pekerjaan dalam fail pelanggan tersebut.
• Sertakan nombor dokumen terdahulu yang berkaitan dengan penjualan ini, termasuk sebarang perjanjian atau anggaran jualan atau anggaran jualan.
• Kenal pasti perkara yang dijual dan dihantar . Biasanya anda akan memasukkan nama produk atau perkhidmatan, kuantiti (atau masa, untuk perkhidmatan) dan kadar (setiap item atau sejam). Jika anda menggunakan perisian dalam talian, jumlah bagi setiap item dikira. Inilah tempat di mana anda perlu mengklasifikasikan item sebagai "backordered.
• Setiap item mendapat baris tersendiri, dan jumlah keseluruhan baris ditambah
• Seterusnya, anda akan memasukkan maklumat apa-apa deposit yang telah dibuat oleh pelanggan, atau mana-mana digunakan pada invois ini. Anda mungkin mahu menawarkan pelanggan kaedah pembayaran yang berbeza, mungkin memberikan diskaun untuk membayar secara tunai
• Termasuk syarat penghantaran
• untuk produk yang dikirimkan. : FOB shipping point atau FOB destination (FOB bermaksud "free on board"). Jika syarat-syarat adalah FOB shipping point, pengirim (yang penjual) membayar penghantaran. Jika istilah FOB destinasi, pembeli membayar pengiriman Ia juga merupakan idea yang baik untuk diingati jika pelanggan memungut item atau barangan, sekiranya terdapat sebarang pertanyaan tentang item yang diterima. Termasuk terma jualan
• . anda mahu pembeli membayar dan adakah anda memberi sebarang diskaun untuk pembayaran awal? Terma-terma ini dinyatakan seperti ini 2/10 Net / 30. Ini bermakna anda akan memberi diskaun 2% jika membayar ment diterima dalam tempoh 10 hari, dan keseluruhan baki perlu dalam masa 30 hari. Invois boleh dihantar melalui e-mel atau diemail atau difakskan kepada pelanggan. Apabila pelanggan membayar, nombor invois perlu diperhatikan pada resit jualan dan dipadankan dengan resit jualan dalam perisian perakaunan anda, jadi jelas bahawa invois telah dibayar. Bayaran ini mengambil jumlah tertunggak daripada akaun akaun boleh terima anda.

Invois vs. Pesanan Pembelian

Invois kadangkala keliru dengan pesanan pembelian. Pesanan pembelian (PO) sebelum transaksi, dan invois adalah selepas transaksi. Pesanan pembelian merekod pesanan oleh pelanggan kepada vendor atau pembekal.

Satu invois sebaliknya merekodkan penerimaan produk atau perkhidmatan dan, seperti yang dinyatakan di atas Beberapa Contoh Invois

Susan Ward, Ahli Perniagaan Kecil-Kanada, mempunyai sampel invois , yang termasuk maklumat Kanada, tetapi ia akan memberi anda idea tentang apa yang termasuk invois

. Allena Tapia, Pakar Menulis Freelance, mempunyai arahan langkah demi langkah untuk membuat invois.