Mengelakkan yuran lewat dan pembayaran faedah daripada tarikh akhir invois yang hilang.

Perbelanjaan perniagaan menjalankan gamut dari yang diperlukan untuk insidental tetapi satu perkara yang mengecewakan perbelanjaan yang tidak dijangka ialah bayaran lewat dan faedah yang tidak perlu. Sekiranya anda terlepas membayar tagihan syarikat tepat pada waktunya, anda mungkin mengalami salah satu daripada kos yang tidak dapat dielakkan ini, banyak kebimbangan anda. Kekecewaan bertambah sepuluh kali ganda apabila penjaga buku profesional yang anda berikan untuk menguruskan tarikh bayar akaun anda, akan menyebabkan kos yang mengejutkan yang anda harapkan dihindari kerana anda menggunakan orang yang berdedikasi untuk menangani isu-isu ini.

Walau bagaimanapun, sama ada anda memproses akaun hutang anda ("AP") anda sendiri dan berjuang untuk memenuhi tenggat waktu atau mengalami kesulitan menguruskan pembukuan buku anda dan sedang mengawasi pembayaran, ada beberapa perkara yang anda dapat lakukan untuk memastikan proses simpan kira anda diselaraskan untuk melekat pada tarikh jatuh tempo dan memenuhi tarikh akhir.

1. Periksalah Proses Perakaunan Semasa Anda untuk Mengungkap Permasalahan

Jika anda sudah menjadi korban pembayaran balik lewat pembayaran dan faedah terakru, anda perlu memulakan dengan memeriksa setiap tahap proses hutang dan bil pengurusan akaun anda. Dari bagaimana invois masuk diterima kepada kitaran kajian, kelulusan dan isu pembayaran kepada pendokumentasian pembayaran dan pemfailan invois yang dibayar; setiap langkah perlu dikaji semula untuk ketepatan dan kecekapan.

Sorot di mana invois terjebak dalam aliran kerja, mengenalpasti potensi penyebab (i., Masa memproses mel yang lambat, tempoh semakan semula bil yang tidak kerap, peluluskan tidak hadir) dan menyesuaikan untuk menangani masalah masalah terbesar dahulu.

Jika terdapat banyak orang yang terlibat dalam alur kerja AP, dapatkan semua orang untuk mengambil bahagian dalam menggariskan proses itu untuk memastikan ketelusan dan akauntabiliti penuh. Anda mungkin berfikir bahawa mel dibuka pada hari ia diterima, hanya untuk mengetahui bahawa ia diadakan selama seminggu sebelum dialihkan ke jabatan perakaunan.

2. Menetapkan Prosedur, Proses dan Jangkaan Pembukuan Set

Sebelum mencari penyelesaian yang telah diubahsuai, mulakan dengan membuat peraturan dan jangkaan untuk membimbing tugas dan fungsi masa depan dalam akaun yang perlu dibayar. Mungkin ini termasuk masa pemulihan maksimum, proses kelulusan langkah demi langkah atau jangkaan bahawa semua invois dibayar 3 hari sebelum tarikh tamat tempoh. Proses-proses tersebut perlu selaras dengan matlamat dan kebolehan syarikat anda dan ditentukan dan dipersetujui oleh semua pihak untuk memastikan pembelian seluruh syarikat.

3. Buat Tugas dan Peringatan Dalam Kalendar Anda dan Program Pengurusan Tugas

Cara paling cepat untuk memasukkan fungsi aliran kerja automatik ke dalam proses perakaunan anda adalah dengan bersandar pada tugas semasa dan program pengurusan kalendar untuk menampung tugas anda. Selepas anda menubuhkan harapan anda untuk proses perakaunan anda yang lebih baik, memecahnya menjadi tugas tunggal untuk diselesaikan.Dari rakaman invois baru untuk meneruskan ke pelengkap dalam kitaran semakan, setiap tugas tertentu harus dibuat sebagai peringatan berulang dalam kalendar dan program tugas anda. Sesiapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas tertentu harusnya menetapkan kepada frekuensi yang sesuai untuk memastikan pemenuhan waktu.

Menggunakan pendekatan berasaskan tugas untuk pembayaran bil dan pengurusan akan membantu memastikan aliran kerja mudah dan mudah dilaksanakan. Tugas mudah dikongsi, dipindahkan dan dikaji semula untuk memastikan pematuhan dengan proses dan prosedur yang dinyatakan. Setiap invois akan mengikuti proses yang sama, menyeragamkan langkah-langkah dan membolehkan kawalan dan pengawasan yang lebih besar oleh pengurus dan pemilik syarikat. Anda boleh dengan mudah menyemak tugas-tugas dalam program (bukan memori buku) untuk melihat tugas-tugas yang ditandakan lengkap atau luar biasa.

4. Melaksanakan Program Pengurusan Alur Pengurusan Bil Undang-undang Automatik

Penyelesaian yang optimum untuk mengelakkan bayaran lewat, yuran dan faedah adalah untuk melaksanakan program pengurusan bil bersepadu yang akan mengautomasikan aliran kerja, menyelaraskan dengan program perakaunan dan memastikan penglihatan maksimum sepanjang proses. Dari profil pengguna yang berbeza untuk pemberitahuan e-mel automatik dan kelulusan mudah alih, mengintegrasikan program pengurusan bil ke alur kerja anda akan menyambungkan semua titik untuk memastikan tugas dan tarikh bayar akaun tidak dapat diabaikan lagi.

Tidak pasti di mana hendak bermula? Ia boleh kelihatan agak hangat pada mulanya. Mulakan dengan langkah paling mudah dari proses semasa anda dan buat perlahan-lahan. Anda tidak perlu beralih dari pos ke sistem automatik sepenuhnya semalaman.