Memahami Lima Tahap Projek

Walaupun beberapa metodologi projek seperti pendekatan tangkas memampatkan atau mengulangi peringkat berikut dengan lebih cepat, kitaran iteratif, kerja setiap peringkat dapat dilihat dan berbeza dalam setiap projek.

Projek-projek Formal Mengikuti Proses Lima Peringkat Sebagai Mengikuti

1. Permulaan: pembentukan pasukan projek, penyewaan projek dan kickoff.
2. Perancangan: memuktamadkan skop projek, mentakrifkan pecahan kerja terperinci, menilai risiko, mengenalpasti keperluan sumber, memuktamadkan jadual dan bersiap untuk kerja sebenar.

1. Pelaksanaan: melaksanakan kerja sebenar yang diperlukan oleh definisi dan skop projek.
2. Monitor dan Kawalan: pengurusan, pelaporan, dan kawalan sebenar sumber dan belanjawan semasa fasa pelaksanaan.
3. Projek Tutup: penyerahan projek, penilaian pelajaran yang dipelajari, penangguhan pasukan projek.

Aliran Projek Tradisional

Tanpa mengira saiz projek, pergerakan melalui peringkat adalah sama. Projek ini dimulakan atau ditendang dengan piagam yang mengenal pasti pengurus projek dan menerangkan kepentingan projek.

Setelah projek dimulakan, ia bergerak ke tahap perancangan. Di sini, pasukan inti dan kerja mengenal pasti kerja yang diperlukan untuk diselesaikan untuk mencapai skop projek dan membangunkan anggaran dan penilaian untuk masa, kos, sumber dan risiko.

Selepas fasa perancangan, kerja bermula dan berlaku dalam urutan yang ditetapkan untuk bergerak dari pendahulu atau aktiviti sebelumnya kepada aktiviti pengganti.

Perwakilan projek memainkan peranan penting dalam fasa ini.

Walaupun pelaksanaan sedang berjalan, pengurus projek dan anggota pasukan memantau, melaporkan dan mengawal keseluruhan projek, dengan penekanan pada aktiviti laluan kritikal. Kerja ini berterusan sehingga fasa pelaksanaan selesai dan projek itu dihantar kepada pelanggan.

Fasa akhir, penutupan projek, melibatkan membungkus penghantaran, menilai pelajaran yang dipelajari dan menangguhkan pasukan projek supaya ahli dapat beralih ke inisiatif berikutnya.

Untuk projek tangkas, perancangan dan pelaksanaan yang tangkas atau berulang, berlaku dalam jangka pendek atau sprint, dengan tahap yang berulang sehingga projek selesai untuk kepuasan pelanggan.

Penerangan Terperinci untuk Setiap Peringkat

Permulaan: Permulaan projek yang mantap bukan sahaja akan menetapkan projek anda untuk berjaya, tetapi ia juga meletakkan asas untuk semua peringkat masa depan. Semasa permulaan, anda akan mendapat ahli pasukan projek yang diberikan, ringkasnya mengenai matlamat projek keseluruhan dan minta pelanggan atau pemilik projek sebagai banyak soalan yang mungkin supaya anda boleh merancang projek dengan cekap.Ia juga merupakan masa yang tepat untuk membina semangat pasukan mengenai projek itu dan mengumpul butiran minit terakhir yang mungkin mempengaruhi perancangan projek. Langkah-langkah tambahan termasuk:

• Analisis pemegang kepentingan
• Penugasan penaja eksekutif
• Pembangunan dokumen piagam dan komunikasi
• Perjumpaan rasmi perancang

Perancangan : Setelah anda memulakan projek dan mengumpulkan semua maklumat yang berkaitan, anda akan mula merancang projek anda. Peringkat perancangan bergantung kepada saiz projek anda, berapa banyak maklumat yang perlu anda atur dan seberapa besar pasukan anda.

Hasil akhir perancangan harus menjadi pelan atau jadwal projek yang jelas, dari mana setiap orang akan mengikuti tugas mereka yang ditugaskan. Menggunakan program perancangan projek seperti Microsoft Project atau Basecamp sangat berguna apabila merancang sesuatu projek. Jika anda tidak mempunyai akses kepada salah satu daripada program ini, lakukan carian dalam talian secara umum untuk perisian perancangan projek percuma. Walaupun menggunakan program perancangan projek adalah berguna, ia tidak semestinya diperlukan. Menggunakan Excel dan Word untuk mencipta pelan anda dan menyampaikannya kepada pasukan adalah sama efektifnya. Tugas-tugas khusus dalam fasa perancangan termasuk:

• Mencipta pelan komunikasi untuk pelbagai pihak berkepentingan
• Membangun struktur terperinci kerja terperinci.
• Mengenal pasti laluan kritikal.
• Merancang sumber dalam pelan projek dan menyempurnakan penjujukan kerja berdasarkan dependensi projek dan kekangan sumber.
• Membangunkan jadual terperinci.
• Menilai risiko dan membangunkan pelan keutamaan dan pelan mitigasi risiko.

Pelaksanaan: Sekarang bahawa anda mempunyai rancangan projek pepejal, pasukan boleh mula melaksanakan projek tersebut terhadap tugas yang ditetapkan. Ia adalah peringkat di mana semua orang benar-benar mula melakukan kerja. Anda akan mahu secara rasmi memulakan peringkat pelaksanaan dengan pertemuan dalaman untuk memastikan semua orang mempunyai apa yang mereka perlukan untuk memulakan pelaksanaan sebahagian projek mereka. Mendapatkan pasukan bermula di landasan yang betul adalah penting untuk menjana kejayaan supaya jelaskan jadual dan rancangan komunikasi dengan jelas.

Monitor dan Kawalan: Walaupun projek itu berada di tahap pelaksanaan, anda akan mula memantau dan mengawalnya untuk memastikan ia bergerak bersama seperti yang dirancang. Terdapat pelbagai cara anda boleh memantau dan mengawal projek. Daftar masuk kasual dengan pemimpin pasukan, diadakan setiap hari "stand-up", atau lebih banyak mesyuarat status mingguan formal. Maklumat yang keluar daripada mesyuarat atau saluran komunikasi akan memaklumkan kepada gelung maklum balas dan akhirnya sebarang perancangan dan pelarasan semula yang diperlukan untuk projek tersebut. Aktiviti-aktiviti penting tambahan di peringkat ini termasuk:

• Mematuhi pelan komunikasi anda yang telah ditetapkan untuk memastikan kesedaran pihak berkepentingan tentang status projek.

• Memantau pasukan kerja dan aktiviti kerja di laluan kritikal.

• Mengenalpasti peluang untuk meningkatkan prestasi jadual dengan pantas atau menyelesaikan aktiviti secara selari atau jika perlu, merosakkan jadual dengan menambahkan sumber.

• Memantau sebenar berbanding kos yang dirancang.

• Dalam beberapa kes, pemantauan, pengiraan dan pelaporan mengenai nilai yang diperoleh untuk pelan projek.

• Memantau dan meringankan risiko dan menapis pelan risiko seperti yang diperlukan.

Tutup Projek: Setelah semua butiran dan tugas projek anda selesai dan diluluskan oleh pelanggan atau pemilik projek; anda akhirnya boleh menutup projek anda. Penutupan projek adalah sama pentingnya dengan inisiasi, perancangan, dan pelaksanaannya. Anda akan ingin mendokumentasikan semua maklumat dari projek dan mengaturnya dengan kemas supaya anda boleh kembali kepadanya jika perlu. Ia juga merupakan masa yang baik untuk mengadakan bedah siasat ke atas projek itu supaya semua ahli pasukan boleh merenungkan apa yang berlaku dengan betul atau salah semasa projek itu. Ia juga perlu didokumenkan supaya hasilnya dapat dikongsi dengan ahli projek lain dan difailkan dalam folder sejarah projek. Akhirnya, penting untuk menangguhkan pasukan projek secara rasmi, memberikan maklum balas dan penilaian prestasi seperti yang ditunjukkan oleh dasar firma anda.

-

Dikemaskini oleh Art Petty