Mempermudahkan dan Mempercepat Penyampaian Perkhidmatan HR

Pemimpin Sumber Manusia adalah sumber sokongan dan keselesaan kepada pekerja dalam kehidupan peribadi dan profesional mereka. HR adalah perniagaan perkhidmatan, dan perkhidmatan itu termasuk membantu pekerja memajukan kerjaya mereka dan menyelesaikan masalah antara pekerja dan penyelia mereka.

HR juga menyokong mereka melalui beberapa peristiwa yang paling penting dan penting dalam kehidupan mereka, termasuk perkahwinan, melahirkan anak dan memerangi penyakit yang serius.

Tetapi sering kali, perkhidmatan pentadbiran rutin, seperti menjawab soalan yang sama berulang kali atau menyelesaikan urus niaga mudah, mengambil sebahagian besar masa HR.

Mengurangkan Beban Kerja Pentadbiran

Kunci untuk mengurangkan beban kerja pentadbiran ini adalah melatih pekerja untuk menjadi lebih mandiri dan mengotomatisasi tugas yang lebih biasa. Di sinilah penerapan pendekatan pengurusan perkhidmatan dapat membantu. Pengurusan perkhidmatan memudahkan penyampaian perkhidmatan pentadbiran rutin, membebaskan masa untuk memberi tumpuan kepada aktiviti bernilai tinggi.

Organisasi HR biasa mungkin mempunyai sistem untuk menguruskan data pekerja dan aktiviti berkaitan dengan pembayaran. Walau bagaimanapun, ia mungkin tidak mempunyai sistem automatik untuk mengendalikan pertanyaan pekerja dan memenuhi permintaan.

Pertimbangkan apa yang berlaku apabila seorang pekerja menerima saman untuk tugas juri: kemungkinan syarikat masih bergantung pada kertas kerja fizikal atau serangkaian e-mel untuk menangani permintaan pekerja untuk masa kerja.

Kerana interaksi pekerja biasanya dijejaki menggunakan e-mel dan spreadsheet, permintaan pekerja sering terlepas atau diabaikan. Kesalahan kemudian berlaku, mewujudkan kekecewaan dan kerja tambahan untuk HR.

Dengan e-mel, tidak ada cara mudah untuk melihat apakah permintaan terhenti, atau untuk menentukan dan menghapuskan kesesakan proses.

Begitu juga sukar untuk menganalisa dan merespon keperluan pekerja - contohnya, mengenal pasti maklumat yang kerap diminta dan pastikan ini boleh didapati secara dalam talian.

Proses pentadbiran manual mengecilkan pekerja dan merupakan longkang besar pada pasukan HR. Satu tinjauan baru-baru ini mendapati bahawa pekerja HR menghabiskan purata 12 jam seminggu mengendalikan panggilan kakitangan rutin dan e-mel.

Pendekatan Pengurusan Perkhidmatan Memenuhi Keperluan Pekerja

Pendekatan pengurusan perkhidmatan menghapuskan proses membosankan dan memakan masa yang lama. Ia bukan hanya menggantikan e-mel - ia mengubah cara HR melibatkan pekerja.

Fikirkan pengurusan perkhidmatan sebagai kombinasi pembantu pentadbiran dan pengurus projek yang sempurna. Ia bertindak balas dengan serta-merta kepada permintaan pekerja, memajukan kes, mengotomatikkan proses manual yang boleh diulang, dan juga menguruskan aktiviti rentas jabatan yang kompleks seperti pekerja onboarding dan offboarding.

Pengurusan perkhidmatan tidak pernah lupa atau membuat kesilapan, selalu mengikuti orang-orang sehingga perkara itu selesai, dan membolehkan anda mengetahui jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan. Ia juga menunjukkan kepada anda di mana pekerja anda menghabiskan masa mereka - jadi anda boleh mengoptimumkan penggunaan sumber dan memaksimumkan produktiviti.

Pengurusan perkhidmatan tidak menggantikan Sistem Pengurusan Modal Manusia semasa anda - ia menggabungkannya dan melengkapkannya, memberikan anda keterlihatan dan kawalan kerja yang mungkin anda lakukan kebanyakannya melalui e-mel hari ini.

Ia juga memberikan tahap penglihatan yang sama kepada pekerja. Mereka dapat melihat status pertanyaan mereka, dan bukannya merasakan bahawa permintaan mereka hilang ke lubang hitam tidak lama selepas mereka menyerahkannya.

Memberi pekerja dengan keupayaan untuk mengawasi kemajuan permintaan mereka dengan ketara mengurangkan jumlah e-mel follow-up yang frustasi, panggilan telefon dan lawatan orang ke HR, memotong beban pentadbiran HR seterusnya.

Kelebihan Pendekatan Pengurusan Perkhidmatan

Pengurusan perkhidmatan bermula dengan pelancaran portal HR berasaskan web di mana pekerja boleh mencari maklumat HR dan meminta perkhidmatan HR. Idealnya, pekerja boleh mengakses portal ini di PC kerja mereka, komputer rumah, komputer riba dan telefon pintar dan tablet mereka.

Ini membolehkan mereka mengendalikan keperluan asas HR mereka - seperti kemasukan faedah atau kemas kini perubahan status.

Kakitangan hanya memilih perkhidmatan sebenar yang mereka perlukan dari katalog perkhidmatan, atau mencari maklumat di pangkalan pengetahuan portal.

Apabila pekerja mengemukakan permintaan melalui portal, sistem pengurusan perkhidmatan secara automatik mencipta kes dan gembala melalui proses pemenuhan lengkap. Ini termasuk menyerahkan kes itu kepada pakar HR yang tepat, secara automatik mengarahkan kes itu dari orang kepada orang kerana setiap langkah pemenuhan selesai, dan mengekalkan sejarah kes penuh.

Anda juga boleh melanjutkan perkhidmatan ini ke jabatan lain. Sebagai contoh, sistem pengurusan perkhidmatan boleh secara automatik menubuhkan akaun IT atau meminta ruang pejabat untuk pekerja baru sebagai sebahagian daripada proses onboarding.

Sistem pengurusan perkhidmatan memacu proses penyampaian perkhidmatan HR-ke-akhir dan mengetahui bagaimana proses ini berfungsi. Contohnya, ia secara automatik boleh memberitahu anda apabila kes terhenti supaya anda boleh mengambil tindakan.

Ia juga menjana pelbagai KPI dan metrik proses lain - seperti seberapa baik pasukan anda bertindak balas terhadap pertanyaan pekerja. Ia juga boleh menganalisis jenis pertanyaan berasaskan pengetahuan yang memudahkan untuk mengenal pasti dan mengisi sebarang jurang kandungan.

Kesimpulan

Profesional HR memilih untuk meneruskan kerjaya di HR kerana mereka mahu membantu orang, tidak menghabiskan masa mereka memfailkan kertas kerja, mengemas kini spreadsheet dan membalas e-mel. Sering kali, permintaan duniawi dan timbunan kertas kerja mengganggu kerja itu, yang mengecewakan mereka dan pekerja yang mereka cuba tolong.

HR adalah pembekal perkhidmatan, dan boleh melihat kepada contoh penyedia perkhidmatan sesama, jabatan IT. IT telah menjadi peneraju dalam usaha perusahaan untuk menerapkan disiplin pengurusan perkhidmatan untuk mengautomasikan penyerahan dan pemenuhan permintaan meja bantuan IT.

Menggali tugas-tugas ini membolehkan IT memberi tumpuan kepada kerja yang lebih strategik yang dapat membantu syarikat mencapai matlamat perniagaannya yang lebih luas, dan menunjukkan nilai IT yang lebih baik.

Pendekatan pengurusan perkhidmatan adalah kunci kepada HR meningkatkan profilnya kepada para pemimpin perniagaan dengan memberikan perkhidmatan yang berkualiti tinggi dan meningkatkan kepuasan pekerja ketika sekaligus mengurangkan beban kerja sendiri. HR boleh menumpukan masa dan kepakarannya kepada aktiviti yang lebih strategik yang bergerak ke hadapannya.