Bagaimana Supervisor Boleh Menguruskan Absenteeism

Menurut CCH Unscheduled Absence Survey, majikan kehilangan alasan ketika datang untuk menjaga pekerja di tempat kerja. Kadar ketidakhadiran yang tidak berjadual telah meningkat ke peringkat tertinggi sejak tahun 1999.

Apa yang terus menjadi kebimbangan adalah bahawa hampir dua daripada tiga pekerja yang tidak hadir untuk kerja tidak sakit secara fizikal.

Bagi kebanyakan syarikat, tanggungjawab untuk menguruskan ketidakhadiran telah jatuh terutamanya kepada pengawas segera.

Penyelia ini selalunya satu-satunya orang yang menyedari bahawa pekerja tertentu tidak hadir.

Mereka berada dalam kedudukan yang terbaik untuk memahami keadaan di sekeliling ketidakhadiran individu dan untuk melihat masalah di peringkat awal. Oleh itu, penglibatan aktif mereka dalam prosedur ketiadaan syarikat adalah penting kepada keberkesanan keseluruhan dan kejayaan masa depan dasar atau program ketiadaan.

Malangnya, kebanyakan penyelia tidak menerima sebarang bimbingan atau latihan dalam menguruskan ketidakhadiran. Mereka telah ditinggalkan sendiri untuk melaksanakan tugas yang sering tidak dikenali untuk mengenal pasti, menghadapi dan menyelesaikan penyalahgunaan ketiadaan.

Untuk memastikan bahawa penyelia yang selesa dan cekap dalam peranan mereka dalam menguruskan ketidakhadiran, mereka perlu mendapat sokongan penuh pengurusan kanan. Semua pihak mesti sedar akan tujuan ketiadaan dasar dan prosedur. Sekiranya terdapat percanggahan antara jabatan; satu polisi boleh kehilangan keberkesanannya.

Untuk menyediakan lebih konsisten, penyelia perlu dilatih dalam tanggungjawab mereka tentang menguruskan ketidakhadiran, menasihatkan bagaimana untuk melakukan wawancara kembali ke tempat kerja yang berkesan, dan berpendidikan dalam penggunaan prosedur tatatertib apabila diperlukan.

Tanggungjawab Penyelia

Sebagai tambahan untuk memastikan kerja itu dilindungi dengan sewajarnya semasa ketidakhadiran pekerja, terdapat beberapa tindakan kritikal yang perlu diambil oleh penyelia untuk menguruskan ketidakhadiran.

Mereka harus:

• memastikan bahawa semua pekerja menyedari sepenuhnya dasar dan prosedur organisasi untuk menangani ketiadaannya,
• menjadi titik pertama hubungan apabila telefon pekerja yang sakit,
• , rekod ketiadaan yang tepat dan terkini untuk kakitangan mereka, (contohnya, tarikh, sifat penyakit / sebab ketiadaan, jangkaan pulangan ke tarikh kerja, perakuan doktor jika perlu),
• mengenal pasti apa-apa pola atau trend ketidakhadiran yang menyebabkan keprihatinan,
• melakukan wawancara kembali ke tempat kerja, dan
• melaksanakan prosedur disiplin di mana perlu.

Tinjauan Kembali kepada Kerja

Latihan penyelia dalam cara terbaik menguruskan ketidakhadiran harus memasukkan arahan tentang cara melakukan wawancara kembali yang efektif dan adil.Kajian kebangsaan terkini menunjukkan bahawa wawancara ini dianggap sebagai salah satu alat yang paling berkesan untuk mengurus ketidakhadiran jangka pendek1.

Perbincangan kembali kepada kerja akan membolehkan penyelia menyambut pekerja kembali bekerja, selain menunjukkan komitmen yang kuat pihak pengurusan untuk mengawal dan menguruskan ketidakhadiran di tempat kerja. Wawancara akan membolehkan pemeriksaan dibuat agar pekerja cukup baik untuk kembali bekerja.

Kertas kerja yang diperlukan boleh diselesaikan supaya ketiadaan dan kesimpulannya direkodkan dengan betul.

Hakikat bahawa suatu prosedur yang telah ditetapkan telah disediakan untuk menyiasat dan membincangkan ketidakhadiran dengan seorang pekerja boleh, dengan sendirinya, bertindak sebagai penghalang untuk tidak hadir untuk alasan yang tidak jelas.

Temubual perlu dilakukan secepat mungkin berikutan pulangan yang tidak hadir untuk bekerja (tidak lewat daripada satu hari selepas pulangannya). Pekerja harus diberi peluang yang mencukupi untuk menggariskan sebab-sebab ketiadaannya. Penyelia harus menggunakan temuduga itu sebagai masa untuk meneroka sebarang isu yang mungkin timbul oleh pekerja yang menyebabkan ketidakhadiran.

Matlamatnya adalah untuk memupuk budaya terbuka dan menyokong. Prosedur disediakan untuk memastikan bantuan dan nasihat ditawarkan apabila diperlukan dan untuk memastikan pekerja layak untuk kembali bekerja.

Pekerja biasanya akan menghargai peluang untuk menerangkan sebab-sebab tulen kerana ketiadaan dalam struktur formal.

Sekiranya penyelia meragui kesahihan sebab yang diberikan untuk ketiadaan, dia harus menggunakan peluang ini untuk menyatakan sebarang keraguan atau kebimbangan.

Pada setiap masa, pekerja mesti sedar bahawa temuduga itu bukan sekadar sebahagian daripada prosedur syarikat, tetapi satu mesyuarat yang penting di mana ketidakhadirannya telah diperhatikan dan mungkin mempunyai implikasi untuk pekerjaan masa depan. Prosedur tatatertib syarikat, sekiranya tahap ketiadaan tidak dapat diterima, harus dijelaskan kepada pekerja.

Pengurus boleh memilih untuk menggariskan bagaimana ketidakhadiran itu mempengaruhi jabatan. Mesej itu sepatutnya bahawa pekerja itu terlepas dan produktiviti yang dialami.

Cara yang diperlukan oleh jabatan untuk menyusun semula pengaturan kakitangan mungkin juga dijelaskan. Ini akan menunjukkan bahawa kecekapan unit kerja terjejas dengan ketiadaannya.

Penyelia harus memberi gambaran kepada pekerja yang kembali tentang keadaan semasa (contohnya, tugas apa yang kini menjadi keutamaan, kerja apa yang telah dijalankan dan di mana pekerja kini perlu menumpukan usahanya).

Pada satu ketika semasa pertemuan itu harus menjadi wawancara menjadi bentuk hukuman , tetapi harus dilihat sebagai kesempatan untuk menyoroti dan menjelaskan akibat ketidakhadiran dalam jabatan. Majoriti pekerja memperoleh rasa bangga dan pencapaian dari kerja dan pengurusan mereka harus digalakkan untuk merawat orang-orang ini sebagai orang dewasa yang bertanggungjawab.

Kebanyakan pekerja memahami peraturan yang munasabah dan tidak mahu terancam menjadi pematuhan.Peratusan kecil pekerja yang sesungguhnya mempunyai masalah ketiadaan akan memerlukan pengawasan yang rapat dan mungkin juga tindakan menghukum untuk ketidakhadiran yang berlebihan. Beberapa pekerja yang tidak bertanggungjawab itu harus dikendalikan secara individu dan tegas.

Prosedur Tatatertib Disyorkan jika Absenteeism Terus

Garis panduan berikut menggariskan langkah-langkah yang disyorkan untuk diambil dalam kes-kes di mana ketidakhadiran jangka pendek dianggap berada di atas tahap yang boleh diterima dalam tempoh tertentu.

Tahap 1: Temuduga Kaunseling

• Penyelia segera harus memberi nasihat kepada pekerja tentang keprihatinannya atas ketidakhadirannya, cuba tentukan sebab-sebab penyakit tersebut dan tentukan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kehadiran.
• Sekiranya ada keadaan perubatan yang dikenalpasti pada peringkat ini dan mungkin mempunyai kesan ke atas kesesuaian kerja, penyelia harus mengatur janji temu dengan doktor yang diluluskan oleh syarikat. Ini hendaklah disahkan dengan pekerja secara bertulis dalam tempoh lima hari bekerja.
• Jika dari perbincangan, masalah itu tidak kelihatan disebabkan oleh ketidaksesuaian yang mendasari kerja, penyelia harus memberi nasihat kepada pekerja bahwa, sementara penyakit yang direkam mungkin asli, peningkatan yang mantap dalam kehadiran diharapkan atau tahap berikutnya dalam prosedur akan diambil.
• Semakan kehadiran secara automatik akan dibuat setiap bulan untuk enam bulan akan datang.

Tahap 2: Tinjauan Formal Pertama (Tahap Peringatan Amaran)

• Jika ketidakhadiran pekerja terus bertambah buruk berikutan analisis dan pengawasan tetap, dia harus dijemput untuk menghadiri mesyuarat tinjauan rasmi dengan penyelia.
• Rekod ketiadaan harus terperinci dalam surat yang mengundang pekerja untuk wawancara ini. Pekerja perlu dinasihatkan bahawa dia berhak diwakili oleh wakil kesatuan atau rakan sekerja yang sesuai.
• Tujuan mesyuarat ini adalah untuk:
  - terus membincangkan sebab-sebab yang mendasari ketidakhadiran,
  - menasihati pekerja perkhidmatan dan implikasi kos ketiadaannya, dan
  - -warn pekerja (kecuali ketika memutuskan untuk mendapatkan nasihat perubatan) bahawa jika tidak ada peningkatan yang besar dan berkelanjutan, pekerjaannya dapat dihentikan karena ketidakmampuannya untuk mempertahankan tingkat kehadiran yang dapat diterima. Ini merupakan amaran lisan.
• Di mana perhatian perubatan dibenarkan, tindakan mesti diambil dengan serta-merta. Oleh itu mesyuarat itu hanya ditangguhkan untuk membenarkan sebahagian daripada proses ini selesai. Dalam tempoh lima hari bekerja, pekerja mesti menerima nasihat perubatan. Mesyuarat itu kemudiannya dibaca semula dengan HR dan pendapat doktor dibincangkan.
• Jika doktor menegaskan kecergasan untuk kerja, pekerja harus diberi amaran tentang akibat ketiadaan yang berterusan.

Peringkat 3: Tinjauan Formal Kedua (Tahap Amaran Bertulis)

• Di mana pengawasan tetap menunjukkan bahawa tiada peningkatan corak ketiadaan telah berlaku, mesyuarat formal kedua akan diatur dengan HR.
• Surat yang mengundang pekerja ke mesyuarat itu akan termasuk rekod ketiadaan dan, sekali lagi, nasihat mengenai perwakilan.
• Sebarang maklumat baru yang diberikan pada mesyuarat tentang kesihatan yang tidak baik atau perubahan dalam jenis penyakit mungkin perlu dinilai oleh doktor yang diluluskan oleh syarikat.
• Pekerja harus diberikan peluang untuk menjelaskan rekod ketiadaannya. Sekiranya sesuai, penyelia harus memaklumkan kepada pekerja bahawa amaran bertulis rasmi sedang dikeluarkan dan amaran ini akan tetap di dalam fail pekerja untuk tempoh tertentu. Satu salinan amaran harus dikeluarkan kepada pekerja dan wakilnya.
• Pekerja perlu dimaklumkan bahawa kegagalan untuk mematuhi jangkaan kehadiran syarikat dan untuk memperbaiki rekod ketidakhadiran yang tidak dapat diterima sekarang, akan menyebabkan penamatan pekerjaan pekerja.
• Di mana kebugaran untuk kerja keraguan, teruskan pilihan penempatan semula mengikut panduan yang diterima oleh doktor. Berunding dengan wakil kesatuan pekerja (jika berkenaan) mengenai proses dan pilihan penempatan semula.
• Peringkat 4: Penggantungan Sementara Dari Kerja
• Jika berikutan pelaksanaan peringkat terdahulu proses disiplin, tiada peningkatan kehadiran berlaku, pihak pengurusan boleh meneruskan penggantungan sementara tanpa gaji. Hasrat untuk menggantung perlu disahkan secara bertulis dengan butiran tarikh mula dan akhir. Salinan surat penggantungan hendaklah dihantar kepada wakil pekerja (jika berkenaan).

Peringkat 5: Penamatan Pekerjaan

• Ini adalah peringkat terakhir dalam proses disiplin di mana pekerja diberhentikan kerana ketidakupayaan untuk mematuhi keperluan syarikat untuk kehadiran di tempat kerja. Pemecatan hanya boleh berlaku dengan kebenaran bertulis pengurus kanan dan HR.
• Surat yang memanggil pekerja tersebut akan memasukkan nasihat mengenai perwakilan dan akan menggariskan rekod ketiadaan. Pekerja hendaklah dimaklumkan bahawa, sebagai hasil temubual, dia boleh dibuang kerja kerana tidak mampu melakukan tugas kerja.
• Sekali lagi, doktor syarikat mungkin perlu dirujuk jika ada maklumat baru yang berkaitan dengan kesihatan atau keupayaan pekerja untuk bekerja.
• Di mana penempatan semula tidak mungkin, atau sesuai, pertimbangkan untuk meneruskan pemecatan atas sebab keupayaan. Kelayakan untuk manfaat hilang upaya bergantung kepada keadaan setiap kes.
• Sekiranya keputusan dibuat untuk menolak berdasarkan keupayaan, salinan surat pemecatan hendaklah dihantar kepada wakil pekerja (jika sesuai).
• Pekerja mungkin berhak merayu terhadap pemecatan. Rayuan itu harus selaras dengan prosedur tatatertib syarikat.

Cabaran dalam Menguruskan Absenteeism

Perhatikan bahawa pengawal selia sering tidak selesa atau tidak bersedia melaporkan kepada mereka yang telah melebihi tahap ketidakhadiran yang diterima. Kerana banyak tekanan yang sudah ada pada penyelia, pelaksanaan dasar ketidakhadiran yang konsisten tidak selalu menjadi prioritas utama mereka.

Adalah penting untuk cuba mengambil subjektiviti daripada menguruskan ketidakhadiran dan memastikan bahawa semua pekerja diperlakukan sama.Adalah penting untuk menjadi konsisten, berterusan, dan adil kepada semua. Apabila ketiadaan tidak ditangani atau ditangani dengan cara yang tidak konsisten, semangat yang lebih rendah dapat dihasilkan.

Pekerja boleh merasakan bahawa mereka telah diperlakukan secara tidak adil apabila mereka merasakan pekerja lain yang tidak hadir adalah "melarikan diri dengannya. "

Majoriti pekerja akan menghargai dasar dan program yang memudahkan, bukannya hukuman. Langkah-langkah yang ketat atau hukuman yang memaksa para pekerja untuk datang ke tempat kerja boleh menyebabkan pekerja yang kemudiannya menjadi "tidak hadir semasa bekerja."

Mereka melakukan sedikit sebanyak dan menentang sebarang usaha untuk membuat mereka berbuat lebih banyak. Program lain perlu dilaksanakan yang membantu pekerja hadir di tempat kerja, seperti penjadualan kerja yang fleksibel, perkongsian kerja, anugerah kehadiran dan program kesejahteraan.