Surat Pengakuan Sumbangan Sumbangan

Terdapat dua langkah untuk mengucapkan terima kasih kepada penderma. Yang pertama harus dilakukan dengan mewujudkan hubungan yang baik dengan setiap penderma, dan langkah yang lain mempunyai tujuan yang sangat sah.

Pertama, anda memerlukan surat terima kasih yang hangat, tetapi anda juga perlu memasukkan maklumat yang diperlukan secara sah supaya penderma dapat mendokumenkan bahawa mereka memberikan sumbangan deduktif kepada amal Anda.

IRS memerlukan badan amal awam (juga dikenali sebagai organisasi 501 (c) (3)) untuk menghantar surat pengesahan rasmi untuk apa-apa sumbangan lebih daripada $ 250.

Penderma boleh menggunakan surat ini sebagai bukti derma dan menuntut potongan cukai. Kebanyakan badan amal menghantar pengiktirafan untuk semua sumbangan, walaupun kecil.

Kedua matlamat, terima kasih kepada penderma dan memenuhi keperluan undang-undang, boleh dicapai pada masa yang sama atau secara berasingan. Kebanyakan badan amal berjaya mencapai kedua-dua keperluan dalam satu huruf.

Apabila anda harus mengakui derma untuk tujuan cukai

IRS mengatakan bahawa pengakuan mesti dibuat "secara bertulis, pada masa permohonan atau apabila pembayaran diterima, dan dengan cara itu akan datang kepada perhatian penderma. "(Lihat Terbitan IRS 1771)

Pengakuan derma mestilah berlaku tidak lewat daripada 31 Januari ^st tahun selepas hadiah itu. Walau bagaimanapun, amalan terbaik menunjukkan bahawa badan amal harus menghantar pengakuan secepat mungkin selepas hadiah itu diterima.

Selain itu, kebanyakan badan amal menghantar ringkasan sumbangan penderma untuk tahun sebelumnya menjelang akhir bulan Januari.

Dalam usia rayuan dana dan derma berbilang saluran, menghantar ringkasan akhir tahun melalui pos (tidak kira sama ada derma asal datang melalui pemeriksaan fizikal atau dalam talian), memberi jaminan bahawa organisasi anda telah mencukupi dengan secukupnya penderma.

Bolehkah anda menghantar ringkasan terakhir sumbangan penderma untuk tahun sebelumnya melalui e-mel?

Ya. Tiada preskripsi undang-undang untuk borang apa-apa surat pengakuan mesti diambil. Sebagai contoh, ia boleh menjadi poskad, e-mel, atau surat fizikal.

Walau bagaimanapun, pada pandangan saya, adalah yang terbaik untuk membuat ringkasan akhir tahun itu sebagai fizikal melalui pos. Mesej e-mel mungkin tidak dapat dilihat dalam peti mel yang penuh sesak atau bahkan di folder spam penderma.

Apa yang perlu anda masukkan dalam pengakuan

• Nama organisasi anda
• Pernyataan yang mengatakan bahawa anda adalah organisasi yang dikecualikan cukai 501c3
• Tarikh sumbangan diterima
• Jumlah sumbangan tunai ( tunai bermakna cek, kad kredit, dan potongan gaji)
• Penerangan (tetapi bukan nilai) sumbangan bukan tunai. Penderma menganggarkan nilai sumbangan bukan tunai ketika melaporkannya kepada IRS atas pengembalian pajaknya.
• Pernyataan bahawa tiada barang atau perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi, jika berkenaan
• Huraian dan taksiran niat baik nilai barang atau perkhidmatan, jika ada, bahawa organisasi itu diberikan sebagai balasan untuk sumbangan tersebut.Satu contoh boleh jadi makan malam di mana sebahagian wang membayar untuk makan sementara yang lain adalah sumbangan.
• Pernyataan bahawa barang atau perkhidmatan, jika ada, bahawa organisasi yang diberikan sebagai balasan untuk sumbangannya adalah sepenuhnya manfaat tidak ketara jika berkenaan. Contohnya mungkin hadiah kecil bernilai kurang daripada $ 75, seperti beg cangkir atau tote dengan logo organisasi.

Apa yang akan berlaku jika organisasi saya tidak memberi pengakuan yang tepat?

IRS telah menafikan potongan cukai kepada penderma yang tidak dapat memberikan pengakuan yang tepat untuk sumbangan mereka kepada amal.

The "Chronicle of Philanthropy" melaporkan tentang ini dalam artikelnya, Crackdown IRS Meletakkan Fokus pada Rekod Hadiah. Dalam satu kes, penghakiman yang bergantung kepada pengakuan itu tidak cukup tepat pada masanya dan kekurangan bahasa yang diperlukan.

TIP: Kembangkan bahasa pengakuan anda dan dapatkannya dinilai oleh seorang peguam yang mengkhusus dalam perkara bukan keuntungan. Kemudian gunakan bahasa yang sama secara konsisten.

Beberapa contoh:

Tidak ada alasan mengapa organisasi anda tidak dapat memberi ucapan terima kasih yang hangat yang akan mendorong para penderma anda memberi kepada anda lagi dan memenuhi kewajiban anda untuk memberikan pengakuan yang dapat diterima oleh IRS atas sumbangan .

Walaupun bahasa pengakuan harus sesuai dengan setiap amal, berikut adalah dua contoh pernyataan yang memenuhi semua keperluan.

Yang pertama datang pada akhir surat bertulis yang dikirim melalui pos; yang kedua adalah sebahagian daripada e-mel terima kasih.

1. "Sebagai amal 501c3, undang-undang cukai menghendaki kami memberitahu anda bahawa surat ini adalah pengiktirafan rasmi hadiah anda. Juga, kami dikehendaki mengesahkan bahawa anda tidak menerima barang atau perkhidmatan sebagai balasan sumbangan ini; "Hadiah dalam Kesihatan, 501 (c) (3) bukan untuk organisasi keuntungan, tidak memberikan apa-apa barang atau perkhidmatan, secara keseluruhan atau sebahagiannya, kepada anda sebagai balasan untuk sumbangan tunai sukarela ini Jika anda ingin menuntut deduktif cukai hadiah ini di Amerika Syarikat, sila simpan surat pengakuan ini untuk fail anda. Rakan kongsi dalam nombor EIN Kesihatan adalah xxxxx. "

Kedua Contoh-contoh ini bekerja untuk derma tunai. Tetapi bagaimana jika derma bukan wang tunai, tetapi barang atau barang fizikal semacam itu? Dalam hal ini gunakan bahasa yang mirip dengan contoh ini:

"Terima kasih atas sumbangan anda terhadap satu peti sejuk yang digunakan dan satu kompor yang digunakan [nama bukan keuntungan], 501 (c) (3) bukan untuk organisasi keuntungan, Tarikh]. Tiada barang atau perkhidmatan yang disediakan sebagai pertukaran untuk sumbangan anda. "

Sumber:

Penerbitan IRS 1771

Pangkalan Pengetahuan GrantSpace

Majlis Kebangsaan Nirlaba