Adalah Syarikat Anda Sedia Untuk Perkhidmatan Bersama?

Pengenalan

Perniagaan perlu sebagai kos efektif dan satu pilihan yang boleh diambil oleh syarikat adalah menggunakan model perkhidmatan bersama untuk beberapa fungsinya.

Perkhidmatan bersama boleh meliputi beberapa proses, seperti jabatan jualan atau pembelian. Biasanya jenis fungsi ini boleh disentralisasi, diseragamkan atau terpusat. Terdapat banyak faedah untuk mewujudkan perkhidmatan yang dikongsi, termasuk ekonomi, kualiti, masa tindak balas, dan faedah strategik.

Fungsi Organisasi

Selain daripada model perkhidmatan yang dikongsi, perniagaan boleh menggunakan model-model berfungsi seperti decentralized, standardized atau terpusat.

• Decentralized - Model jenis ini dijumpai di mana fungsi, seperti pembelian atau jualan, boleh didapati di setiap lokasi syarikat. Fungsi ini bersifat autonomi, dengan kakitangannya sendiri yang berasingan dan kemungkinan sistem teknologi yang berasingan. Walau bagaimanapun, model ini sangat responsif kepada keperluan pengguna di kemudahan itu.
• Standardisasi - Dalam model ini, terdapat fungsi berasingan sekurang-kurangnya kemudahan yang dikendalikan oleh kakitangan berasingan. Walau bagaimanapun, dalam model ini, proses itu diseragamkan dan mereka mungkin menggunakan sistem teknologi yang sama atau serupa.
• Sentralisasi - Model ini beroperasi dengan satu jabatan tunggal yang wujud di satu kemudahan yang digunakan oleh setiap kemudahan dalam organisasi. Dalam model ini, penekanan adalah pada kecekapan dan tidak mempunyai sebarang perjanjian peringkat perkhidmatan (SLA) dengan pengguna di mana-mana kemudahan.

• Perkhidmatan Bersama - Fungsi perkhidmatan bersama boleh ditempatkan di satu tapak kos rendah tetapi pelanggan tertumpu dengan perjanjian peringkat perkhidmatan yang dipersetujui. Prestasi fungsi perkhidmatan bersama adalah berdasarkan ukuran perjanjian tahap perkhidmatan.

Manfaat Perkhidmatan Bersama

Fungsi perkhidmatan bersama biasanya berdasarkan pada lokasi yang mempunyai pekerja yang mahir tetapi lebih rendah dalam biaya untuk menjadi tuan rumah.

Sebagai contoh, mewujudkan fungsi perkhidmatan bersama di ibu pejabat syarikat mungkin mempunyai kakitangan yang mahir, tetapi mungkin lebih mahal untuk membiayai daripada lokasi di kawasan kos rendah.

Fungsi terpusat adalah sama dengan fungsi perkhidmatan bersama, tetapi ia berdasarkan pengurangan kos fungsi dan bukannya mengendalikan fungsi yang bertujuan meningkatkan perkhidmatan pelanggan.

Dalam kaji selidik oleh Persatuan Penyumberan Luar dan Perkhidmatan Proses Perniagaan (SBPOA) mengidentifikasi sepuluh kawasan di mana perkhidmatan yang dikongsi paling popular. Ini adalah - Akaun yang Dibayar 83%, Perakaunan Am 65%, Aset Tetap 57%, Penerimaan Akaun 56%, Gaji 55%, Perjalanan dan Perbelanjaan 50%, Laporan Kewangan 48%, Sumber Manusia 44%, Kredit dan Kutipan 43%, dan Fungsi meja bantuan 39%.

Risiko Perkhidmatan Bersama

Walaupun terdapat banyak faedah untuk mengguna pakai fungsi perkhidmatan bersama, kadang-kadang terdapat beberapa masalah bagi syarikat selepas langkah sedemikian.Antara sebab-sebab mengapa fungsi perkhidmatan yang dikongsi boleh merosot termasuk yang berikut:

• Kurang Kosing - Sekiranya terdapat kegagalan untuk menyelesaikan pengukuran kos yang komprehensif, maka pengurangan kos yang dijangkakan oleh pelaksanaan fungsi perkhidmatan bersama mungkin terlalu kasar berlebihan.
• Kekurangan Dokumentasi - Untuk fungsi perkhidmatan bersama untuk berjaya, proses mesti didokumentasikan sepenuhnya supaya perkhidmatan bersama mempunyai semua maklumat yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi yang diperlukan.
• Kurang Kepimpinan - Banyak fungsi perkhidmatan yang dikongsi tidak berjaya seperti yang diharapkan kerana mereka tidak mempunyai kepimpinan yang diperlukan untuk membuat keputusan penting.

Perkhidmatan Berkongsi Perkhidmatan Outsourcing

Jika model perkhidmatan bersama telah diputuskan, adalah mungkin untuk outsourcing fungsi perkhidmatan bersama kepada pihak ketiga. Syarikat penyumberan luar yang akan melaksanakan fungsi perkhidmatan bersama perlu mendapat persetujuan dan mematuhi perjanjian tahap perkhidmatan.

Penyumberan luar perkhidmatan bersama berjaya apabila terdapat pengurusan eksekutif membeli apabila proses tersebut diseragamkan di seluruh perusahaan, dan skop fungsi tersebut jelas ditakrifkan.

Fungsi perkhidmatan yang paling popular yang disumber luar adalah Akaun yang Dibayar. Perkhidmatan perkongsian lain yang sering disumber luar termasuklah IT, Perkhidmatan Cukai, dan Manfaat Pekerja.

Dikemaskini oleh Gary Marion, Logistik dan Pakar Rantaian Bekalan.