Cara menulis laporan kemajuan perniagaan

Laporan kemajuan terdiri daripada tajuk, ringkasan eksekutif, penerangan mengenai komponen yang lebih kecil, petunjuk tentang bila laporan seterusnya adalah perlu. Anda akan menulis laporan mengikuti templat ini dan kemudian hantar kepada atasan anda atau pihak pelapor lain yang ditetapkan.

Tajuk

Tajuk mengandungi pengenalpastian maklumat untuk laporan. Anda akan memasuki tajuk, tarikh laporan yang diterbitkan, status stoplight apa sahaja yang anda laporkan (merah, hijau kuning), dan keseluruhan metrik, mungkin peratus lengkap, merancang berbanding sebenar.

Nota: Laporan kemajuan seperti ini paling sering digunakan untuk projek, tetapi juga boleh digunakan untuk melaporkan perkara-perkara lain. Contohnya, jika anda telah diberikan tugas mengurangkan bilangan jam setiap lukisan untuk sebuah firma kejuruteraan anda akan menggunakan laporan kemajuan untuk menunjukkan kemajuan anda dalam mengurangkan bilangan jam setiap lukisan.

• Tajuk: Laporan Kemajuan Projek X
• Tarikh: 30 Mei 20xx
• Status: Hijau
• Peratus Lengkap: 63 sebenarnya, 59 pelan.

Ringkasan Eksekutif

Anda menulis ringkasan eksekutif yang terakhir. Ini adalah ringkasan semua mata utama yang disenaraikan di bawah dalam laporan ini. Bergantung pada khalayak anda, kadang-kadang ringkasan eksekutif adalah terhad. Itu bergantung kepada penonton anda, bilangan orang yang menerima laporan dan tahap mereka dalam organisasi. Ringkasan eksekutif disasarkan kepada pengurus kanan yang mungkin tidak mempunyai masa untuk membaca keseluruhan laporan. Jika laporan anda diarahkan kepada penyelia terdekat anda, diharapkan dia akan membaca laporan tersebut dan ringkasan eksekutif mungkin tidak diperlukan.

Walau bagaimanapun, jika ini adalah laporan yang diedarkan secara meluas kepada banyak eksekutif di seluruh organisasi, mungkin perlu memasukkan ringkasan eksekutif bagi mereka yang tidak mempunyai waktu untuk membaca keseluruhan laporan .

Kemajuan Piagam Komponen

Ini adalah badan utama laporan ini. Dalam bahagian laporan ini, anda terperinci kemajuan anda dalam semua komponen komponen projek.

Anda menyenaraikan kemajuan dan pencapaian anda mengenai semua metrik semasa tempoh masa ini. Anda menunjukkan rancangan anda untuk jangka masa yang akan datang. Dan kemudian anda tidak hanya menyenaraikan penghalang tetapi juga usaha yang anda ambil untuk membersihkannya. Akhirnya, bahagian ini akan menunjukkan bantuan tambahan yang diperlukan daripada bos anda atau penerima laporan kemajuan yang lain.

Ringkasan

Tubuh laporan itu diikuti oleh bahagian ringkasan. Ia termasuk butiran yang lebih sedikit daripada kemajuan yang dilaporkan di bahagian sebelumnya. Anda akan memasukkan maklumat yang sama, metrik, pencapaian, pelan untuk tempoh seterusnya, dan mana-mana penyekat, tetapi memberikan butiran yang lebih sedikit bagi setiap kategori.Sebagai contoh, ringkasan itu mungkin satu ayat, seperti "kesemua deliverable tepat pada waktunya," manakala kemajuan menulis di bahagian sebelumnya mungkin berkata "Deliverable A, kerana pada xx / xx / xx akan dihantar tiga hari lebih awal. Laporan Y akan dihantar pada masa pada xx / xx / xx. Dan laporan C, ditangguhkan selama dua minggu sambil menunggu grafik, kini dijangka dihantar pada tarikh akhir xx / xx / xx yang telah diubah suai. "

Laporan Seterusnya Dikemaskini

Di sini anda menyenaraikan apabila laporan seterusnya akan dihantar. Jika ini adalah laporan mingguan, contohnya, anda akan menunjukkan tarikh akhir laporan yang akan datang sebagai satu minggu berikut.

Untuk laporan bulanan, anda akan menunjukkan tarikh bulan depan apabila laporan itu akan dihantar. Orang yang menerima laporan itu akan mengharapkan data ini menjadi tepat seperti data dalam laporan.

Bottom Line

Laporan kemajuan anda terdiri daripada ringkasan eksekutif pilihan, pelaporan kemajuan semua komponen dalam projek, ringkasan terperinci, dan garis masa. Jadikan mereka setepat yang anda boleh.