Cara Menyesuaikan Penyertaan Jurnal Kewangan

Kedua-dua cara merekodkan gambaran kewangan sesuatu perniagaan adalah perakaunan tunai dan perakaunan akruan. Perniagaan menggunakan perbelanjaan rekod kaedah tunai dan pendapatan apabila wang dibayar atau diterima. Kaedah tunai adalah lebih mudah dari kedua-dua; ia berfungsi sama seperti buku cek peribadi. Kaedah akruan berpadanan dengan pendapatan dan perbelanjaan untuk tempoh yang betul dengan menggunakan entri jurnal untuk merekod aktiviti tertentu.

Ini memberikan gambaran yang lebih tepat tentang bagaimana syarikat itu melaksanakan, tetapi ia juga lebih memakan masa. Menyediakan dan menyiarkan penyertaan jurnal adalah salah satu aktiviti yang mesti dilakukan apabila menggunakan kaedah akruan. Sekiranya penyertaan jurnal diabaikan atau disusun dengan tidak betul, ketepatan penyata kewangan boleh dipengaruhi dengan teruk.

Jenis Penyertaan Jurnal

Terdapat banyak situasi yang berbeza yang memerlukan kemasukan jurnal yang disesuaikan. Walau bagaimanapun, kebanyakan boleh diklasifikasikan ke dalam salah satu daripada enam kategori.
1. Perbelanjaan rekod belanja yang terperinci yang telah anda lakukan tetapi yang belum anda bayar. Contoh perbelanjaan terakru termasuk:

• Barang atau perkhidmatan yang anda terima tetapi yang mana vendor belum menyerahkan invois
• Bil untuk utiliti, seperti elektrik, telefon, perkhidmatan Internet atau air
• Cukai atau tahunan lain pembayaran
• Penggajian, jika pekerja mempunyai jam bekerja dalam satu tempoh yang tidak akan dibayar sehingga tempoh berikut

• Kredit belum selesai, seperti kredit vendor untuk barang yang dikembalikan

2. Perbelanjaan tertunda atau prabayar mencerminkan perbelanjaan yang telah anda bayar untuk perkhidmatan yang belum diserahkan. Sebagai contoh, syarikat mungkin membuat pembayaran insurans ke atas kenderaan mereka selama setahun lebih awal, atau ia mungkin menghantar bayaran pajakan suku tahunan ke atas bangunan mereka.

3. Pelarasan inventori adalah jenis kemasukan jurnal yang biasa. Biasanya, penyertaan jurnal bersedia untuk menyelaraskan kos barangan yang dijual dengan bilangan unit yang dijual dalam tempoh tersebut. Kebanyakan syarikat merekodkan semua pembelian ke akaun inventori yang muncul di lembaran imbangan, dan kemudian mereka menyediakan entri jurnal untuk memindahkan kos unit yang sebenarnya dijual dalam tempoh itu ke akaun yang muncul pada penyata pendapatan.
4. Urus niaga bukan tunai menggambarkan aktiviti yang tidak memberi kesan kepada tunai syarikat. Contoh-contoh jenis entri jurnal termasuk pelunasan dan penyusutan, rizab yang ditetapkan untuk merekodkan inventori yang rosak di gudang atau untuk memperuntukkan kos antara lokasi atau jabatan.
5. Pendapatan atau pendapatan yang terakru mencerminkan transaksi yang mana anda telah menyampaikan barang atau perkhidmatan tetapi belum menerima pembayaran. Di kebanyakan syarikat, akaun belum terima akan mencerminkan sebahagian besar kategori ini.Walau bagaimanapun, hasil terakru juga boleh termasuk item lain, seperti faedah yang diperolehi dalam satu tempoh yang bank tidak akan menyiarkan sehingga tempoh berikut.
6. Pendapatan tertunda mencerminkan bayaran yang diterima untuk kerja atau barangan yang belum diserahkan. Sebagai contoh, pelanggan mungkin membayar terlebih dahulu untuk pesanan tersuai yang akan mengambil masa dua bulan untuk diselesaikan.

Keperluan untuk Menyesuaikan Penyertaan Jurnal

Tujuan utama penyesuaian penyertaan jurnal adalah untuk menandingi pendapatan dan perbelanjaan dalam tempoh di mana ia berlaku. Contoh-contoh berikut boleh membantu menunjukkan bagaimana prinsip sepadan ini dapat memberikan penyata kewangan yang lebih tepat.
• Perbelanjaan diiktiraf dalam tempoh yang sepatutnya. Katakan syarikat membeli kontrak perkhidmatan lima tahun untuk menampung penyelenggaraan pencegahan pada sistem pemanasannya. Kos kontrak $ 5, 000, yang mana vendor memerlukan syarikat itu membayar terlebih dahulu. Di bawah kaedah tunai, syarikat akan mencatat keseluruhan $ 5, 000 dalam satu tempoh, perbelanjaan akan diabaikan dan keuntungan akan terkurang. Di bawah kaedah akruan, hanya $ 1, 000 dicatatkan sebagai perbelanjaan setiap tahun.
• Pendapatan diiktiraf dalam tempoh yang sepatutnya. Buruh, bahan dan kos overhed untuk menyediakan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan dipadankan dengan hasil.

Untuk menggambarkan, anggap pelanggan membayar $ 500, 000 terlebih dahulu untuk syarikat untuk menghasilkan produk mengikut spesifikasinya. Ia akan mengambil masa dua tahun untuk menyelesaikan pesanan. Syarikat itu membeli bahan-bahan yang diperlukan, membayar pekerjanya dan meliputi utiliti, sokongan komputer, dan kos lain. Di bawah kaedah tunai, syarikat itu seolah-olah menerima kejatuhan apabila ia menerima $ 500,000, tetapi selama dua tahun, ia akan melebih-lebihkan perbelanjaannya, sehingga ia kelihatan bahawa syarikat itu tidak memperoleh keuntungan seperti itu atau mungkin menunjukkan bahawa syarikat kehilangan wang.

Bagaimana Membuat Entri Kemasukan Jurnal

Entri jurnal memerlukan pemahaman tentang bagaimana sistem perakaunan berfungsi. Mereka akan memberi kesan sekurang-kurangnya dua akaun, dan debit dan kredit akan menjadi sifar. Penyertaan jurnal contoh berikut boleh membantu.
1. Syarikat menerima penghantaran bekalan pejabat pada hari terakhir tempoh perakaunan, tetapi invois vendor belum tiba. Menurut perintah pembelian, invois itu mestilah $ 200. Entri jurnal akan mendebitkan akaun untuk bekalan pejabat dalam jumlah $ 200 dan perbelanjaan yang terakru kredit untuk $ 200.
2. Seorang pelanggan membuat pembelian $ 500 dan mengenakan bayaran kepada akaunnya. Dia mempunyai 30 hari untuk menghantar bayaran. Entri jurnal akan menunjukkan debit kepada akaun yang belum diterima $ 500 dan kredit kepada pendapatan $ 500.
3. Setelah menerima penghantaran 10.000 item dan menghantar kos $ 100, 000 kepada akaun inventori, sebuah syarikat menjual 1, 000 item pada masa itu. Kemasukan jurnal adalah untuk mendebit akaun jualan barang-barang untuk nilai 1, 000 item, iaitu $ 10, 000, dan kredit akaun inventori untuk $ 10, 000.
Satu kawasan yang sering menyebabkan kekeliruan apabila menyediakan penyertaan jurnal adalah bahawa sesetengah akaun biasanya mempunyai keseimbangan kredit dan yang lain biasanya mempunyai baki debit. Jenis akaun menentukan baki normalnya.
• Aset biasanya mempunyai baki debit. Aset termasuk tunai, akaun belum terima dan inventori.
• Kontra-aset adalah akaun keseimbangan kredit. Contoh-contoh kontra aset adalah rizab bagi penghapusan inventori dan elaun untuk penghutang yang dipersoalkan.
• Liabiliti biasanya mempunyai baki kredit. Liabiliti termasuk perbelanjaan terakru dan cukai belum dibayar.
• Akaun pendapatan biasanya menunjukkan baki kredit. Akaun pendapatan termasuk jualan, faedah yang diperoleh dan pendapatan lain.
• Perbelanjaan biasanya mempunyai baki debit. Perbelanjaan termasuk harga barang, upah, perbelanjaan operasi dan overhead.

Untuk membuat entri jurnal, ikuti langkah-langkah ini.

1. Pertimbangkan akaun mana yang akan dipengaruhi. Akan ada sekurang-kurangnya dua akaun, tetapi kemasukan jurnal boleh melibatkan lebih banyak lagi.
2. Pertimbangkan tujuan kemasukan jurnal untuk membantu menentukan akaun mana yang dikreditkan dan yang harus didebitkan. Sebagai contoh, apabila mengakru liabiliti, akaun liabiliti mestilah kredit, jadi akaun atau akaun yang dikurangkan mesti didebitkan.
3. Sediakan kemasukan bertulis atau ditaip untuk mendokumenkan catatan jurnal. Pastikan jumlah semua debit sama dengan jumlah semua kredit.
4. Catat kemasukan jurnal seperti yang diperlukan. Penyertaan jurnal perlu diposkan sebelum menutup buku untuk tempoh atau menyampaikan penyata kewangan kepada pelabur atau peminjam, tetapi juga dapat memberi manfaat untuk menyiarkannya sebelum membuat keputusan atau komitmen kewangan utama.
Melaraskan penyertaan jurnal boleh agak rumit. Pada mulanya, mereka boleh kelihatan menakutkan kepada mereka yang tidak dalam profesion perakaunan. Walau bagaimanapun, dengan amalan, mereka menjadi lebih mudah untuk menyediakan dan memerlukan sedikit masa untuk diselesaikan.