Petua Perancangan Mesyuarat Perniagaan Kecil

Malah mesyuarat perniagaan terkecil memerlukan perancangan yang tepat untuk memastikan semua keperluan dan tujuan dipenuhi untuk semua orang yang terlibat. Untuk menjadi cekap, terdapat susunan operasi yang harus diikuti untuk mencegah butiran daripada tergelincir melalui retakan. Disenaraikan di bawah adalah 8 langkah penting yang perlu diambil untuk merancang mesyuarat kecil anda yang seterusnya.

Pilih Topik dan Lokasi Anda

Langkah ini mewakili dua pembolehubah yang khalayak anda ingin tahu sebelum apa-apa lagi.

The "where and why" mesyuarat akan memberi kesan serta-merta siapa yang akan dijemput dan sama ada mereka akan hadir atau tidak.

Tempat yang anda pilih memberi kesan kepada mesyuarat keseluruhan dan memberi kesan kepada keputusan orang lain yang anda perlukan untuk membuat perancangan.

Mengenalpasti Peserta

Sebahagian besar menjalankan mesyuarat yang fokus dan produktif adalah mengelakkan gangguan, dan itu bermakna mengehadkan jemputan kepada pembuat keputusan teratas. Terdapat kecenderungan dalam budaya korporat untuk memasukkan semua pihak berkaitan dalam komunikasi, tetapi anda boleh meningkatkan pengeluaran dengan menghilangkan rakan sekerja yang boleh memperlahankan kemajuan dengan perbincangan yang tidak penting. Daripada mengundang peserta tidak mengundi, galakkan peserta utama untuk berbincang dengan bawahan mereka sebelum datang ke mesyuarat.

Tawarkan Tiga Tarikh dan Masa

Berhati-hati tentang cara anda bertanya mengenai ketersediaan setiap peserta. Adalah mudah untuk membuka "kotak Pandora" isu-isu ketika datang untuk menjadualkan tarikh yang saling menguntungkan untuk pertemuan anda.

Salah satu cara untuk mengelakkan ini adalah untuk menawarkan beberapa tarikh dan masa, kemudian tanya setiap orang yang mana yang paling berkesan. Jika anda bernasib baik maka salah satu tarikh akan dipadankan untuk semua orang. Jika tidak, jangan takut untuk bertanya kepada pihak luar jika mereka boleh menyesuaikan kalendar mereka untuk menampung majoriti.

Buat Jadual Perjalanan

Adalah penting untuk mempunyai jadual untuk topik dibincangkan bersama dengan siapa yang akan memimpin setiap segmen mesyuarat.

Para perancang mungkin perlu mendapatkan nasihat dari para eksekutif puncak untuk membuat jadual perjalanan dengan tepat. Apabila draf pertama disiapkan, ia perlu diserahkan kepada kumpulan untuk kelulusan.

Bincangkan Keperluan Pembentangan

Terdapat banyak cara yang berbeza untuk membentangkan idea kepada kumpulan, dan setiap penceramah yang dijadualkan akan mempunyai pilihan mereka sendiri. Fungsi PowerPoint, akses internet, dan papan putih hanyalah beberapa komponen yang mungkin perlu anda atur. Jadilah proaktif dalam meminta butiran ini, dan susulan untuk mengesahkan mereka beberapa hari sebelum mesyuarat.

Jadual Katering

Kunci untuk memesan makanan untuk mesyuarat kecil adalah untuk memastikan menu berfungsi. Anda tidak mahu katering mengganggu apa-apa aspek perniagaan di tangan, jadi elakkan terlalu banyak makanan rasmi jika boleh.Jika makan tengah hari diminta, maka cuba menempah bilik bersebelahan untuk makan supaya para hadirin dapat kembali ke mesyuarat secepat mungkin.

Hantar Butiran Akhir

Kira-kira tujuh hari sebelum acara anda ingin menghantar salinan akhir jadual dan butiran kepada setiap peserta. Ini harus merangkumi semua yang telah dipesan untuk hari itu. Juga termasuk arahan, maklumat letak kereta, nombor bilik dan kenalan kecemasan.

Jika anda bekerja dengan eksekutif kemudian salin pembantu pentadbirannya pada e-mel juga.

Hari Mesyuarat

Sebagai perancang mesyuarat, tugas anda adalah untuk memastikan acara itu berjaya dimulakan. Sudah tentu, anda ingin tiba di tempat awal untuk memeriksa bilik dan bertemu dengan katering dan penyelaras A / V. Bergantung pada lokasi, anda mungkin juga mahu menyiarkan papan tanda supaya semua orang dapat melihat bilik mereka.

Dan di sana anda mempunyai - lapan langkah yang mudah untuk merancang mesyuarat kecil yang berjaya.

Melaksanakan setiap langkah jelas akan mengambil masa dan ketekunan di pihak anda, tetapi menyampaikan rencana anda kepada peserta adalah separuh pertempuran. Semakin ramai orang tahu apa yang diharapkan dari mesyuarat, semakin bersedia mereka akan turun ke perniagaan.