Tahu Bagaimana, Kenapa, dan Kapan Dokumen Prestasi Pekerja

Di dunia sumber manusia dan pekerjaan, dokumentasi tentang prestasi pekerja boleh membuat atau memecahkan keupayaan anda untuk mendisiplin, menamatkan, atau mempromosikan, memberi ganjaran, dan mengiktiraf pekerja secara adil.

Dokumentasi adalah penting bagi pengurus dan kakitangan HR kerana anda perlu membuat usaha yang serius untuk merakam semua kejadian dalam sejarah pekerjaan pekerja anda-baik kejadian positif dan negatif prestasi.

Inilah sebab mengapa pengurus dan kakitangan SDM mahu membuat dokumen dengan teliti semua kejadian.

Mengapa Dokumen?

• Dokumentasi menyediakan bukti bahawa isu prestasi dibincangkan dengan pekerja dalam fesyen yang tepat pada masanya dan ringkas.
• Dokumentasi menawarkan sejarah peningkatan atau kegagalan pekerja untuk meningkatkan prestasi dari semasa ke semasa. Ia adalah kronologi dan penerangan tepat tentang tindakan pekerja, tindakan pengurus, dan peristiwa yang berlaku.
• Dokumentasi menyediakan bukti yang menyokong keputusan pengurusan untuk mengambil tindakan yang tidak baik seperti disiplin atau penamatan dengan pekerja.
• Dokumentasi menawarkan bukti bahawa seorang pekerja patut mendapat promosi atau kesempatan yang ada terhadap pekerja lain yang juga layak.
• Dokumentasi menyediakan bukti untuk membenarkan kenaikan gaji, penurunan, atau mengapa pekerja tidak menerima kenaikan gaji.
• Sekiranya berlaku tuntutan mahkamah, dokumentasi lengkap dan menyeluruh melindungi kepentingan majikan. Dokumentasi ini boleh menyokong tindakan pengurusan dalam menamatkan pekerja yang tidak berjaya. Ia juga dapat membuktikan bahawa pekerja telah ditamatkan atas alasan yang bersifat undang-undang berbanding orang lain seperti diskriminasi haram.

Apa yang Dokumen

Pengurus perlu mendokumenkan prestasi pekerja, kedua-dua sumbangan positif dan kegagalan prestasi. Mereka perlu mendokumentasikan dengan tepat apa yang dilakukan dan dikatakan oleh pekerja dan apa yang dilakukan pengurus dan berkata sebagai tindak balas semasa mesyuarat atau perbualan.

Anda perlu mendokumenkan sebarang perjanjian yang dibuat semasa perbualan, set matlamat, peningkatan yang diperlukan dan dijangka, dan garis masa untuk penambahbaikan.

Dokumentasi juga harus mengandungi komitmen yang dibuat oleh pengurus untuk membantu pekerja.

Cara Dokumen

Dokumentasi harus ditulis semasa atau segera mengikuti mesyuarat atau perbualan dengan pekerja. Tidak lama sekiranya anda terlepas menulis perbualan pada hari yang sebenarnya berlaku. Menunggu sehingga kemudian mempengaruhi kualiti dokumentasi kerana ia berdasarkan ingatan.

Salah satu pengurus kesilapan yang paling teruk adalah untuk mempercayai bahawa mereka boleh membina semula sejarah kaunseling pekerja sekiranya diperlukan. Tidak ada orang HR yang mempunyai pengalaman dokumentasi yang tepat, tepat pada masanya yang pernah ditipu oleh rekod yang dibina semula.Pengurus yang membina semula dari ingatan membawa risiko yang tidak perlu dan tidak boleh diterima kepada syarikat mereka kerana sejarah yang dibuat tidak akan berpegang pada tuntutan yang berpotensi.

Anda memerlukan dokumentasi anda untuk kelihatan profesional, kemas, dan teratur. Tulis dokumentasi seolah-olah anda bercakap mengenai sejarah kepada pihak ketiga. Anda tidak pernah tahu siapa yang boleh membaca dokumentasi anda suatu hari, jadi pastikan ia mencerminkan profesionalisme anda. (Belakang serbet koktel, sampul surat, atau nota melekit tidak layak sebagai dokumentasi profesional.)

Dokumentasi anda harus pergi ke pengurus baru pekerja jika pekerja memperoleh pekerjaan baru atau yang anda lakukan-dalam organisasi anda.

Untuk ingatan anda dan untuk memaklumkan pengurus baru pekerja, anda perlu meletakkan nama dan tajuk pekerja, nama dan tajuk, dan tarikh penuh pada setiap dokumen.

Tulis dokumentasi yang faktual, adil, sah, objektif, lengkap, dan konsisten. Mengelakkan pendapat (Mike adalah ceroboh Alice malas Tom berbohong kepada saya), panggilan nama, editorializing (John adalah jerk Mark mempunyai masalah sikap), dan pelabelan (Mary tidak bertanggungjawab. pemain.).

Elakkan juga cuba mentafsir tingkah laku pekerja. (Marsha tidak sepatutnya menyukai tugasan ini. Paula nampaknya berada di atas kepalanya.) Kurangkan penggunaan kata-kata deskriptif seperti adjektif dan adverbs (perlahan-lahan, ceroboh, tidak berpuas hati, murung, kasar). Nyatakan tingkah laku dan tindakan khusus pekerja, bukan pendapat anda atau tafsirannya.

Dalam dokumentasi, apa yang diperlukan adalah rekod perbualan yang tepat. Melekat dengan fakta dan tulis hanya apa yang anda katakan dan kata pekerja itu. Pastikan dokumentasi anda tidak jelas dan ia mendapat fakta lurus. (Dalam mana-mana keadaan undang-undang yang berpotensi, kesilapan dalam mana-mana peristiwa yang didokumenkan membuat semua suspek dokumentasi.)

Akhirnya, dokumen apa-apa perjanjian, komitmen, garis masa, penambahbaikan yang perlu, mata masuk daftar dan butiran lain yang mungkin tergelincir ingatan. Pastikan anda menetapkan tarikh dan masa untuk tarikh tamat dan tarikh jatuh tempo supaya salah faham tidak akan berlaku.

Ketahui dasar dokumentasi jabatan HR anda, yang akan memberitahu anda apa dokumentasi memerlukan penempatan dalam fail kakitangan pekerja Sebarang dokumentasi tindakan disiplin mestilah dimasukkan.

Di mana Untuk Menyimpan Dokumentasi Pekerja

Oleh kerana dokumentasi mengenai pekerja adalah rahsia dan peribadi kepada pekerja, anda perlu menjaga bahawa dokumentasi mana-mana yang masih rahsia kepada pengurus, HR dan berpotensi menjadi pengurus seterusnya pekerja. Oleh itu, meletakkan dokumentasi pada pemacu komputer bersama tidak digalakkan. Dokumentasi tulisan tangan dan dokumentasi pengurus yang dicetak sebaiknya disimpan dalam storan terkunci.

Jika anda mengikuti garis panduan ini, apabila anda pergi ke HR untuk meminta pertolongan dalam mendisiplin, menamatkan, atau memindahkan pekerja ke pekerjaan dengan potensi yang lebih baik, HR akan membantu anda menyelesaikan masalah atau memperbaiki keadaan. Apabila HR memberitahu anda untuk dokumen, dokumen, dokumen atau mereka tidak dapat membantu anda, anda akan mempunyai semua pangkalan anda dilindungi.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.