Nasihat Perancangan untuk Pembicara Profesional

Memilih penceramah, emcee, atau penghibur utama bagi acara korporat atau organisasi memerlukan perancangan yang teliti dan pemahaman tentang matlamat mesyuarat. Itulah sebabnya perancang acara bergantung kepada kepakaran seorang biro penceramah.

Pada bahagian pertama siri ini, saya bercakap dengan Diane Goodman, presiden The Goodman Speakers Bureau, Inc. mengenai langkah asas memilih dan menyewa pembicara profesional.

Diane telah membantu organisasi mendapatkan pembaca yang selamat sejak tahun 1979. Beliau adalah pemimpin yang diiktiraf dalam industri ini dan bekerjasama dengan mesyuarat dan konvensyen korporat dan persatuan kebangsaan dan antarabangsa.

Diane meneruskan perbualan dengan saya untuk berkongsi beberapa perspektif dan pengalamannya tentang menyewa pembicara profesional.

Mengenai Perancangan untuk Menyewa Speaker Profesional

Q: Diane, anda mengesyorkan bahawa perancang acara harus terlebih dahulu bekerjasama dengan eksekutif dalaman mereka untuk mengenal pasti objektif mesyuarat dan garis masa yang jelas, dan untuk merancang seawal mungkin untuk mendapatkan penceramah terbaik - terutamanya penceramah utama. Bolehkah anda berkongsi pemikiran anda tentang mengapa ini penting?

A: Seperti semua orang, kami ingin memastikan masa kita digunakan dengan cara yang paling bermakna. Kami tidak mahu menurunkan laluan yang salah dengan pelanggan atau pembesar suara - dan kemudian tidak dapat menjamin jadual penceramah pilihan utama pelanggan.

Untuk mengelakkan senario ini, kami sangat mengesyorkan perancang mendapatkan eksekutif mereka pada halaman yang sama awal dalam proses pemilihan pembesar suara. Ini dapat dicapai dengan mudah dengan menghabiskan 15 atau 20 minit dengan pembuat keputusan pada permulaan proses pemilihan, yang akan diikuti secara bertulis untuk mengesahkan arah yang anda ambil.

Ini akhirnya akan meningkatkan nilai perancang kepada pasukan eksekutif dengan menyampaikan penceramah yang mengikat matlamat dan objektif mesyuarat, serta misi dan visi strategik keseluruhan organisasi. Kemas kini bertulis di sepanjang jalan boleh membantu juga, bergantung pada budaya dan gaya syarikat anda.

Q: Bolehkah anda mengenal pasti tiga atau lima jenis penceramah yang paling biasa yang diminta dan mengapa?

A: Tentu sekali. Berikut adalah lima jenis penceramah yang perlu tahu:

1. Motivasi: Tidak kira jika ia adalah masa yang baik atau buruk, orang selalu memerlukan sedikit motivasi dalam kerja dan kehidupan mereka. Mesyuarat yang berorientasikan kandungan, pendidikan, atau latihan yang berorientasikan tinggi memerlukan kepuasan. Itulah apabila penceramah motivasi lucu atau penceramah jenis edutainment digunakan dan sentiasa diterima dengan baik … ketawa membuat orang berasa baik dan juga pemecah ais yang hebat.
2. Membina Pasukan: Apabila syarikat menyusun semula, menggabungkan, memperoleh atau diperoleh, mereka perlu membina semula atau memperkuat hubungan dalaman.Program pembinaan pasukan interaktif membantu mencapai matlamat ini.
3. Pengembara: Kisah dan keberanian mereka adalah antara yang paling menginspirasi. Khalayak berada di pinggir kerusi mereka mendengar orang-orang luar biasa ini.

1. Kepimpinan / Pengurusan: Ciri-ciri apa yang membuatkan seorang pemimpin hebat? Apakah trend terkini dalam pembangunan pengurusan? Bagaimanakah syarikat dapat mengenali dan memberi ganjaran kepada pekerja untuk meningkatkan pengekalan pekerja? Bagaimana syarikat boleh menjadi lebih inovatif untuk terus berdaya saing? Ini hanyalah beberapa perkara yang perlu diperhatikan para eksekutif.
2. Generasi: Walaupun ini bukan topik baru, ia semakin popular apabila semakin banyak generasi memasuki tenaga kerja. Ia memberi kesan kepada setiap jenis kumpulan dari jualan dan pemasaran kepada pengurusan dan HR.

Q: Bagaimana dengan menyewa penghibur untuk berkhidmat sebagai emcees? Apakah jenis organisasi yang melakukan itu dan apa jenis mesyuarat?

A: Ini benar-benar mengenai jenis pertemuan yang dicipta oleh syarikat itu, dan bukannya jenis syarikat yang mengadakan mesyuarat itu. Biasanya, kumpulan yang menggunakan MCs ingin menyampaikan satu mesyuarat yang sangat bersatu dengan aliran dan kesinambungan yang sangat baik - kadang-kadang dengan mata ke arah tema.

Sering kali, mesyuarat berorientasikan kandungan berat akan menggunakan penghibur sebagai MC untuk meringankan suasana dan membuat mesyuarat yang tidak menyenangkan yang menakutkan agak menyenangkan. Kami melihat pelbagai jenis pertemuan yang berbeza menggunakan penghibur sebagai MC.

Mengenai Trend dalam Bercakap Profesional

Q: Adakah anda perasan trend baru dalam pemilihan pembesar suara? Contohnya, adakah ada peralihan untuk mempunyai pakar industri sebagai penutur utama?

Penulis perniagaan laris sangat sering dalam permintaan. Nampaknya ramai penulis - walaupun tidak semua - memukul litar bercakap sebaik sahaja buku mereka mula menerima ketenaran. Juga, nampaknya terdapat lebih banyak minat dalam mendengar daripada eksekutif perniagaan yang berjaya dan apa yang kita sebut sebagai "guru," orang-orang yang telah berada di sana, melakukan itu, dan sekarang membicarakannya.

Kami memang bekerja dengan pakar industri, yang boleh menjadi ahli akademik atau pakar dalam bidang tertentu. Walaupun mereka berkhidmat dengan tujuan yang indah, perlu diingat bahawa "pakar" industri tidak semestinya pembicara profesional yang berpengalaman. Biro penceramah anda harus mengetahui gaya, kekuatan, dan kelemahan setiap pakar industri kerana mereka akan menjadi pakar lain untuk memberikan bimbingan yang tepat.

Q: Apakah jenis organisasi memilih pakar atas selebriti atau tokoh olahraga yang dikenali dan dalam keadaan apa?

A: Ini lebih bergantung kepada jenis mereka yang sedang dipersetujui oleh syarikat. Pertemuan insentif, atau mesyuarat untuk orang yang terpaksa mendapatkan hak untuk menghadiri, akan menggunakan lebih banyak jenis selebriti untuk memberi ganjaran kepada peserta dengan pengalaman "tidak dapat dilupakan". Lebih banyak kandungan atau mesyuarat yang diarahkan secara pendidikan akan bersandar kepada lebih banyak pakar industri dan penceramah kandungan.

Kita melihat sekarang trend yang sangat baik ke arah penggabungan jenis syarikat penutur yang akan digunakan pada pelbagai mesyuarat mereka.Lebih banyak perancang melihat gambaran keseluruhan dan menggunakan kandungan atau penceramah industri serta penceramah motivasi - dan kadang-kadang penghibur - pada pelbagai jenis mesyuarat.

Mengenai Mengupah Pembesar Profesional

Q: Adakah penceramah biasanya mempunyai apa-apa keperluan khusus (selain daripada pembayaran yuran pembicaraan mereka) bahawa perancang acara harus sedar?

A: Keperluan khusus setiap pembicara berbeza. Sekurang-kurangnya, seorang perancang harus mengharapkan bertanggungjawab membayar tiket pesawat, penginapan semalaman, pengangkutan darat, makanan, dan keperluan AV. Kadang-kadang seorang penceramah mungkin mempunyai bayaran yang rata untuk perjalanan atau memerlukan per-diem khusus untuk menampung makanan dan sampingan. Terdapat juga yuran untuk pemberian tertentu atau hak untuk merekodkan alamat atau pertuturan.

Biro penceramah harus memberikan apa-apa keperluan yang luas kepada perancang sebelum keputusan muktamad dibuat sehingga tidak ada kejutan.

Tentang Yuran Pembicara Profesional

Q: Jenis yuran apa yang patutkah perancang acara menjangkakan untuk belanjawan untuk pembicara profesional? Adakah ada cara anda boleh membantu mengkategorikan julat fi untuk mengharapkan pelbagai jenis pembesar suara?

A: Soalan yang baik. Yuran berkisar antara beberapa ribu dolar hingga lebih seratus ribu dolar. Penceramah menetapkan yuran mereka dan tidak ada kriteria atau standard khusus untuk bagaimana mereka melakukannya.

Mari kita memecahkan tiga jenis penceramah yang berbeza: profesional, pakar, dan selebriti.

1. Penceramah profesional adalah mereka yang memilih untuk bercakap untuk hidup. Terdapat beribu-ribu jenis penceramah di pasaran. Saya suka berfikir bahawa mereka mendasari yuran mereka atas pengalaman, pengetahuan, dan kemahiran bercakap mereka, tetapi selalunya ia dianggap sebagai nilai mereka.
2. Penceramah pakar adalah orang yang bercakap hasil daripada kepakaran mereka di kawasan tertentu. Ia bukan pekerjaan utama mereka.
3. Penceramah selebriti hanya itu: selebriti. Sering kali anda akan membayar banyak wang hanya untuk mempunyai selebriti di platform. Perancang perlu menentukan nilai itu!

Q: Adakah yuran untuk biro penceramah termasuk dalam yuran pembicara? Sekiranya perancang acara menjangkakan untuk membiayai yuran tambahan? Jika ya, di bawah keadaan apa?

A: Secara amnya pembesar membayar biro sebuah suruhanjaya. Mereka melakukan ini kerana biro telah memperoleh penglibatan mereka dan menganggap semua kewajiban logistik dan kontrak. Terdapat pengecualian, seperti dalam mana-mana perniagaan, dan mungkin ada masa apabila biro mungkin mengenakan yuran mereka sendiri apabila menyediakan perkhidmatan seperti penyelidikan atau perancangan strategik untuk syarikat atau organisasi.

Perihal ucapan pembatalan Pembatalan dan Pembicara Biro

Q: Banyak situasi yang boleh berlaku yang mungkin memerlukan pembicara membatalkan pertunangan. Apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh perancang acara untuk menangani situasi ini apabila menyampaikan pembicara?

A: Di sinilah hubungan biro / pembicara benar-benar boleh membuat dunia yang berbeza kerana kita dapat "pembicara" speaker untuk membantu kita dalam situasi kecemasan.

Mudah-mudahan, pembatalan berlaku dengan cukup masa untuk mencari pengganti yang setanding. Tetapi masa biasanya tidak berada di pihak kami apabila pembatalan berlaku.

Oleh itu, apabila seorang perancang belajar tentang pembatalan, mereka harus segera memanggil biro mereka untuk rancangan "back up" - walaupun hanya beberapa jam sebelum ucapan. Sekiranya ia adalah peristiwa besar dengan lebih daripada satu penceramah, kami mungkin dapat meminta salah seorang penceramah kami dalam acara itu untuk melakukan "tugas ganda. "Atau, jika kita tahu penceramah lain secara geografi berdekatan, kita boleh meminta dia membuat jalan memutar ke acara kami dan menyelamatkan hari.

Selalu ada penyelesaian; semoga anda bekerja dengan biro yang mengetahui penceramah mereka dengan cukup baik untuk mengatasi cabaran-cabaran yang mengecewakan ini.

Q: Senario seperti ini mungkin merupakan salah satu masa yang paling penting untuk bekerja dengan biro penceramah. Bolehkah anda berkongsi contoh bagaimana anda mengamankan orang lain pada saat akhir?

A: Kami berada di lokasi menguruskan penceramah untuk pelanggan insurans utama yang mengadakan mesyuarat insentif. Pada kira-kira 5 a. m. satu pagi Ahad, kakitangan saya mendapat panggilan panik dari pelanggan. Salah satu pembicara yang mereka memesan tanpa bantuan kami tidak muncul. Nampaknya ada masalah dengan pengangkutan speaker, tetapi tidak ada yang benar-benar tahu apa yang terjadi.

Pelanggan kini ditinggalkan dengan lubang ternganga dalam agenda mereka di mana pembuka keynoter milik! Oleh itu, kami terpaksa bekerja dengan segera untuk memberi idea brainstorming.

Kami tahu pelanggan ini dan penonton mereka dengan baik, dan menentukan kami mempunyai calon yang sempurna dalam jarak memandu. Kami memanggil pejabatnya, telefon bimbit, rumah dan isterinya! Ketika kami jumpa dia, kami menjelaskan situasi itu, dan dia bersetuju untuk datang segera ke pertemuan itu. Sebaik sahaja dia tiba, kami mengadakan pertemuan ringkas dengan pelanggan dan bercakap tentang objektif, dan dengan tiada lagi penceramah mengambil panggung.

Setelah selesai, penceramah menerima sambutan hangat dari penonton! Kerana ternyata, dia mungkin merupakan pilihan lebih baik untuk kata kunci pembukaan daripada orang yang tidak hadir.

Hubungan memang penting!