Tempat Penyelaras Penyenaraian Penyiapan Acara

Kebanyakan tempat terbiasa dengan tekanan yang datang dengan menyelaraskan pelbagai peristiwa dalam tempoh masa yang singkat. Lagipun, perniagaan mereka bergantung kepada mereka yang menyediakan perkhidmatan yang berkualiti, dan setiap acara adalah peluang untuk mempamerkan kemahiran mereka untuk kedua-dua perancang acara dan peserta. Masa yang paling kritikal walaupun tiba sebelum pertunjukan bahkan bermula, apabila pelanggan berjalan ke bilik jamuan untuk persediaan. Ia adalah pada masa ini di mana nada akan ditetapkan untuk sepanjang hari.

Ini adalah satu pelajaran yang saya pelajari dengan cepat sebagai koordinator tempat, dan kemudian saya membuat senarai semak persediaan sendiri untuk memastikan pelanggan berpuas hati (dan diduduki) semasa tempoh persediaan yang penuh tekanan.

Siapkan Troli Anda

Perkara pertama yang ingin anda lakukan adalah membongkar semua bekalan acara mereka dari kenderaan mereka. Ini boleh jadi tugas yang sukar, terutamanya jika keadaan tempat letak kereta sukar dilayari. Bayangkan seseorang berjalan ke tempat anda dengan beban kotak berat - apakah perkara pertama yang mereka cari? Jawapannya, tentu saja, kereta, atau apa pun yang akan meringankan beban mereka dan membuat kerja membongkar yang lebih pantas lebih mudah. Memiliki keranjang yang betul ketika mereka berjalan di tempat itu adalah cara mudah untuk membuat mereka merasa "lega" hanya dengan muncul.

Sediakan Jadual Pendaftaran

Seterusnya pada senarai perkara-perkara yang perlu dilakukan untuk kebanyakan pelanggan mendapat persediaan pendaftaran. Ini bermakna tempat anda lebih baik mempunyai semua komponen pendaftaran di tempat sebelum mereka tiba.

Ini termasuk semua meja, kerusi, elektrik dan skirting. Mengatur tag nama dan bahan daftar masuk akan mengambil banyak masa untuk perancang acara, dan mereka tidak sepatutnya menunggu anda untuk mendapatkan perkara mudah ini bagi mereka untuk bermula.

Mempunyai Semua Bilik Meja dan Linen Tetapkan

Menetapkan semua meja dan kerusi di ruang acara jelas dapat mengambil sedikit masa.

Mudah-mudahan, jika anda datang dari acara sebelumnya, anda telah memberitahu pelanggan terlebih dahulu apabila mengharapkan semua komponen bilik ditetapkan. Sekiranya pelanggan anda masuk ke dalam bilik dengan berpuluh-puluh pekerja bergegas ke meja dan kerusi tanpa keraguan, mereka mungkin akan panik. Sebaik-baiknya, pasukan operasi anda akan mempunyai segala yang ditetapkan dengan linen meja di tempat supaya perancang boleh mula meletakkan pusat, barang lelong, dan lain-lain.

Dapatkan Semua Signage Out Awal

Hanya kerana perancang utama tahu cara menavigasi bangunan tidak bermakna krew sokongannya. Anda boleh menyimpan semua orang banyak kerumitan yang tidak perlu dengan mengemas kini papan tanda dalam bangunan anda sebaik sahaja tempoh persediaan akan bermula. Perlu diingat bahawa vendor seperti kedai bunga dan DJ juga perlu tahu ke mana hendak pergi. Ini adalah semua perkara yang perlu dikaji semula dengan pelanggan anda sebelum hari acara, tetapi mereka juga perlu melihat pada hari besar.

Tinjauan BEO dan Invois

Sekali lagi, anda mungkin telah menghantar e-mel ini beberapa kali pada hari-hari yang membawa kepada acara itu, tetapi tidak akan menyakitkan untuk mengkaji semula mereka kali terakhir. Walaupun masa persediaan sibuk, anda perlu mengukir 15 minit untuk melihat dokumen-dokumen ini bersama-sama. Penyelaras tempat harus mempunyai paket yang siap untuk pelanggan mereka yang termasuk BEO, rajah bilik, dan prospek invois.

Sangat sedikit perancang yang berpengalaman akan menyampaikan peluang untuk mengkaji kertas kritikal ini.

Pengenalan

Pastikan anda membawa ahli utama pasukan anda kepada pelanggan anda untuk pengenalan rasmi. Senarai ini termasuk pengurus katering, kapten perjamuan, penyelia operasi dan penyelaras audio / visual. Berpikir bagi pihak pelanggan anda apabila memperkenalkan pasukan - apakah ada butiran yang perlu dibincangkan bersemuka dengan pasukan pengurusan anda? Memulakan perbualan ringkas adalah cara yang berkesan untuk menyerlahkan siapa yang menjaga setiap kawasan.

Senarai semak ini item persediaan acara akan pergi jauh ke arah menjaga pelanggan anda gembira semasa ketibaan. Sebagai wakil utama untuk tempat anda, selalu ada yang terbaik untuk memberikan pelanggan nombor telefon bimbit anda sekiranya ada masalah semasa anda bekerja di kantor anda.

Ingat, mereka mungkin kecewa jika mereka memerlukan sesuatu, tetapi mereka akan lebih kecewa jika mereka tidak dapat mencari sesiapa sahaja untuk membantu mereka!