ROI dan ROO: Mengukur Nilai Peristiwa dan Perjumpaan

Apabila merancang dan melaksanakan logistik acara, perancang dan perancang acara biasanya mengetahui prosesnya sejuk. Pada masa yang sama, kebanyakan organisasi kini mengiktiraf nilai hubungan bangunan dengan unsur-unsur utama mereka melalui pelbagai peristiwa. Itulah perkara yang baik untuk profesion itu.

Sesetengah perancang acara merasakan rasa lega pada tahap ini, akhirnya diiktiraf atau dipromosikan menjadi lebih banyak peranan eksekutif untuk sumbangan mereka.

Tetapi dalam banyak kes, tidak cukup untuk merancang dan melaksanakan peristiwa perniagaan yang hebat. Acara perniagaan paling sering dilihat sebagai pelaburan untuk tujuan tertentu, dan perancang acara harus memahami bagaimana untuk mengukur nilai program mereka.

Pengukuran acara untuk pulangan pelaburan (ROI) atau pulangan atas objektif (ROO) mungkin merupakan wilayah baru bagi beberapa perancang, tetapi jenis usaha yang akan membantu mengembangkan penglibatan mereka dan sumbangan keseluruhan kepada organisasi, menerangkan Tony Lorenz, bekas CMM, presiden ProActive, Inc., sebuah syarikat Freeman dari Chicago. ProActive adalah agensi yang strategik dan acara yang memberi tumpuan kepada perkhidmatan pemasaran pengalaman. Lorenz kini menjadi CEO di AlliedPRA.

Asas Pengukuran Peristiwa

Kebanyakan profesional acara mengiktiraf bahawa pengukuran program mereka akan berubah dari organisasi ke organisasi. Salah satu sebab untuk ini adalah bahawa model perniagaan berbeza secara berlainan antara perbadanan, persatuan, bukan keuntungan dan lain-lain.

Jadi, bagaimanakah beberapa cara perancang acara dijangka mengukur peristiwa mereka?

Jika seorang profesional acara berfungsi di sisi kewangan sesebuah organisasi, dia mungkin diharapkan untuk mengukur peristiwa berdasarkan penjimatan kewangan. Sebagai contoh, apakah jumlah tabungan yang dirundingkan untuk bilik hotel, ruang pertemuan, katering, dan sebagainya?

Sekiranya seorang profesional acara berfungsi di sisi perniagaan sesebuah organisasi, dia mungkin diharapkan untuk mengukur acara berdasarkan sumbangan program kepada rancangan perniagaan keseluruhan. Sebagai contoh, menganjurkan satu seminar sebagai sebahagian daripada pelancaran produk keseluruhan yang melibatkan pelbagai unit perniagaan.

Dan hampir semua perancang acara akan melihat dengan kritikal apa yang berlaku dengan baik dan apa yang dapat diperbaiki di masa depan. Adakah acara itu termasuk dalam anggaran? Adakah pelanggan gembira dengan hasilnya?

Dan sementara setiap pendekatan tentu bentuk pengukuran yang sah, mereka cenderung untuk memberi tumpuan hanya pada pengukuran pada tahap paling taktikal. Profesional acara hari ini perlu mencari cara untuk membuat sumbangan acara mereka lebih strategik.

Pengukuran Peristiwa Strategik

Lorenz menjelaskan bahawa pertemuan ROI boleh dilihat dalam dua dimensi yang berbeza: pada organisasi dan peringkat peserta:

1. Organisasi mungkin melihat ROI dengan mengagregat semua biaya dan membandingkannya dengan nilai yang dianggarkan oleh organisasi.Dan kemudian menentukan faedah kewangan acara tersebut. tahap organisasi dan pada tahap peserta.
2. ROI di peringkat peserta boleh diukur pada peringkat individu dan menganggarkan nilai pada setiap peserta.

ProActive menasihatkan para pelanggan untuk mengikuti proses kreatif yang strategik untuk memberi kesan kepada peristiwa, dan Lorenz mengesyorkan berfokus pada mengukur sikap. Ini amat berkesan untuk peristiwa besar-besaran:

• Discovery. Penemuan harus berlaku awal dalam proses supaya perancang mungkin melibatkan para pemangku kepentingan utama untuk akhirnya menentukan kandungan mesyuarat, pembicara, dll. Para perancang harus melibatkan para pemangku kepentingan utama yang dapat menentukan tujuan strategis bagi organisasi yang menganjurkan acara tersebut dan peserta pertemuan. Ini dapat dicapai dengan meminta mereka menyelesaikan enam hingga lapan soalan terbuka.
• Penyiasatan Pra-Acara. Ini adalah masa apabila perancang atau perancang acara dapat menentukan beberapa langkah kuantitatif untuk ROI dan ROO. Tinjau contoh undangan yang luas untuk mengenal pasti isu, kebimbangan, dan keperluan mereka di pelbagai peringkat. Ini akan membantu perancang untuk menentukan tanda ukur ukuran untuk peserta mesyuarat.
• Baseline Pra-Tahap Pra-7. Langkah ini memberikan pengukuran kepada persepsi psikologi dan tingkah laku para peserta mengenai item yang dikenal pasti semasa penemuan.

1. Pengetahuan / persefahaman ("Saya tahu")
2. Pendapat / persepsi / kepercayaan ("Saya setuju")
3. )
4. Niat / komitmen ("Saya akan")
5. Kelakuan ("Saya lakukan")
6. Hasil / kesan perniagaan - ROI ("Saya memberikan nilai")

• Dengan pemahaman tentang objektif pihak berkepentingan dan persepsi peserta, perancang kini boleh menentukan objektif utama untuk mesyuarat itu sendiri dan bagaimana mesej tersebut akan dibentangkan. Apakah jenis persembahan? Sekiranya program itu termasuk bengkel interaktif? Adakah lantai tradeshow berguna dalam mendidik peserta? Alat apa yang akan anda gunakan untuk menyampaikan dan menguatkan mesej anda? Siapa yang patut berfungsi sebagai penceramah? Pegang Mesyuarat atau Acara.
• Penyiasatan Selepas Pasaran / Penanda Aras.
• Selepas acara itu, adalah penting untuk mengukur sejauh mana program yang disampaikan pada tanda aras yang telah ditentukan berdasarkan hasil penemuan dan tinjauan pra-peristiwa. Adakah program ini menyebabkan perubahan dalam sikap, persepsi, kepercayaan, dan lain-lain? Adakah peserta akan bertindak pada perubahan tersebut? Kesan Perniagaan Lanjutan.
• Pengukuran strategik memerlukan tumpuan kepada kesan jangka panjang pada tingkah laku peserta pertemuan. Ini juga merupakan masa yang baik untuk menentukan kesan kewangan dan bukan kewangan program. Cadangan untuk Mengoptimumkan Proses Pengukuran Mesyuarat

Lorenz menawarkan enam garis panduan untuk membantu perancang mesyuarat untuk meningkatkan pulangan ke atas acara:

Memohon proses pra-mesyuarat / pra-mesyuarat.

1. Ukur dimensi psikologi, tingkah laku dan kewangan.
2. Gunakan pengukuran ROI untuk mesyuarat besar dan penting
3. Mengukur dan menjejaki tahun ke tahun hasil.
4. Tetapkan piawaian profesional dan kemahiran kakitangan.
5. Memperbaiki masa
6. Cadangan untuk Mengukur Peristiwa Bersaiz Kecil

Untuk memastikan, program pengukuran formal untuk program individu akan berguna untuk acara yang besar dan mahal. Tetapi bagaimana pula dengan acara-acara perniagaan lain yang dijadualkan sepanjang tahun - adakah mungkin untuk menerapkan pengukuran acara kepada beratus-ratus acara kecil yang dirancang sepanjang tahun?

Sudah tentu.

Lorenz mencadangkan bahawa organisasi mengenal pasti lima atau enam soalan tanda aras yang penting kepada organisasi. Kemudian, ukur pelbagai peristiwa untuk menentukan sama ada siri peristiwa ini membuat kesan psikologi, tingkah laku atau kewangan.

Aggregate the results. Contohnya, jika organisasi memegang 30 peristiwa serupa sepanjang tahun di pasaran yang berbeza dengan tanda aras yang sama, ini pasti dapat memberikan langkah kualitatif dan kuantitatif.

"Mengasingkan kejayaan dan membina langkah dari sana," Lorenz menasihati.

Pihak berkepentingan utama dalam organisasi akan mempunyai kata akhir dalam seberapa berkesan mereka yang terlibat dalam acara atau siri peristiwa akan menentukan berapa banyak kredit yang perlu diberikan kepada mereka yang membantu merancang peristiwa tersebut.