Rekod Pekerja Majikan Harus Melengkapi

Ingin tahu apa rekod pekerja untuk mengekalkan sebagai majikan? Majikan mengekalkan empat fail rekod pekerja untuk setiap pekerja. Di samping itu, majikan mengekalkan fail rekod pekerja lain untuk semua pekerja.

Ini lebih lanjut mengenai rekod pekerja yang majikan akan mahu mengekalkan dan membuat akses kepada pekerja, dan kadang-kadang, kepada penyelia dan pengurus mereka.

• A fail kakitangan dikekalkan untuk setiap pekerja. Fail kakitangan ini mengandungi dokumen sulit dan diuruskan dan dikekalkan oleh kakitangan Sumber Manusia. Fail kakitangan adalah rekod pekerja utama yang digunakan oleh majikan, pekerja, dan pengurus pekerja, di sesetengah syarikat. Dalam yang lain - dan saya mencadangkan pendekatan ini - akses kepada fail kakitangan pekerja adalah terhad kepada HR dan pekerja di bawah pengawasan.
  Dokumen biasa dalam fail kakitangan termasuk permohonan pekerjaan, borang hubungan kecemasan keluarga, sejarah tindakan tatatertib yang didokumenkan, resume, tandatangan pekerja penerimaan buku kerja pekerja, at-will majikan menandatangani lembaran, penilaian berkala, penilaian pekerjaan , atau pelan pembangunan prestasi, sijil latihan dan keterangan kehadiran, dan maklumat hubungan peribadi semasa mengenai setiap pekerja.
  Tidak semua fail kakitangan mengandungi dokumen yang sama tetapi setiap fail kakitangan mempunyai beberapa dokumen yang sama. Dokumentasi prestasi pekerja tidak termasuk dalam fail kakitangan melainkan jika tindakan disiplin, anugerah, atau tanda pencapaian yang luar biasa. Nota prestasi setiap hari termasuk dalam fail yang pengurus terus untuk mengesan prestasi, matlamat, dan sumbangan pekerja mereka.

• Fail penggajian juga mengekalkan rekod pekerja. Fail-fail gaji mengandungi sejarah kerja, jabatan, perubahan pampasan, pekarangan, pinjaman, dan maklumat lain yang penting untuk membayar pekerja dan menyimpan salinan sejarah pampasan pekerja.
  Fail pembayaran juga akan mengandungi sejarah bentuk kerajaan seperti dokumen penahanan W-2, W-4, dan keselamatan sosial yang diisi oleh pekerja. Fail ini juga mengandungi maklumat manfaat pekerja dan kebenaran untuk menarik balik pembayaran dari gaji pekerja.
• An fail perubatan pekerja juga dikekalkan. Rekod pekerja dalam fail perubatan tidak tersedia kepada sesiapa kecuali kakitangan yang ditetapkan oleh Sumber Manusia dan pekerja yang rekodnya disimpan dalam fail. Fail perubatan mengandungi nota doktor, kertas kerja permohonan FMLA, maklumat ujian dadah, maklumat fizikal yang diperlukan, dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan dengan kesihatan pekerja atau ahli keluarga keluarganya.
  Fail perubatan, kerana kerahsiaan rekod pekerja, menerima tahap simpanan dan kerahsiaan yang paling tinggi.Adalah disyorkan bahawa fail perubatan harus disimpan di dalam laci fail terkunci yang terkunci di dalam bilik yang tidak dapat diakses oleh pekerja selain staf HR yang ditetapkan.

• I-9 Files rekod pekerja rumah yang dikekalkan untuk semua pekerja dalam satu fail yang berasingan daripada rekod pekerja lain. Majikan menyimpan rekod pekerja ini berasingan dari rekod pekerja lain untuk mengekalkan kerahsiaan pekerja dari pegawai kerajaan dan entiti lain yang diberi kuasa untuk mengkaji semula pekerja I-9.
  Menyimpan I-9 di lokasi berasingan akan memastikan bahawa jika anda dipilih untuk semakan fail Federal I-9, pekerja kerajaan tidak akan mempunyai akses kepada rekod lain mengenai pekerja atau pekerjaannya dengan organisasi anda.
  Ini 'penyiasatan semakin meningkat setiap tahun jadi memastikan bahawa pekerja anda mengisi borang I-9 dengan betul atau anda boleh dikenakan denda dan berpotensi waktu penjara.

Pekerja boleh melihat rekod pekerja mereka dengan menghubungi kakitangan kakitangan Sumber Manusia semasa waktu perniagaan biasa. Tiada pekerja boleh mengubah atau membuang mana-mana dokumen dalam rekodnya yang mesti dilihat di hadapan kakitangan kakitangan SDM.

Anda perlu mempunyai polisi tontonan kakitangan pekerja dalam buku panduan pekerja anda dan mengikutinya secara tidak sengaja berkenaan dengan permintaan pekerja untuk melihat fail mereka.

Jika pekerja menghantar permintaan bertulis untuk salinan rekod kakitangan mereka selepas mereka meninggalkan pekerjaan anda, anda dikehendaki menghantar salinannya. Anda boleh membatalkan bekas pekerja untuk masa dan salinan jika anda mahu, tetapi saya tidak percaya bahawa banyak majikan melakukannya.